Manter um arquivo como este é o desafio. Foi observado, ao longo deste trabalho, que um curto tempo levou para o arquivo ficar desorganizado e que o também o tempo gasto para sua organização não será de imediato, é necessário planejamento e preparação para se começar a execução.
Um arquivo de uma unidade de saúde é constantemente usado pelos usuários internos e externos. A demanda pela informação é grande e se torna quase um “crime” o local não estar apropriado para uso. Este trabalho veio para dar um alerta para o quão importante é o SAME e como ele está necessitando de intervenções arquivísticas em caráter de urgência.
Seria negligente deixar um arquivo como este, que conta com os diagnósticos dos Cabedelenses, perder-se por um descaso.
Espera-se, com este trabalho, fazer com o que os gestores e todos os envolvidos vejam o arquivo como um local importante para tomada de decisões bem como uma fonte de informação onde todos que buscam sanar as suas lacunas informacionais encontrem o que deseja neste locus. Assim, ações de prestação de serviços de informação atenderão não só os profissionais de saúde, mas sobretudo os cidadãos que necessitarem de seus registros médicos mediante suas demandas específicas.
REFERÊNCIAS
BELLOTO, Heloisa Liberalli. Valores dos documentos de terceira idade. In:
Arquivos Permanentes: tratamento documental. 4. ed. Rio de Janeiro. FGV, 2006. p. 113-124.
BRASIL. Lei nº 8.069, de 13 de julho de 1990. Dispõe sobre o Estatuto da Criança e do
Adolescente e dá outras providências. Disponível em
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8069.htm. Acessado em 18 de fevereiro de 2014.
BRASIL. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a politica nacional de arquivos
públicos e privados e dar outras providências. Disponível em
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?from_info_index=11
&infoid=100&sid=52. Acessado em 08 de março de 2014.
BRASIL. Decreto n º4.073, de 03 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Disponível em http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2002/D4073.htm. Acessado em 20 de fevereiro de 2014.
BECK, Ingrid. O ensino da preservação documental nos cursos de arquivologia e biblioteconomia: perspectivas para forma um novo profissional. 2006. ix f; 109 f.
CAMPAGNOLLI, Paula Regina. Sistema de arquivos médicos e estatísticos: um estudo descritivo como referência básica à implantação e a operação. UNIRIO, p.29.
CFM. Resolução nº 1821/2007. Aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde. Disponível em http://www.diariodasleis.com.br/busca/exibelink.php?numlink=1-178-34-
2007-07-11-1821. Acessado em 18 de fevereiro de 2014.
CONARQ. Resolução nº 22 de 30 de junho de 2005. Dispõe sobre as diretrizes para
a avaliação de documentos em instituições de saúde. Disponível em
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=73&sid=46.
Acessado em 18 de fevereiro de 2014.
MASSAD, Eduardo. MARIN, Heimar de Fátima. NETO, Soares de Azevedo. LIRA, Antonio Carlos Onofre. O prontuário eletrônico do paciente na assistência, informação e conhecimento médico. São Paulo: H. de F. Marin, 2003. 213p.
MEUPRONTUÁRIO. Disponível em: http://www.meuprontuario.net/prontuario-medico/blog
corporativo/Historia-o-primeiro-prontuario-medico.html. Acessado em 05 de fevereiro de
2014.
PORTALMEDICO. Disponível:
http://www.portalmedico.org.br/Regional/crmsc/manual/parte3b.hm. Acessado em 05 de
fevereiro de 2014.
REIS, Luís. O arquivo e arquivística evolução histórica. Disponível:
http://www.ilustrados.com/tema/5566/arquivo-arquivistica-evoluc-historica.html. Acessado
em 20 de fevereiro de 2014.
SANTOS, Nanci Moreira dos. FREIXO, Aurora Leonor. A gestão do prontuário do paciente com ênfase na atuação da Comissão de Revisão de Prontuário. III SBA – Simpósio Baiano de Arquivologia. 2011. 12p.
SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos Médicos: princípios modernos. Trad. De Nilza Teixeira Soares. – 6. ed. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2006. 388p.
SILVA, Jaime Antunes da, etc. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional. Rio de Janeiro. 2014, p.167.
ANEXO
ANEXO A
RESOLUÇÃO Nº 1.821, DE 11 DE JULHO DE 2007
Aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde.
O CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, no uso das atribuições que lhe confere a Lei nº 3.268, de 30 de setembro de 1957, alterada pela Lei nº 11.000, de 15 de dezembro de 2004, regulamentada pelo Decreto nº 44.045, de 19 de julho de 1958, e
CONSIDERANDO que o médico tem o dever de elaborar um prontuário para cada paciente a que assiste;
CONSIDERANDO que o Conselho Federal de Medicina (CFM) é a autoridade certificadora dos médicos do Brasil (AC) e distribuirá o CRM-Digital aos médicos interessados, que será um certificado padrão ICP-Brasil;
CONSIDERANDO que as unidades de serviços de apoio, diagnóstico e terapêutica têm documentos próprios, que fazem parte dos prontuários dos pacientes;
CONSIDERANDO o crescente volume de documentos armazenados pelos vários tipos de estabelecimentos de saúde, conforme definição de tipos de unidades do Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde, do Ministério da Saúde;
CONSIDERANDO os avanços da tecnologia da informação e de telecomunicações, que oferecem novos métodos de armazenamento e transmissão de dados;
CONSIDERANDO o teor dasResoluções CFM nos 1.605, de 29 de setembro de 2000,
e1.638, de 9 de agosto de 2002;
CONSIDERANDO o teor do Parecer CFM nº 30/02, aprovado na sessão plenária de 10 de julho de 2002, que trata de prontuário elaborado em meio eletrônico;
CONSIDERANDO que o prontuário do paciente, em qualquer meio de armazenamento, é propriedade física da instituição onde o mesmo é assistido - independente de ser unidade de saúde ou consultório -, a quem cabe o dever da guarda do documento;
CONSIDERANDO que os dados ali contidos pertencem ao paciente e só podem ser divulgados com sua autorização ou a de seu responsável, ou por dever legal ou justa causa;
CONSIDERANDO que o prontuário e seus respectivos dados pertencem ao paciente e devem estar permanentemente disponíveis, de modo que quando solicitado por ele ou seu representante legal permita o fornecimento de cópias autênticas das informações pertinentes;
CONSIDERANDO que o sigilo profissional, que visa preservar a privacidade do indivíduo, deve estar sujeito às normas estabelecidas na legislação e no Código de Ética Médica, independente do meio utilizado para o armazenamento dos dados no prontuário, quer eletrônico quer em papel;
CONSIDERANDO o disposto no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde, elaborado, conforme convênio, pelo Conselho Federal de Medicina e Sociedade Brasileira de Informática em Saúde;
CONSIDERANDO que a autorização legal para eliminar o papel depende de que os sistemas informatizados para a guarda e manuseio de prontuários de pacientes atendam integralmente aos requisitos do "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)", estabelecidos no referido manual;
CONSIDERANDO que toda informação em saúde identificada individualmente necessita de proteção em sua confidencialidade, por ser princípio basilar do exercício da medicina;
CONSIDERANDO os enunciados constantes nos artigos 102 a 109 do Capítulo IX do Código de Ética Médica, o médico tem a obrigação ética de proteger o sigilo profissional;
CONSIDERANDO o preceituado noartigo 5º, inciso X da Constituição da República
Federativa do Brasil, nosartigos 153,154e325do Código Penal (Decreto-Lei nº 2.848, de 7
de dezembro de 1940) e no artigo 229, inciso I do Código Civil(Lei nº 10.406, de 10 de
janeiro de 2002);
CONSIDERANDO, finalmente, o decidido em sessão plenária de 11/7/2007, resolve:
Art.1º Aprovar o Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde,
versão 3.0 e/ou outra versão aprovada pelo Conselho Federal de Medicina, anexo e também disponível nos sites do Conselho Federal de Medicina e Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS), respectivamente, www.portalmedico.org.br e www.sbis.org.br.
Art.2º Autorizar a digitalização dos prontuários dos pacientes, desde que o modo de
armazenamento dos documentos digitalizados obedeça a norma especifica de digitalização contida nos parágrafos abaixo e, após análise obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários, as normas da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médido-hospitalar geradora do arquivo.
§ 1º Os métodos de digitalização devem reproduzir todas as informações dos documentos
originais.
§ 2º Os arquivos digitais oriundos da digitalização dos documentos do prontuário dos
pacientes deverão ser controlados por sistemas especializado (Gerenciamento Eletrônicos de Documentos – GED), que possua, minimamente, as seguintes características:
a) Capacidade de utilizar base de dados adequada para o armazenamento dos arquivos digitalizados;
b) Método de indexação que permita criar um arquivamento organizado, possibilitando a pesquisa de maneira simples e eficiente;
c) Obediência aos requisitos do “Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)”, estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde;
Art. 3° Autorizar o uso de sistemas informatizados para a guarda e manuseio de prontuários
de pacientes e para a troca de informação identificada em saúde, eliminando a obrigatoriedade do registro em papel, desde que esses sistemas atendam integralmente aos requisitos do “Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)”, estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde;
Art. 4º Não autorizar a eliminação do papel quando da utilização somente do “Nível de
garantia de segurança 1 (NGS1)”, por falta de amparo legal.
Art. 5º Como o “Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)”, exige o uso de assinatura digital,
e conforme os artigos 2º e 3º desta resolução, está autorizada a utilização de certificado digital padrão ICP-Brasil, até a implantação do CRM Digital pelo CFM, quando então será dado um prazo de 360 (trezentos e sessenta) dias para que os sistemas informatizados incorporem este novo certificado.
Art. 6° No caso de microfilmagem, os prontuários microfilmados poderão ser eliminados de
acordo com a legislação específica que regulamenta essa área e após análise obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo.
Art. 7º Estabelecer a guarda permanente, considerando a evolução tecnológica, para os
prontuários dos pacientes arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado.
Art. 8° Estabelecer o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro, para a
preservação dos prontuários dos pacientes em suporte de papel, que não foram arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado.
Art. 9º As atribuições da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos em todas as
unidades que prestam assistência médica e são detentoras de arquivos de prontuários de pacientes, tomando como base as atribuições estabelecidas na legislação arquivística brasileira, podem ser exercidas pela Comissão de Revisão de Prontuários.
Art. 10° Estabelecer que o Conselho Federal de Medicina (CFM) e a Sociedade Brasileira de
Informática em Saúde (SBIS), mediante convênio específico, expedirão selo de qualidade dos sistemas informatizados que estejam de acordo com o Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde, aprovado nesta resolução.
Art. 11° Ficam revogadas as Resoluções CFM nos 1.331/89 e 1.639/02, e demais disposições em contrário.
Art. 12° Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.
ANEXO B
Relação de Equipamentos EPI’s e Material de Consumo
ITEM ESPECIFICAÇÃO DO PRODUTO QUANTIDADE
Microcomputador
Ídeo CORE 2 QUAD Q 8400; 4 gb- ( ídeo a íd- DDR 2 ou 3); HD- 500Gb; Drive de DVD RW; Placa de ídeo-ZOGIS_ GEFORCE 9500 GT( 1 Gb de memória RAM(Incluso na placa) 128 Bits(HDMI); Monitor TV LCD 20” sansung:2033 m
1680x900 sms(HDMI)
02 Unid.
Impressora MULTIFUNCIONAL:
HP laser jet color/cm 1312. 02 Unid
Óculos Óculos de segurança 04 Unid.
Máscara Máscara Branca Descartável Dupla de polipropileno com
Elástico em tamanho único 1.000 Unid.
Toucas protetoras Toucas descartáveis de polipropileno 500 Unid.
Luvas Luvas de látex para procedimento “TAMANHO M” 18 Caixas
Luvas Luvas de látex para procedimento “TAMANHO G” 08 Caixas
Pró-pé bota Pró-pé bota – usado em sala de cirurgia 500 Unid.
Flanela Flanela 03 Unid.
Papel Neutro Papel neutro tamanho 37 x 52 1.500 Unid.
Papelão Cor neutra 10 Unid.
Papel Papel A4 1.000 Unid.
Lápis Lápis grafite “6B” Faber Castel 20 Unid.
Rolo de barbante Barbante de algodão cru 03 Unid.
Tesouras Tesouras para cortar papel 02 Unid.
Borrachas Borracha escolar branca 20 Unid.
Pincéis Pincel - pelo sintético – cabo curto – Tigre/modelo 773 03 Unid.
Caneta
esferográfica Azul ou Preta 10 Unid.
Extrator Extrator de grampos 03 Unid.
Cola Cola de isopor 10 Unid.
Estilete Estilete de lâmina 03 Unid.
Etiqueta adesiva Etiqueta Branca Pimaco 6181-P. Embalagem com 2400
etiquetas de 25,4mm x 101,6mm. 1 Embal.
Saco Plástico 22 cm x 32 cm com 4 ou 2 furos, gramatura 10mm 2.000 Unid.
Bebedouro Bebedouro elétrico – natural/gelada 01 Unid.
Galão de Água Galão de Água 12 Unid.
Copo Copo descartável 400 Unid.
Grampos Grampo plástico do tipo CLICK-TELOS 1.300 Unid.
Caixa Arquivo
Polionda Caixa de Arquivo Polionda de Plástico Pequena 20.000 Unid.
Pastas Pastas Intercaladoras (330x240mm) (420g/m2) em papel cartão 20.000 Unid.
Régua Régua 30cm, transparente 02 Unid.
Grampeador Grampeador manual – tamanho médio 02 Unid.
Lápis Piloto Lápis piloto, cor vermelha ou preta 04 Unid.
Cesto de Lixo Cesto de lixo – tamanho grande 02 Unid.
Mesa Retangular Mesa retangular para trabalho de higienização em tamanho
razoável 01 Unid.
Cadeira Cadeira sem braço com assento e encosto 04 Unid.
Aspirador de Pó Aspirador de Pó Portátil 01 Unid.
Sabão em Pedra Sabão em Pedra comum 01 Unid.
Sabonete Neutro Protex 03 Unid.
Esponja de
Limpeza Esponja de Limpeza – sem preferência de marca 02 Unid.
Detergente
APÊNDICES
APÊNDICE A
APÊNDICE B
APÊNDICE C
Layout atual do Arquivo