Diante do crescimento da concorrência em função da globalização das operações de negócios, de consumidores cada vez mais exigentes e demais exigências legais, as organizações precisam adotar práticas que as permitam se adaptar às novas exigências sociais, ambientais e de mercado.
Para enfrentar esse cenário denso e competitivo, as organizações têm realizado diversas ações estratégicas e operacionais, dentre as quais está a adoção de ERP. Todavia, o processo de implantação de sistemas dessa natureza é amplamente complexo, especialmente, aqueles relacionados ao setor produtivo industrial, o chamado Módulo de Manufatura.
A literatura apresenta que diversos fatores podem comprometer o sucesso de implementação de um sistema ERP. No entanto, não há tantos estudos relacionados aos fatores que prejudicam a implementação do Módulo de Manufatura. Nesse contexto, este estudo buscou responder a seguinte indagação: Como evitar as não conformidades na implantação de um Sistema Integrado de Gestão (ERP), para o controle do processo produtivo (Módulo de Manufatura), em uma indústria do setor papeleiro?
No intuito de responder essa questão de pesquisa, inicialmente o estudo identificou as etapas de implantação e o funcionamento de um ERP no processo de manufatura que utiliza forma de Produção Contínua. Segundo a investigação, a implementação desse sistema requer inicialmente uma clara definição dos objetivos organizacionais, representados por medidas sistemáticas do resultado esperado. Diante disso, todas as configurações e parametrizações são realizadas no software. O módulo de chão-de-fábrica auxilia no controle do processo produtivo, gerenciando as informações das unidades físicas produzidas e dos valores financeiros inerentes ao processo. Destaca-se que em função das mudanças recorrentes do mercado, o sistema precisa ser flexível, especialmente, quanto à inserção de novos itens e ao suporte permanente da funcionalidade do sistema ERP para atendimento da produção em relação ao atendimento das necessidades dos clientes.
Em seguida, o estudo identificou os fatores críticos que comprometem a implantação do Módulo de Manufatura de um ERP, bem como estabelecer um modus causal dos fatores críticos. Os problemas ou fatores críticos foram visualizados sob a lente da Teoria Geral dos Sistemas, por meio da aplicação do Modelo CESM, proposto por Mario Bunge. De acordo com essa teoria, um problema é analisado, considerando sua Composição, Ambiente, Estrutura e
Mecanismo. Desse modo, os fatores críticos ou não conformidades foram elencados segundo cada elemento do CESM.
Ao analisar a Composição, cujos elementos formadores são representados pelos colaboradores, gestores e consultores envolvidos no processo de implementação do ERP, o estudo detectou como não conformidades: conhecimento insuficiente sobre o processo de produção contínua da indústria por parte dos Consultores ERP; falta de treinamento específico no período pós implantação, bem como baixa abrangência dos colaboradores que deveriam ser treinados; e rotatividade no período pós implantação, em que colaboradores mais experientes e com mais conhecimento deixaram a empresa. Notou-se que a empresa privilegiou os treinamentos no período pré-implantação. Porém, a intensidade de treinamentos não manteve o mesmo nível no período pós-implantação. Isso, em conjunto com a rotatividade de colaboradores e despreparo dos consultores sobre o processo de produção contínua foi determinante no insucesso de implementação do ERP.
Quanto ao Ambiente, analisou-se os aspectos internos e externos. Os aspectos internos são relacionados ao tempo gasto com a coleta inicial de dados para abastecer o sistema. Já os aspectos externos são vinculados às exigencias de relatórios específicos por organismos externos (Receita Federal e Estadual). Sobre o Ambiente, o estudo detectou que o tempo mínimo necessário para a coleta inicial dos dados necessários para abastecer o software foi insuficiente, gerando informações incompletas e, consequentemente, incorretas. Sobre as informações necessárias para atender órgãos externos, como o Bloco K do SEPD Fiscal, por exemplo, o estudo detectou incompatibilidade entre o prazo existente para entrega dessas informações ao fisco e o tempo necessário para parametrizar o ERP para o que mesmo fosse capaz de gerar esses dados de forma correta. Conclui-se, portanto, que o tempo tanto de coleta interna quanto o prazo para atender exigências externas representam as não conformidades do processo de implementação do ERP relacionados ao Ambiente.
O terceiro elemento do Modelo CESM analisado foi a Estrutura. O qual é composto pelo interrelancionamento entre os elementos da Composição e do Ambiente. Os resultados oriundos das análises das entrevistas indicam que cinco fatores comprometeram a implementação do software relacionados a Estrutura: comunicação ineficaz entre os colaboradores (usuários-chave) e consultores; não envolvimento de todas as áreas necessárias; falta de todos equipamentos necessários para fazer as medições e acompanhamentos de todas as fases de implementação do ERP; ausência de um software de automação nas máquinas, sobrecarregando o sistema ERP; e a ausência de medidores comprometeram a parametrização
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adequada pelos setores de Custos e Contabilidade. A análise desse elemento demonstra a necessidade da empresa contar com equipamentos com o mínimo de automação para que um sistema de maior abrangência e complexidade possa ser implementado com sucesso. Nota-se claramente que a ausência de automação prévia nas máquinas foi um fator crítico que comprometeu fortemente o funcionamento do ERP.
O último elemento analisado é o Mecanismo, o qual não representa um elemento concreto, mas sim o conjunto de todos elementos do sistema, do qual surgem os produtos. Considera-se como “produto” desse estudo, o sucesso na implementação do ERP. Para detectar as não conformidades na implantação do Módulo de Manufatura do ERP, o estudo verificou se o sistema atendia de forma satisfatória a indústria com modelo de produção contínua e, mais especificamente, a produção de papel, bem como buscou identificar os fatores críticos do insucesso e as sugestões de melhoria para um processo de implementação de forma satisfatória. Quanto ao elemento Mecanismo, foram consideradas como não conformidades os seguintes itens: ausência de sistemas de automação prévio das máquinas, gerando falha nos controles; problemas na infraestrutura; e problemas com o software ERP. O último elemento investigado retoma o problema da infraestrutura, o qual foi apontado por grande parte dos entrevistados como a causa mais relevante do insucesso.
Como evitar as não conformidades na implantação de um Sistema Integrado de Gestão - ERP? Diante dos achados do estudo, entende-se que para evitar as não conformidades é preciso desenvolver um cronograma de treinamento para os membros envolvidos, o qual deve comportar os períodos pré e pós implementação; promover a troca de informação constante entre todos os participantes do processo; envolver todas as áreas que serão afetadas de alguma maneira; dedicar um tempo mínimo para a coleta de dados; disponibilizar uma infraestrutura tecnológica prévia compatível com o novo sistema; e, escolher de forma criteriosa o tipo de ERP a ser implementado. O controle e apontamento de dados em um processo de fabricação contínua, devem ser realizados por equipamentos sofisticados e precisos.
Ao identificar os fatores críticos que ocorrem no processo de implementação de um sistema integrado de gestão, esta pesquisa colabora para a prevenção de falhas futuras e a melhora no processo decisório, oferecendo assim uma contribuição de ordem prática para as empresas. O estudo também é contributivo na área acadêmica, pois apesar da literatura dispor de vários estudos sobre ERP, poucos são voltados para a implantação do Módulo de Manufatura. Destaca-se que o módulo de manufatura de um ERP é um dos módulos mais
complexos e que exigem maior dedicação, controle, parametrização e validação dos dados e também das informações geradas.
Como limitação do estudo, cita-se o fato de ser um estudo isolado da implantação de um ERP, no processo de manufatura de uma indústria de papel. Diante disso, como sugestão de novas pesquisas, podem ser realizados estudos de implantação do mesmo ERP no processo de manufatura em outros tipos de indústrias. Outra sugestão para novos estudos, seria realizar a mesma pesquisa fazendo entrevistas com os consultores do ERP, para verificar se os resultados ou se os fatores apontados seriam os mesmos ou se teriam novos resultados, uma vez que tais atores não são considerados na presente pesquisa.
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