Espera-se que este estudo sirva como ponto de partida para que a instituição reconheça a importância do ponto de vista da Arquivologia no quesito gestão de documentos. Levando em conta que a gestão de documentos não é só uma ferramenta e sim um recurso estratégico na modernização dos serviços governamentais e privados, observou-se que a questão mais grave é o espaço físico para armazenamento. Algo que poderia ser resolvida com a aquisição de mais salas, propiciando um tratamento mais apropriado para seus documentos.
Vale ressaltar a relevância do controle na produção dos documentos e dos arquivos dos demais setores, que deve existir durante todo o ciclo vital a fim de garantir o acesso às informações neles contidos.
Com a falta de técnicas de gerenciamento, fica perceptível a não aplicação por parte da instituição, da Teoria das Três Idades que consiste em classificar os documentos em três fases (conforme sua vigência e frequência de uso): arquivo corrente, intermediário e permanente.
Foi possível identificar o acúmulo de documentos nos setores de trabalho e a falta de um manual de serviços de arquivo que regulamente suas rotinas. O resultado disso é a falta de padronização, fazendo com que sejam usadas formas diferentes de armazenamento da documentação.
Quanto à conservação dos documentos, de modo geral, mesmo com a falta de um tratamento de higienização adequado, com vistas à sua preservação, a documentação encontra-se em bom estado físico.
Podemos considerar que, para o sucesso de uma política de gestão arquivística de documentos e para a estruturação de um sistema de arquivos na instituição faz-se preciso o aumento do quadro de funcionários especializados. Esses são alguns exemplos de pontos que precisam ser revistos e que sua alteração é algo que pode contribuir para a melhoria na funcionalidade do arquivo da PG-7.
Contudo, podemos contar com pequenos pontos positivos também. Apesar do setor de arquivo ter problemas graves, é possível perceber a preocupação em tentar garantir com grandes esforços o funcionamento do setor, cumprindo seu papel no que diz respeito à guarda e recuperação de informações. Porém, a ausência de pessoas com conhecimento na Arquivologia à frente da gestão do setor, dificulta execução de algumas atividades dentro do arquivo, principalmente as que envolvem infraestrutura.
Concluímos assim, que a PG-7 exerce atividade indispensável dentro da instituição. Apesar das dificuldades de aquisição quanto às ferramentas de trabalho necessárias, além das
carências de recursos humanos, hoje o Arquivo detém uma capacidade de grande fluxo informacional, tentando controlar e possibilitar o acesso aos usuários da instituição.
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