As organizações necessitam cada vez mais de informações precisas, concisas e em tempo hábil. O volume de informações é grande, o mercado torna-se mais exigente, a tecnologia de ponta surge com rapidez, às mudanças ocorrem com extrema velocidade, as incertezas estão sempre presentes e a complexidade é uma realidade inevitável.
Todos estes fatores exigem do administrador um raciocínio sistêmico, abandonando o raciocínio reducionista e focando o todo e as partes numa relação de interdependência e interação visando um objetivo comum. A Teoria Geral dos Sistemas ao defender a concepção organísmica, onde os organismos são tratados como totalidades, e observar que determinados princípios são aplicados a vários ramos da ciência, possibilitou o surgimento da Tecnologia da Informação e os Sistemas de Informações.
O avanço tecnológico está gerando grandes transformações nos campo econômico, social e político. As organizações têm que ser altamente especializadas, alicerçadas no uso intensivo da tecnologia da informação, devem incorporar grande dose de conhecimento aos seus produtos e terem sistemas de comunicações ultra- rápidos. Para isto, necessitam contar com eficientes sistemas de informações para suporte a decisão.
O I (informação) da TI (tecnologia da informação) deve ser valorizado e organizado, de tal sorte, que possa ser direcionado para os resultados almejados pelas organizações. As informações terão valor quando devidamente organizadas para o processo decisório que as transformará em ação visando os resultados organizacionais. Para alcançar tal escopo torna-se mister bons sistemas de informações gerenciais. Os sistemas classificam-se em apoio às operações e apoio gerencial. Como sistema de apoio gerencial encontram-se os sistemas de Informação Gerencial (SIG/MIS), de Apoio a Decisão (SAD/SSD) e de Informação Executiva (SIE/IES). O SIGRH é voltado para o processo decisório produzindo informações gerenciais para a área de recursos humanos.
A Polícia Militar, como um órgão da Administração Pública Estadual não está fora deste contexto. Adotando um modelo de gestão sistêmico, por força de legislação estadual, cumpre sua missão através do emprego de recursos humanos, materiais e financeiros, após o estudo de situação. Será tão eficaz o desempenho de suas atividades quanto forem seus sistemas de informações.
A inexistência ou insuficiência de informações gerenciais sobre determinadas atividades ou assuntos é uma realidade presente na Corporação Policial Militar catarinense, em especial na área de recursos humanos, recorte do objeto da presente pesquisa. Para corroborar esta assertiva traz-se a colação, a seguir, a manifestação de um dos entrevistados da Diretoria de Recursos Humanos da Polícia Militar, ao ser questionado se o Comandante Geral passou por situações que deixou de tomar decisão por falta de informações de Recursos humanos:
[...] Já. Ou tomou decisão na escura. Na PM é assim, se decide de hoje para amanhã ou decide hoje que era para ser decidido ontem. E essa decisão, às vezes, é tudo em cima da hora, e você não tendo informação você decide no escuro ou deixa de decidir. Normalmente,
conhecendo o sistema, a gente decide na escura. O certo era que você tivesse toda as informações na hora certa para tomar a decisão na hora que está se precisando dela. [...] ( B26)
Tem-se a convicção de que o desenvolvimento de um Sistema de Informações Gerenciais de Recursos Humanos (SIGRH), automatizado, é o melhor procedimento a ser adotado, para a solução do problema de pesquisa. É conclusivo o entendimento de que o atual modelo como são gerenciadas as informações não atende ao processo decisório. O SIGRH, no que se refere a estrutura e as informações não atende, de forma eficaz e efetiva, as necessidades do processo decisório nos níveis estratégico e tático.
Há diversos tipos de sistemas que foram desenvolvidos para atender as diversas atividades funcionais da Polícia Militar e de outros órgãos públicos, tanto corporativos, como estratégicos e específicos, com informações que podem ser direcionadas para atender os relatórios e consultas gerenciais de recursos humanos colacionados nesta pesquisa. Evidentemente, para o acesso a essas fontes e produzir informações gerenciais devem ser implementado, paralelamente, o modelo lógico e físico a ser desenvolvido pelo órgão técnico de informática do Estado, o CIASC.
Com a aplicação de entrevistas não-estruturada foi possível desenvolver algumas unidades de registros, para análise e interpretação de dados primários , no sentido de atender os objetivos específicos desta pesquisa.
O Sistema de Informações de Recursos Humanos (SIRH) está estruturado em três módulos: o CRH - cadastro de recursos humanos, o FRH - folha de pagamento e o ERH - escala de serviço sendo acessados de forma direta pela
maioria dos usuários da Diretoria de Recurso Humanos (80%) demonstrando conhecimento do sistema, porém, quanto maior o nível decisório menor o envolvimento direto.
Apesar das informações do SIRH terem sido avaliadas como boas no que se refere à disponibilidade (70%), qualidade (80%), quantidade (70%) e muito importante no que concerne a relevância (60%), não estão organizadas de tal sorte a permitirem suporte ao processo decisório, por não existirem ferramentas apropriadas no banco de dados atual, no tocante a extração de dados e elaboração de relatórios e consultas gerenciais, demonstrando a inexistência de uma interface amigável com o usuário.
No que se refere ao SIGRH, não existe um módulo específico no SIRH moldado no formato atual, ou seja, com base no banco de dados em rede, módulo que seria dispensável com um banco de dados relacional, haja vista, a possibilidade de utilização de ferramentas que poderiam ser utilizadas para vários ambientes.
Para avaliação do SIGRH, na configuração atual, identificou-se os pontos fracos e fortes. Como fraqueza do sistema destacou-se os seguintes itens: ausência de um módulo de específico de informações gerenciais com a dispersão dos relatórios e consultas nos diversos módulos do SIRH; Ausência de uma ferramenta para buscar informações melhores e com maior rapidez; elevado tempo de respostas dos relatórios; dificuldade de produção de relatórios; lentidão da comunicação de dados; falta de pessoal, rotatividade de pessoal e falta de treinamento; carência de informações nem sempre confiáveis e falta de relatórios gerenciais; centralização no gerenciamento do sistema. Como força do sistema
sobressaíram-se os fatores redução de pessoal; centralização das informações no banco de dados do SIRH; grande quantidade de informações no SIRH.
As informações gerenciais existentes no SIRH, consideradas razoáveis por 80% dos entrevistados, não atendem o processo decisório por insuficiência de dados em alguns módulos do SIRH e não estarem formatadas de acordo com as necessidades dos usuários, levando-os a usarem ferramentas de escritório que auxiliam na melhoria da apresentação e interação com outras fontes de dados.
O sistema de informações gerenciais na concepção proposta produzirá conceitos novos para que a corporação possa medir seu desempenho e fazer correções de rumo e, sobretudo, empregar com maior racionalidade seus recursos humanos, materiais e financeiros. Com a abrangência da rede de comunicação de dados alcançando 67,24% dos municípios catarinenses proporcionará a descentralização na produção de informações gerenciais de acordo com a realidade das diversas unidades operacionais da Polícia Militar.
Conclui-se nesta pesquisa , sustentado na literatura, no modelo gerencial do Estado e da Polícia Militar, na sua cultura organizacional e estrutura de poder, após um diagnóstico da situação em vigor, pelo desenvolvimento de um modelo alternativo para o processo decisório, propondo a mudança do atual banco de dados, do Sistema de Informações de Recursos Humanos (SIRH), de rede para relacional.
A utilização de ferramentas de acesso via ambiente Internet ou Intranet, somente será possível por intermédio de um banco de dados relacional. A partir desta configuração, as informações de recursos humanos existentes no SIRH
poderão se relacionar com outras fontes de dados, possibilitando serem organizadas e disponibilizadas de acordo com as necessidades gerenciais.