Neste trabalho abordamos a temática de gestão de documentos, priorizando os documentos. Para isso, analisamos um sistema de gerenciamento de documentos, a partir da literatura utilizada nessa pesquisa, é possível concluir que as organizações necessitam gerenciar o ciclo de vida dos seus documentos arquivísticos digitais. Este tem por finalidade servir à organização produtora a fim de apoiar nas decisões, registrando e preservando os interesses da instituição. Sendo essencial a gestão de documentos para ter uma gestão da massa documental mais eficiente dentro das organizações, sendo realizada desde a produção documental até sua destinação final.
No GED, destacam-se sua integridade e autenticidade, com a finalidade de viabilizar a qualidade documental autêntico e fiel para ser considerado de prova póstuma de um testemunho de ação. Observemos a dependência mais forte nos documentos digitais ao que se refere a um sistema informatizado de gestão arquivística. A fragilidade da baixa infraestrutura tecnológica faz com que se torno obsoleta muito depressa prejudicando assim o sistema, pois pode causar falhas no sistema gerando perdas e alterações do documento arquivístico. Para garantir que os documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e que possam ser preservados, é muito importante que o sistema incorpore os conceitos arquivísticos e suas aplicações no GED. Este conceito de gestão pode ser melhorado podendo absorver diversas abordagens devido aos inúmeros aspectos administrativos públicos e privados. Nota-se que durante esta pesquisa que é aplicável nos documentos digitais às mesmas teorias dos documentos convencionais, assim, um documento nascido em ambiente digital pode ser considerado um documento arquivístico desde que este preencha todos os requisitos necessários como estabilidade, forma fixa, suporte estável, ação, contexto identificável e relação orgânica.
Já o estudo da análise do sistema adotado para pesquisa expõe que o sistema da empresa QN não é um SIGAD, é um sistema que permite registrar, armazenar e dar acesso aos documentos, já que não tem os requisitos obrigatórios como o Plano de Classificação e a Inserção do Sistema da Tabela de Temporalidade e Destinação Final que são os requisitos obrigatórios mais importantes. Verificou-se que ainda há muito a ser feito, porém o sistema é satisfatório para atender as necessidades essenciais da empresa que é armazenar, registrar e dar acesso, não visando o ciclo de vida dos documentos.
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