A partir das seguintes afirmações – “O pensamento enxuto aplicado nas áreas administrativas passa a ser de vital importância, principalmente quando se constata que 60% a 80% de todos os custos envolvidos para satisfazer a demanda de um cliente são de natureza administrativa (TAPPING; SHUKER, 2010) ”. “McManus (2003) afirmou que é possível relacionar os princípios do pensamento enxuto às atividades não manufatureiras e tangíveis”.
Podemos concluir a importância do tratamento Lean Office, nas empresas como forma de gerar competitividade e que segundo McManus (2003) é possível aplicar o pensamento enxuto nas atividades administrativas.
Todavia o que esse trabalho procurou demonstrar é que em função dos seguintes aspectos, citados na Tabela 5 (resgatada da pág. 91, como forma de reforço para esse capítulo conclusivo), passamos a ter clareza também, das dificuldades dessa implementação.
Tabela 05: Dificuldades para adoção de Lean em organizações de serviços
(Fonte: relatório ACE,2011)
Por tanto se conclui que as organizações de caráter administrativo precisam agregar valores de conhecimento nos aspectos de gestão de processos, mapeamento de processos, definindo delineamento das etapas dos processos administrativos bem como estabelecer indicadores de desempenho e suas respectivas métricas. Dessa forma identificando oportunidades de melhorias.
Porém antes de chegarmos na etapa citada, acima, precisamos trazer realidade e o máximo de tangibilidade aos processos administrativos. A aplicação da Matriz de Pugh ao ser aplicada no Estudo de Caso, possibilitou através de sua metodologia a identificação de 30 processos de ordem critica em termos do conceito Lean Office. Proporcionando visibilidade para dar possibilidade de realização de mapeamento desses processos bem como definir seus indicadores de desempenho.
Em função da identificação dos processos críticos, proporcionado pela aplicação da Matriz de Pugh, fica como forma de continuidade desse trabalho a missão de aplicar a metodologia, descrita na Figura 33, com o objetivo de multiplicar a aplicação dos conceitos
Lean Office para mais empresas.
Figura 33: Metodologia para aplicação – Lean Office Fonte: (Autor)
Etapa 1: Tendo concluído a metodologia da Matriz de Pugh será possível identificar dentre vários processos analisados de ordem administrativa aqueles que possuem criticidade elevada e eles servirão para dar inicio a aplicação da metodologia Lean
Office em processos administrativos;
Etapa 1: Processos críticos selecionados, agora se faz possível mapeá-los, avaliando o fluxo de informações pertinentes a cada um e as situações que agregam valor daquelas que não agregam valor ao processo, pela ótica do cliente;
Etapa 2: Processos mapeados bem como sua analise de valor realizada faz-se possível identificar os indicadores de desempenho que serão úteis para medir-se performance;
Etapa 2: Agora coloca-se o processo em marcha e inicia-se as medições através dos indicadores selecionados e posicionados ao longo de cada processo;
Etapa 3: Uma vez realizada as medições, comparam-se os resultados obtidos com as métricas estabelecidas, que foram obtidas através da Matriz de Pugh, e interpreta-se a capacidade e oportunidades de melhorias a serem buscadas;
Etapa 3: Prioriza-se as ações de melhorias em função da utilização da Matriz de GUT – G (Gravidade); U (Urgência) e T (Tendência);
Etapa 4: Inicia-se a implantação das ações de melhorias através do Plano de Ação 5W2H;
Etapa 4: Posteriormente estabelece o acompanhamento das ações implementadas utilizando-se do Plano de Controle – PDCA.
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