O Município de São José dos Campos se destaca no cenário da Região do Vale do Paraíba por seu desenvolvimento econômico e tecnológico, mas tem sofrido os efeitos da crise econômica e que em razão disso é preciso gerir melhor seus recursos.
De modo geral, administração pública é composta pelo agrupamento de órgãos, serviços e servidores que cuidam para que sejam supridas as necessidades de segurança, de educação, de saúde e o bem-estar das populações.
É para cumprir esse papel que o poder executivo da Prefeitura Municipal de São José dos Campos se divide em secretarias, para pôr em prática e controlar a instalação de serviços em suas unidades, onde então, se destaca a Secretaria de Administração e o seu Departamento de Recursos Materiais (DRM).
O DRM gerencia a organização dos serviços administrativos e patrimoniais, das compras, licitações e executa trabalhos administrativos internos.
Coordena ainda a informática e as aplicações de tecnologia da informação, com o gerenciamento da rede de computadores e do banco de dados e o suporte técnico para o website e a intranet, entre outras atribuições que possibilitam o atendimento on-line ao cidadão.
Nesse contesto das aquisições para suprir as necessidades de segurança, de educação, de saúde e o bem-estar das populações investigou-se o planejamento de implementar o Lean Office, de onde surgiu a questão de pesquisa:
- Como o planejamento da implantação da filosofia Lean de processos “enxutos” na área pública pode fortalecer a aplicação de práticas de gestão eficientes determinadas pelo modelo de administração pública gerencial para a desburocratização e a celeridade na aquisição sustentável de bens e prestação de serviços?
O planejamento do Lean Office, como já anunciado por vários autores e pesquisadores não é de fácil adaptação ao ambiente público, planejar e implantar processos enxutos são tarefas que precisam de tempo para que deem resultado.
Análogo ao funcionamento das fábricas, no ambiente público as pessoas atuam como os maquinários sendo o seu produto “manufaturado” as suas ações e respostas.
Não raras vezes são “produtos manufaturados” são intangíveis, por não se ter como medi-los, pois, muitas atividades realizadas na obtenção de um produto específico, não lhe agregam valor.
Conhecer o fluxo de valor a partir do surgimento da necessidade da compra possibilitou constatar que a falta de conhecimento para especificar de maneira correta o objeto (bem ou prestação do serviço), aliada a outros entraves e deficiências de caráter administrativo, podem ser causadores do fracasso da pretendida compra e de desperdício de recursos humanos, materiais e financeiro.
A análise dos resultados revela que os conceitos Lean Office, os conceitos e as ferramentas propostas por Tapping e Shuker (2010) e dos oito passos para a implantação do Lean Office, podem ser aplicados em um ambiente de um escritório público, corrigidas as distorções.
O estudo possibilitou constatar que a Divisão de Compras e Licitações do DRM, e os demais setores da Administração Municipal, desconhecem a reforma do Aparelho do Estado que determina a administração pública adotar medidas de desburocratização para as práticas administrativas, prestigiando as práticas gerenciais, estas, compatíveis com os conceitos Lean de processos enxutos.
A adoção de ações de eliminação de desperdícios e ações de atualizações parece estar se desenvolvendo gradativamente no ambiente do departamento de compras.
Exemplo disso são as mudanças processadas no formulário de cotação da divisão de compras direta do DRM, conforme figura 14 (vide ANEXO H) formulário antigo e figura 15 (vide Anexo I) novo formulário, mudanças sugeridas por uma analista de compras e prontamente aprovada e determinada sua adoção pela chefia.
A analista de compras verificou que o modelo antigo disponibilizado em PDF trazia dificuldade de preenchimento, pois era necessário o fornecedor ou prestador de serviço fazer a impressão para o preenchimento das informações e fazer a devolução com transmissão que necessitava de ser via fax ou entregue pessoalmente no departamento.
A solução foi a mudança para o formato em Excel, que facilitou o envio por e-mail, o preenchimento no próprio formulário e a devolução via e-mail, atendendo aos requisitos das questões de sustentabilidade em relação a redução de papel dos custos com impressão, dos custos com ligação telefônica e com a substituição dos obsoletos aparelhos de fac-símile, estabilizares e consumo de energia elétrica.
Outra mudança é a ação voluntária de alguns servidores que trazem de casa seu próprio copo, colaborando com o meio ambiente ao deixar de utilizar e descartar um copo plástico e de economicidade ao diminuir gasto do dinheiro público com a reposição, além de outros como a utilização da impressão frente e verso e a confecção de blocos para rascunho, o apagar a luz nos intervalos dos períodos.
É possível afirmar que planejar adotar os ensinamentos da filosofia Lean
manufacturing adaptados para o ambiente de escritório, encontra ambiente favorável
para seu desenvolvimento na repartição pública de compras do Departamento de Recursos Materiais da Prefeitura de São José dos Campos – SP, com potencial de ser estendido a outros tios de repartições públicas.
Sugestão para trabalhos futuros:
- Aplicação da metodologia Lean na fase externa das compras públicas. Recebimento, processamento e finalização no almoxarifado.
- Comparar a aplicação do Lean da repartição pública de compras do governo municipal local, com um setor de compras de uma empresa privada, que faça uso da metodologia.
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APÊNDICES
APENDICE A – Foto da sala de licitações do DRM
FOTOGRAFIA 1 - Sala de Licitações do DRM. Da direita para esquerda o autor desta monografia Roberto Alves da Cunha NETO e seu amigo, colaborador e consultor, Lúcio Carlos GONÇALVES. 02 set. 2015.
Fonte: O Autor, 2015.
APÊNDICE B – Questionário para compradores
FIGURA 9 – Questionário para compradores Fonte: DRM / Divisão de Compra Direta (2015)
APÈNDICE C – Questionário para chefia.
FIGURA 10 – Questionário para chefia
APÊNDICE D – Roteiro de Entrevista Semiestruturada.
QUADRO 8 – Roteiro de entrevista semiestruturada. Fonte: O autor. (2015).
APÊNDICE E – Identificação para criar mapa de fluxo.
QUADRO 9 – Identificação da situação para criar mapa de fluxo. Fonte: O autor. (2015).
APÊNDICE F – Fluxo Atual. Problemas, danos, soluções.
(Continua)
Problema Danos Sugestões de Soluções necessárias
1
As especificações elaboradas pelo requisitante não expressam na maioria das vezes a real necessidade da
compra ou do serviço.
Se a requisição for aprovada pela chefia e chegar a ser recebida no DRM, ao se constatar o defeito, ela será devolvida para ser regularizada, perdendo-se todo o
tempo despedido desde a sua elaboração. O dano é proporcional à
necessidade do requisitante
Ideal seria que houvesse um corpo de profissionais para orientar o requisitante. Não havendo, deve partir do DRM orientar as chefias
dos requisitantes sobre a importância da apresentação de uma requisição com elementos suficientemente claros para sua aquisição. Alertar
ainda sobre a impossibilidade de que seja direcionada por marca no caso de bens.
2
As requisições de compras (ANEXO C) são demasiadamente submetidas a aprovações de chefias de
acordo com a hierarquia e são liberadas somente com a assinatura de todos os superiores envolvidos. Na ausência de algum, se não tiver sido delegado o poder, a requisição fica “parada”. As ações demandam tempo excessivo para
as soluções.
Demora demasiada na aquisição do bem ou do serviço. Uso demasiado de mão de obra pera tramitar as requisições. Uso
desnecessário de livros de cargas. Arquivos desnecessários de livros de
cargas, Perda de papel quando necessário refazer a Requisição.
Mudar o sistema de emissão das requisições de compras serem feitas em papel, passando a utilizar o sistema informatizado da Prefeitura de tramitação de processos e expedientes o que ao ser acionado implicaria na sua autorização devido
ao seu sistema de segurança por senha de acesso, tramitação que também eliminaria a mão de obra necessária para a tramitação (leva e traz)
dos documentos.
3
A cotação de preços tem sido um grande problema para a divisão de compras do DRM. Fornecer e prestar serviços
para órgão públicos tornou-se um ramo de negócio para muitas empresas que se estabelecem no mercado com
essa finalidade específica – a de vender ou prestar serviços para o governo. Deste modo, os preços oferecidos
possuem um diferencial com os preços do mercado, pois lhes são embutidos o prazo de pagamento, as possibilidades reais de penalidades por descumprimento contratual, a possibilidade que os órgãos públicos têm de poder ficar até 90 dias sem efetuar o pagamento sem que isso ocorra no distrato e o mais abominável, a formação de
cartéis. Outros fatores que interferem na cotação: são as especificações ou informações passadas para o fornecedor
de maneira incompleta pelo comprador; Orçamentos divergentes da especificação passada pelo DRM CD que
não são questionas pelo comprador.
O principal dano dessas ocorrências são valores de referências determinados para
as compras diretas que podem estar superfaturados ou estarem compatíveis, mas o produto não atenda plenamente a especificação. No caso das licitações o valor de referência na maioria das vezes se apresenta muito superior às propostas
apresentadas na sessão e os valores finais propostos o que não dá segurança ao pregoeiro de que esteja fazendo uma boa contratação, ademais tem sido objeto constante de questionamento do Tribunal
de Contas a elaboração do mapa de preços e a disparidade dos valores.
Investir em cursos para os compradores para que conheçam o comportamento do mercado. Para
que adquiram conhecimento de técnicas utilizadas pelas empresas privadas na aquisição de bens e de serviços. Que utilizem os bancos de
preços disponibilizados pelo governo a exemplo do BEC – Bolsa Eletrônica de Compras do Estado
de São Paulo para fazer comparativo com os preços informados nas cotações. Que procurem questionar valores muitos baixos ou muitos altos,
que destoem dos demais e que não utilizem esses valores na elaboração do mapa para que
(Conclusão)
4
O DRM tem sido muito prejudicado no desenvolvimento de