Por intermédio dos três estudos de casos apresentados, pode se revelar os diversos aspectos, acerca de como efetivamente os stakeholders são gerenciados nos projetos de eventos editoriais. A abordagem dos estudos de casos foi devidamente suportada pelos respectivos protocolos para cada estudo, alicerçado nas questões principais:
Como ocorre o gerenciamento dos stakeholders nos projetos de eventos editoriais? Como é possível incorporar as práticas encontradas nestes projetos, a uma proposta de atividades fundamentais relacionadas aos processos do PMBOK, que sejam aplicáveis a eventos que atendam a demanda do mercado editorial?
As questões dos estudos de caso foram abalizadas em quatro processos para gerenciamento de stakeholders, propostos pelo PMBOK (2013):
• Identificar os stakeholders;
• Planejar o gerenciamento dos stakeholders; • Gerenciar o engajamento dos stakeholders; • Controlar o engajamento dos stakeholders.
Que por sua vez se desdobraram em questões, cujas respostas constituíram a base de construção de uma proposta de atividades fundamentais relacionadas aos processos do PMBOK que sejam aplicáveis a eventos que atendam a demanda do mercado editorial.
As respostas para tais questões foram obtidas através da realização de entrevistas semiestruturadas com pessoas chaves, devidamente confirmadas pela análise de documentos e pela observação participante. Posteriormente, foi analisado o conteúdo das respostas das entrevistas e foi desenvolvido um processo de encadeamento lógico de evidências com o objetivo de tirar conclusões de cada caso, bem como assinalar as principais lacunas e deficiências e oportunidades que poderiam incorporar a proposta deste estudo.
Os estudos de casos apresentados através de suas evidências coletadas puderam contribuir para o processo de estruturação de uma linha de raciocínio capaz de dar conta da compreensão das abordagens encontradas na teoria e seus aspectos e reflexos nas práticas das Editoras. Foi possível esboçar uma relação de paralelismo entre os casos e isto contribuiu para extrair conclusões e assinalar quais práticas percebidas poderiam ser incorporadas à proposta desta pesquisa.
A contribuição principal deste estudo reside em oferecer uma proposta de atividades fundamentais relacionadas aos processos do PMBOK que sejam aplicáveis a eventos que atendam a demanda do mercado editorial.
Para a estruturação da proposta, levou-se em consideração, os processos de gerenciamento de stakeholders propostos pelo PMBOK (2013) e sua permeabilidade nas fases de realização dos eventos, porém é importante referenciar que os processos interagem entre si e cada processo pode ocorrer em uma ou mais das fases do projeto de evento editorial. Embora os processos sejam apresentados como elementos distintos com interfaces bem definidas, na prática eles podem se sobrepor e interagir de formas não detalhadas aqui.
O roteiro para a realização da proposta se iniciou com o Processo de Identificação dos Stakeholders, talvez o processo mais crítico do gerenciamento de projeto, pois escutar os stakeholders de forma efetiva no início trará maior comprometimento, maior clareza de requisitos e objetivos e, consequentemente, menos mudanças no decorrer do projeto. Neste processo também está contemplada a fase de preparação do evento que consiste na operação de um planejamento estratégico ou tático, combinando ações de promoção de vendas com ações de marketing com as definições preliminares de escopo, prazo e custo. Aqui, a Editora, organizadora do evento editorial, deve conectar os demais stakeholders, Leitor, Livraria e Leitor, maximizando influências positivas e minimizando as resistências. Tal conexão deve ser realizada através de ferramentas, como reuniões e registro dos stakeholders.
A segunda etapa é o planejamento do gerenciamento dos stakeholders; que tem como objetivo desenvolver estratégicas para quebrar resistências destes e garantir seu engajamento no projeto. Para realização desta etapa, é necessário levar em consideração a fase de estruturação do projeto de evento que consiste no detalhamento do plano básico e aquisição de recursos necessários para realizar as atividades. Nessa fase, é importante haver entre os stakeholders, Editora, Livraria,
Autor e Leitor o alinhamento das seguintes informações: detalhamento do projeto; definição do(s) título(s) trabalhado; escolha do local, de acordo com a temática; definição estratégica data; elaboração de estratégia de comunicação e marketing; definição da infraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e serviços; contratação de fornecedores; definição de programação social, cultural e artística; e definição de recursos financeiros.
A terceira etapa é o gerenciamento do engajamento dos stakeholders, é o processo de comunicação e interação com os stakeholders, a fim de atender suas necessidades e solucionar as questões que vierem a ocorrer. Trata-se do gerenciamento das expectativas dos stakeholders. Este processo vem ao encontro da fase de execução do evento, que consiste na execução do plano e controle do projeto do ponto de vista técnico, das atividades e do custo, envolvendo grande complexidade considerando a supervisão dos serviços oferecidos aos autores, leitores e livrarias.
A quarta e última etapa trata do controle do engajamento dos stakeholders, cujo objetivo é monitorar os relacionamentos entre eles e ajustar estratégias para engajá-los, eliminando resistências e aumentando o suporte ao projeto. Neste processo também está contemplada a fase de conclusão do evento, onde a Editora e a Livraria devem confrontar resultados esperados com obtidos sob as perspectivas administrativas, técnicas, dos autores e leitores; além de documentarem as lições apendidas e as recomendações de melhoria para eventos futuros.
Conclui-se que, as ferramentas de gestão precisam estar alinhadas às diretrizes impostas pelo cliente, e, um mínimo de ações deve ser estabelecido, a fim de garantir a existência das informações para tomada de decisão da gerência.