A confecção da escala de tripulantes é realizada em uma base mensal e define quais chaves de vôos serão efetivamente atribuídas a cada tripulante. Cada chave de vôo tem uma composição (quantidade de tripulantes) pré-definida pela empresa aérea de acordo com o tipo de aeronave utilizada pelos seus vôos assim como a necessidade da empresa aérea em dar um bom atendimento. Um determinado tipo de aeronave pode ter uma regulamentação para operar com uma tripulação mínima de 2 (duas) comissárias de bordo, mas para dar uma instrução para uma outra comissária sem perder a qualidade e poder oferecer um maior conforto ao passageiro ela pode optar por operar com 3 (três) comissárias de bordo.
Nessa fase o planejador de escala deve informar todas as atividades que o tripulante deve realizar durante o período em questão. Essas atividades se dividem em três categorias: a primeira compreende as atividades auxiliares que o tripulante deve executar para manter um bom nível de serviço para a empresa aérea além de se manter atualizado. Como exemplo, pode se ter cursos de reciclagem (línguas estrangeiras, simuladores de vôos, etc), cursos de primeiros socorros, checagem do tripulante pelo órgão fiscalizador, etc. No segundo grupo encontram-se as atividades que correspondem às regulamentações trabalhistas como férias ou dispensa médica. A profissão de aeronauta requer 100% de suas condições físicas, um exemplo clássico e quando uma comissária de vôo fica grávida, onde ela deve, imediatamente, entrar em licença pelo INSS (órgão brasileiro de previdência social). Nesse grupo podem-se destacar também as folgas regulares e sociais, essas últimas são as folgas que compreendem 48 horas e deve ter 24 horas em um sábado ou um domingo. O terceiro e último grupo de atividades são aquelas atividades em que a tripulação faz um pedido ao planejamento para satisfazer seus desejos particulares, entre esses tipos de solicitações pode-se ter uma folga requerida no dia de um aniversário de um parente próximo (em algumas empresas o tripulante recebe uma folga no dia do seu próprio aniversário como gratificação), uma chave de vôo que tenha um pernoite em uma cidade interessante para o tripulante, ou qualquer outra atividade que o tripulante venha a solicitar ao departamento de planejamento de escala de tripulantes. Quando o tripulante tiver residência em uma cidade atendida pela empresa aérea e, em função da malha de vôos, houver um pernoite nessa cidade, é vantajoso para o planejamento alocar esses vôos a esse tripulante, economizando na hospedagem. Dependendo da
empresa aérea, esse grupo de atividades pode ou não existir, cabendo à empresa decidir quando é interessante satisfazer o seu funcionário.
Teoricamente essas atividades devem ser bloqueadas para cada tripulante antes de começar a atribuição das chaves de vôos, reservas e sobreavisos, mas as atividades requeridas pelos próprios tripulantes podem ser atribuídas conforme a disponibilidade de tempo na escala, isto é, se uma folga que foi solicitada por um tripulante em um determinado dia conflitar com um vôo que esteja sem tripulação, então o planejador de escala deve retirar o bloqueio da folga para poder atribuir o vôo.
Uma geração de escala pode ter diversas soluções onde todas as tarefas são atribuídas e selecionar a melhor escala gerada é complexo. Dois quesitos devem ser levados em consideração na escolha da melhor escala. O primeiro deles é o custo de uma escala, que pode ser medido através do valor das hospedagens, deslocamentos, diárias pagas aos tripulantes, etc. Quando o custo da escala é fixo, independentemente da distribuição das tarefas, pode-se considerar outro fator para uma distribuição a ficar mais cara do que outra: a garantia mínima de cada tripulante.
Todo tripulante tem uma garantia de recebimento mínimo, independentemente da quantidade de tarefas atribuídas a ele. Essa garantia mínima funciona como um piso salarial, uma vez que o tripulante recebe em função das horas de vôo ou quilometragem voada atribuída na escala mensal dele. Se uma determinada escala tem uma quantidade de vôos que, totalizados somam 300 horas de vôo, e existem seis tripulantes aptos a realizar esses vôos, se a garantia mínima para essa escala for de 40 horas, a melhor atribuição é quaisquer uma das que atribuir pelo menos 40 horas para cada tripulante. Nesse caso a empresa deverá pagar para essa escala 300 horas de vôo, mas se a escala não estiver balanceada e um determinado tripulante receber apenas 30 horas de vôo, então essa escala custará pelo menos dez horas a mais, já que a empresa deverá pagar essas dez horas para o tripulante sem que ele tenha voado. É claro que o tripulante não pode forçar o recebimento de uma garantia se ele tem boa parte dos dias bloqueados com outras atividades que não sejam vôos, nesse caso é feita uma média em função dos dias efetivamente trabalhados.
O segundo quesito que influência na escolha da melhor escala é justamente o balanceamento de tarefas entre os tripulantes de modo que a diferença entre o tripulante que recebeu o maior salário e o tripulante que recebeu o menor salário seja
a menor possível. É fácil verificar que se esse segundo quesito for atendido, então estará também resolvido o primeiro, já que se tiver uma escala balanceada a quantidade de horas pagas em função da garantia, se houver, será a menor possível. Uma escala é considerada com um bom balanceamento se o desvio padrão entre as horas / quilometragem voada entre os tripulantes for de mais ou menos 5% (cinco por cento).