CONDIÇÃO CRITÉRIO
CONTÁBIL DESVIOS DE
RECURSO FRAUDE ECONOMICIDADE LEGALIDADE DESPERDÍCIO EFICÁCIA EFETIVIDADE EQUIDADE QUALIDADE EFICIÊNCIA
Uma terceira forma existente é a Auditoria Integrada, na qual são combinadas as duas formas anteriores, tornando esta mais interessante sob a avaliação do custo-benefício.
Objetivos
Os objetivos primordiais do controle interno estão dispostos na redação do art. 74 da Constituição Federal. O caput do artigo determina que os três Poderes da União mantenham sistema de controle interno, de forma integrada, com vistas a:
Avaliar o cumprimento das metas do PPA, determinando a conformidade de sua execução.
Avaliar a execução dos programas de governo, determinando o nível de execução das metas, objetivos e correção de gerenciamento.
Avaliar a execução orçamentária, determinando sua conformidade com os limites e destinações dados pela LOA.
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Aula 14
Comprovar a legalidade e avaliar os resultados quanto à eficácia e eficiência da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da administração federal, o que é autoexplicativo.
Controlar as operações de crédito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres da Administração Pública, determinando a consistência dos atos praticados e sua conformidade com as normas aplicáveis, especialmente com as imposições da Lei Complementar nº 101/00.
Vimos nesta aula as diferentes formas de controle, com as respectivas peculiaridades, bem como os objetivos gerais a serem alcançados quando de sua aplicação.
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Aula 15
CONTROLE INTERNO
A aula 15 traz um exame da estrutura do Controle Interno com a apreciação dos componentes básicos e respectivas etapas de sua execução.
Estrutura
Os controles internos implementados em uma organização devem, prioritariamente:
a) ter caráter preventivo;
b) estar permanentemente voltados para a correção de eventuais desvios em
relação aos parâmetros estabelecidos;
c) prevalecer como instrumentos auxiliares de gestão.
A existência de um processo de controle pressupõe a existência de objetivos, metas, normas ou critérios, e o desconhecimento dos resultados a serem alcançados torna praticamente impossível à definição de medidas para avaliar o grau de desempenho.
Os componentes estruturais básicos, necessários a um funcionamento eficaz, são os seguintes:
• Disposição, autoridade e capacidade para a execução.
• Entendimento dos propósitos e resultados esperados, com os objetivos e metas. • Plano da Organização.
• Plano de Ação.
• Unidades Organizacionais com autoridade delegada e delimitada.
• Identificação dos objetivos, funções e atividades das diversas unidades que compõem a organização.
• Estabelecimento de políticas que orientem as operações, incluindo as pertinentes ao Controle Interno, a informação gerencial e a auditoria interna. • Desenvolvimento de normas de desempenho factíveis de serem cumpridas. • Revisões contínuas, pelos níveis superiores, do fluxo de operações e do
desempenho efetivo, por meio de observações diretas e de relatórios internos, seguidas por deliberações orientadas pelo processo de tomada de decisões, no tocante às propostas de alterações, alcances e procedimentos.
• Exames profissionais independentes, objetivos e periódicos, das finalidades da organização, da apresentação de sua situação financeira, das mudanças e
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Aula 15
resultados das operações demonstrados nos estados financeiros.
A natureza do Controle Interno pode ser explicada como sendo um processo vinculado diretamente ao conjunto de atividades gerenciais.
O Processo do Controle Interno assenta-se no desenvolvimento e cumprimento das seguintes etapas e condições:
Formulação de objetivos: Tem por finalidade determinar o que se pretende atingir, expresso em termos de objetivos e metas fixadas pela alta direção, sendo imprescindível a existência de parâmetros discriminados e quantificados.
A Avaliação de Validade inclui o cuidado, ao considerar os objetivos, da correta e adequada suficiência em sua discriminação, da aplicação factível dos mesmos e da aferição do grau de desempenho. Convém ressaltar que a efetividade do processo está vinculada com a dos objetivos, metas e normas estabelecidas.
Verificação dos resultados: Quando o objetivo for expresso em termos através dos quais possa ser aferido, o segundo passo é comprovar o desempenho atual. Isto é feito através da determinação dos resultados alcançados no processo de execução, devendo esta informação ser apresentada, oportunamente, aos agentes responsáveis pela tomada de decisão.
Comparação do desempenho com os objetivos fixados: Envolve o confronto dos dados obtidos a respeito do desempenho real com os objetivos previamente estabelecidos, tornando possível a identificação de diferenças ou variações que auxiliarão a gerência da organização na tomada de decisões, com base na análise dos resultados das informações. Este tipo de comparação pode ser efetuado periodicamente por solicitações da gerência ou do organismo superior de Controle. Na prática, frequentemente é combinada com os relatórios de supervisão, sendo aconselhável à utilização de recursos gráficos em seus informes.
Análise das causas de deficiências: A determinação das causas de ocorrência das deficiências constitui etapa posterior à da comparação do desempenho com os objetivos fixados, e inclui a verificação dos vários fatores que podem influenciar os resultados. No entanto, a sua busca deve ser efetuada com critério e precisão, cingindo-se àquelas que de fato detenham um grau de relevância no processo, e que compensem o tempo despendido pelo auditor.
Determinação da ação gerencial apropriada: A análise das causas das deficiências antecede a implementação das ações gerenciais, ficando a efetivação das medidas decorrentes do processo de tomada de decisão, a cargo do funcionário que detém a responsabilidade sobre as atividades operacionais envolvidas. A este nível as alternativas disponíveis têm que ser avaliadas, sendo necessário formar um juízo sobre a ação a ser tomada.
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Tomada de ação: Trata-se da implementação da atitude gerencial. É necessárioemitir as instruções de maneira que incluam a consideração do grau de oportunidade, o nível do pessoal e a complexidade das ações. A ação a ser efetivada tem que ser viável no que diz respeito à correção das deficiências encontradas, bem como é importante determinar se foi totalmente absorvida na prática e se os resultados foram os desejados.
Avaliação contínua: O último passo no Processo de Controle refere-se à avaliação dos resultados depois de implantadas as ações gerenciais. Esta é uma verificação, posterior, sobre a solidez dos juízos em que se baseou a ação e a maneira pela qual foram tomadas.
Componentes Básicos • plano da organização;
• unidades organizacionais com autoridade delegada e delimitada;
• identificação dos objetivos, funções e atividades das diversas unidades da organização; • disposição, autoridade e capacidade para execução;
• definição de normas, metas e objetivos a serem atingidos; • plano de ação;
• acompanhamento contínuo das atividades; • exames profissionais independentes;
• formulação de objetivos: determinação do que se pretende atingir (objetivos e metas); • verificação dos resultados: determinação dos resultados alcançados no processo de execução; • comparação do desempenho com os objetivos fixados: confronto de dados, possibilitando a
identificação de diferenças que auxiliarão a gerência no processo de tomada de decisão; • análise das causas das deficiências: verificação dos fatores que podem influenciar os resultados; • determinação da ação gerencial apropriada: avaliação das alternativas disponíveis;
• tomada de ação: implementação da ação gerencial; • avaliação contínua: avaliação permanente dos resultados.
Não Esqueça!
Nesta aula, examinamos os componentes do Controle Interno, bem como enumeramos as condições e etapas existentes na sua execução.
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Aula 16
CONTROLE INTERNO
Elementos básicosA aula 16 irá apresentar os elementos básicos essenciais do Controle Interno. Os elementos básicos que integram o Sistema de Controle Interno são:
• Plano da organização que preveja a separação apropriada das responsabilidades. • Sistema de autorização e procedimentos de registros adequados a prover o
controle sobre os recursos.
• Procedimentos saneadores a serem seguidos na execução dos deveres e funções de cada unidade, pelos servidores da organização.
• Grau de idoneidade do pessoal proporcional a sua responsabilidade. • Função efetiva da Auditoria Interna.
Plano da Organização
Um plano adequado está baseado fundamentalmente na independência entre as unidades da organização, bem como no estabelecimento de linhas de responsabilidade e definição de autoridade.
O Plano de Organização das entidades públicas estabelece as responsabilidades funcionais das unidades de operação, das divisões dentro destas unidades, e dos empregados.
Junto com a responsabilidade deve ser estabelecida a delegação de autoridade, com as competências definidas com clareza e apresentadas em Manuais Organizacionais, acompanhados de quadros descritivos e de organogramas apropriados, procurando-se evitar ao máximo a interferência e a duplicidade de responsabilidades. Entretanto, quando o trabalho de dois ou mais funcionários for complementar, pode-se distribuí-la segundo as fases das tarefas a serem desenvolvidas.
Fator de relevância consiste no estabelecimento dos deveres individuais dos empregados. Muitas entidades dedicam grande esforço à organização por meio de unidades operativas, mas não incluem o mais importante, que é justamente a definição de deveres de cada empregado.
Um organograma bem apresentado não assegura a existência de um bom Controle Interno. É necessário que o Plano da Organização abranja desde as funções até os deveres dos empregados, sem restringir-se somente à organização das unidades operacionais.
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Sistema de Autorização e Procedimentos de RegistroPara assegurar a documentação adequada das operações e transações, devem ser implantados registros em formulários adequados aos dados a serem registrados, devendo estes:
1. Cumprirem uma função proveitosa dentro dos procedimentos definidos, para alcançar os objetivos fixados pela Administração.
2. Serem suficientemente simples e claro para quem os utilize, além de permitir (em) o registro dos dados, pronta e corretamente.
3. Serem projetado, considerando todos os usos possíveis, de forma que o número de formulários distintos seja o mínimo possível.
4. Permitirem a adequada utilização, cumprindo com os procedimentos de controle estabelecidos.
A autorização e os processos de registro são partes integrantes do controle interno, exercido através da inscrição das operações e transações; constitui-se em ponto relevante do processo de controle a limitação do número de pessoas que dele participam. Um controle interno “inadequado” é identificado quando se tem um grande número de formulários e registros, e em geral quando existe complexidade nas operações, tornado difícil determinar as responsabilidades Administrativas e Financeiras.
Procedimentos Saneadores
Consistem na adoção de um conjunto de medidas que visam garantir a eficiência do Sistema, ou seja, prevenir, através da implementação de Pontos de Controle o aparecimento de deficiências que possam comprometer o Sistema.
A seguir, são apresentados alguns exemplos que servirão para esclarecer o significado dos Procedimentos Saneadores:
• O estabelecimento de lista de fornecedores autorizados.
• A solicitação de pesquisa de preços a vários fornecedores para realizar as aquisições.
• A contagem das mercadorias recebidas.
• A verificação, por parte da unidade contábil, das faturas e das documentações sustentatórias, como base para o pagamento.
• A realização de reuniões periódicas dos chefes de unidades com o seu pessoal, para manter sempre aberto um canal de comunicação.
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Aula 16
Pessoal Apropriado e Competente
A realização das atividades em observância aos procedimentos de controle interno não depende exclusivamente do planejamento efetivo da organização e dos métodos e práticas definidas. A complementá-los, no nível de execução, o recrutamento e seleção de pessoal têm um papel fundamental na implantação, pois é da experiência e capacidade para executar as tarefas definidas pela Administração, de forma eficiente e econômica, buscando a satisfação do usuário final, que se pode verificar a efetividade dos procedimentos adotados.
A capacitação e a reciclagem de funcionários são fatores que contribuem para que eles desempenhem com diligência e eficiência suas tarefas, sendo importante conscientizá- los da necessidade da aderência estrita aos procedimentos de controles definidos, além do que, como parte do processo de capacitação, devem aprender o motivo pelo qual cada procedimento é executado, pois se não puderem entendê-los, podem julgar não serem importantes.
As práticas convenientes relacionadas com a promoção de um Controle satisfatório são as seguintes:
• Realizar cursos de capacitação e de atualização, a fim de proporcionar a oportunidade de aperfeiçoamento profissional;
• Proporcionar informações sobre as obrigações e responsabilidades de outras unidades ou partes da organização para que os funcionários possam compreender da melhor maneira o lugar onde encaixa o seu cargo dentro da organização;
• Revisar o desempenho de todos os empregados para determinar se eles estão cumprindo com os procedimentos; deve-se reconhecer o desempenho superior e comentar as negligências, para que os empregados possam estar informados acerca das melhorias que são necessárias para aumentar a eficiência.
Auditoria Interna
Uma unidade de Auditoria Interna eficaz e profissional é o quinto elemento básico do controle interno.
Política Organizacional
Pode ser entendida como qualquer conjunto de normas que defina as ações da organização. Ela é a linha de conduta predeterminada que se aplica nas organizações para levar a cabo suas atividades.
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Aula 16
Os seguintes requisitos são aplicáveis às políticas organizacionais:• Devem ser estabelecidas por escrito e dispostas de forma sistemática em manuais ou outros tipos de publicações. A falta de clareza pode ocasionar interpretações equivocadas.
• Devem ser comunicadas a todos os funcionários, cujas obrigações contribuem para o atingimento dos objetivos da entidade.
• Devem possuir conformidade com as leis e disposições legais pertinentes, com as interpretações das mesmas nas decisões dos Tribunais, e com as políticas fixadas nos níveis mais altos da organização.
• Devem ser ordenadas para permitir a realização das atividades autorizadas, de forma efetiva, eficiente e econômica; proporcionar um grau satisfatório de segurança de que os recursos que estão sob controle da entidade, e se encontram devidamente salvaguardados.
• Devem ser revisadas periodicamente, devido às mudanças circunstanciais, sempre que for considerado necessário.
Procedimentos
São os métodos empregados para efetuar as atividades de conformidade com as políticas estabelecidas.
Os mesmos requisitos empregados na política organizacional da entidade, mencionados anteriormente, são aplicáveis aos Procedimentos, aduzindo-se os seguintes:
• Realizar um programa de revisão e melhoria contínua ou periódica.
• Reduzir a possibilidade de erros ou fraudes, a revisão automática e independente do trabalho de um funcionário por outro se revela uma boa medida.
• Promover ao máximo a eficiência e economia; os procedimentos devem ser o mais simples e de menor custo possível.
• Não devem entrar em conflitos nem serem duplicados. Planejamento
Trata-se de elemento necessário em qualquer atividade, com a finalidade de determinar as necessidades da organização em termos logísticos e estratégicos, traduzindo-os nas solicitações de recursos humanos, materiais e econômicos.
O Planejamento deve considerar as obrigações e responsabilidades impostas por lei a uma entidade e os meios necessários para o seu cumprimento, bem como o estabelecimento de objetivos alcançáveis.
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Logo, é necessário efetuar o Planejamento para definir os planos e projetos de trabalho nos quais se empregarão os fundos, pessoal e outros recursos proporcionados à entidade.
Ao fazer o Planejamento deve-se levar em consideração: Os requisitos e limitações impostas.
A necessidade de executar todos os programas e operações de forma eficiente e econômica.
A necessidade de verificar que todos os recursos sejam utilizados de forma eficiente, efetiva e econômica.
Orçamento
O orçamento constitui-se em importante peça de que dispõe o administrador para implementar as ações gerenciais previstas em seu Plano de Ação, servindo de instrumento de controle e de trabalho do administrador público, permitindo a avaliação da eficiência e efetividade dos programas governamentais.
Possui as seguintes características:
• Serve como elemento de ligação entre o processo de planejamento e as funções executivas da organização.
• A definição de recursos objetiva o atingimento de objetivos e metas.
• Deve conter decisões orçamentárias tomadas com base em avaliações e análises técnicas das alternativas possíveis.
• Deve ter sua estrutura voltada para os aspectos Administrativos e de Planejamento.
Contabilidade
É um importante método de controle interno sobre as atividades e recursos, na medida em que:
a. Proporciona o marco de referência para a concessão de responsabilidades por
áreas específicas de atividades;
b. É a base para a apresentação de relatórios, um dos instrumentos através dos
quais podem ser julgadas as operações da organização.
Devem ser utilizadas classificações comuns para os processos orçamentários, os sistemas contábeis e a emissão dos respectivos relatórios financeiros. Todas estas funções devem estar plenamente sincronizadas com os programas ou outras subdivisões de operações da entidade, para que possa derivar delas o benefício total, sob a ótica do
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Os resultados históricos proporcionados pela Contabilidade, quando sãocomparados com o plano financeiro apresentado no orçamento, permitem ao controle interno orçamentário o ajuste do ritmo das despesas ao cumprimento do plano. Se os ajustes ou ações corretivas são aplicados ao orçamento em lugar das despesas, através de constantes modificações orçamentárias (ajustando o plano à execução, e não a execução ao plano) a utilidade do Orçamento e da Contabilidade - como elementos de controle - fica diminuída e prejudicada.
Relatórios Internos
A apresentação de Relatórios Internos de qualquer magnitude permite aos funcionários responsáveis o oportuno conhecimento sobre o que está acontecendo, o progresso relativo ao desempenho de suas operações e, também, razoável certeza sobre a necessidade de medidas administrativas, tornando estas informações a base para um controle interno apropriado.
Ao estabelecer um sistema satisfatório de apresentação de Relatórios Internos, os seguintes princípios são importantes:
• Devem ser preparados segundo as responsabilidades definidas.
• As pessoas ou unidades devem informar somente sobre assuntos que estão sob seu controle.
• Devem ser os mais concisos possíveis e estarem relacionados com a natureza do tema, não devendo incluir informações que não tenham utilidade para o funcionário ou para a instituição que o recebe como base para medidas administrativas;
• Quando possível, os relatórios sobre o andamento das atividades devem mostrar comparações com normas predeterminadas sobre custos, qualidade e quantidade da produção e ganhos ou rendimentos, definições orçamentárias, ou desempenho anterior. Tais comparações servem de base para avaliar a efetividade do desempenho e para as ações corretivas no caso de desvios importantes;
Os relatórios atualizados são mais valiosos para a administração; igualmente, os emitidos com avaliações parciais, porém oportunas, são mais úteis que aqueles que chegam completos, mas atrasados, ainda que precisos.
O sistema de apresentação deve ser reavaliado periodicamente, para determinar se está servindo de forma satisfatória aos propósitos, isto é, se estão sendo preparados relatórios úteis, se alguns dos dados não são desnecessários ou se estão sendo apresentadas
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Vimos aqui quais os elementos básicos do Controle Interno, examinando em cada um o grau de importância dentro da conjuntura geral da matéria.
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Aula 17
CONTROLE INTERNO
A aula 17 examinará as fases de controle, seus métodos de avaliação e exemplificará algumas das possíveis deficiências encontráveis.
Fases
As fases que compõem a implementação do controle interno podem ser assim sintetizadas:
Formulação de objetivos: determinar o que se pretende atingir (objetivos e metas). Verificação dos resultados: determinar os resultados alcançados no processo de execução.
Comparação do desempenho com os objetivos fixados: confronto de dados, possibilitando a identificação de diferenças que auxiliarão a gerência no processo de tomada de decisão.
Análise das causas das deficiências: verificação dos fatores que podem influenciar os resultados.
Determinação da ação gerencial apropriada: avaliação das alternativas disponíveis. Tomada de ação: implementação da ação gerencial.
Avaliação contínua: avaliação sistemática dos resultados. Métodos de avaliação
Questionário: neste método, as perguntas deverão ser respondidas pelos servidores das áreas sob exame, podendo ser atribuída, a título de exemplo, a cada resposta afirmativa - um ponto positivo; a cada resposta negativa - um ponto de deficiência, e um ponto neutro às perguntas não aplicáveis.
É importante ressaltar que o exame não se encerra com as respostas. O auditor deve obter documentos que comprovem as afirmações e, o objetivo final é a determinação das