11.1 Definição de conceitos
Factura – Uma factura é um documento contabilístico que atesta uma transacção comercial entre duas pessoas ou empresas. Este documento contém informação relativa à quantidade de produto, ao preço e a todas as taxas ou descontos aplicados. Este documento acompanha todas as encomendas recebidas na Farmácia e é conferido no momento da recepção das mesmas.
Guia/Nota de devolução - Uma Nota ou Guia de Devolução, ao contrário de uma factura, tem um efeito logístico e não financeiro/contabilístico tratando-se de um documento que acompanha a devolução dos produtos pela Farmácia e que, em termos práticos, pede ao fornecedor/armazenista/laboratório que faça a consequente e respectiva emissão de uma Nota de Crédito sobre essa devolução.
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Nota de crédito - Uma Nota de Crédito é, tal como uma factura, um documento contabilístico utilizado para realizar acertos de contas (reembolso) entre entidades (fornecedor/armazenista/laboratório) e a Farmácia. Este documento anula total ou parcialmente uma ou mais facturas. Este documento é apenas emitido caso a devolução tenha sido aceite.
Recibo – Um recibo é o comprovativo do pagamento por parte do cliente e deve apenas ser emitido no final da compra após ter sido recebido o dinheiro. É, para além disto, um documento com validade fiscal.
Guia de remessa – Consiste no documento que acompanha a encomenda desde o seu fornecedor até à Farmácia. Discrimina todos os produtos e respectivas quantidades que se encontram no interior da encomenda.
Inventário – Um inventário consiste num documento em que constam todos os produtos existentes, bem como as respectivas quantidades, de modo a que possam ser verificados e confirmados os stocks reais dos produtos.
11.2 Gestão de recursos humanos
A gestão de recurso humanos na Farmácia dos Jerónimos é realizada pela Drª Ana Cláudia Felisberto, desde novas contratações, a escalas de horários e vencimentos. A escala de horários é realizada mensalmente e enviado para cada colaborador o respectivo horário para o mês seguinte.
11.3 Técnicas de marketing e venda em Farmácia Comunitária
Durante o período de estágio tive oportunidade de por em prática não só conhecimentos técnicos ao nível do medicamento mas também de adquirir novos conhecimentos e perspectivas no que toca à gestão, ao marketing e a técnicas de venda na Farmácia. No dia 9 de Maio de 2017, marquei presença na formação da GSK, na ANF, em Lisboa, onde foram expostos conceitos como Cross&Up selling, técnicas de venda e abordagem ao cliente. Formações deste género, são uma mais valia, quer para estudantes estagiários quer para todos os outros profissionais que queriam potenciar as vendas da sua Farmácia. Para além disto, também durante os quatros meses de estágio, fui aprendendo conceitos e adquirindo competências relativamente ao marketing Farmacêutico desde a organização de lineares à rotação e visibilidade dos produtos.
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11.4 Fecho de caixas
A partir do momento em que comecei a realizar atendimento ao público, era-me pedido, no final de cada dia, que realizasse o fecho de caixa. O fecho de caixa consiste em fazer o somatório de todos os pagamentos em multibanco e em dinheiro realizados nesse dia, deixando sempre como “fundo” de caixa o valor de 100€.
11.5 Conferência e processamento de receituário e facturação
O processo de facturação e conferência do receituário é uma das actividades mais importantes numa Farmácia Comunitária. Diariamente, todas as receitas que chegam e são aviadas na Farmácia são conferidas e separadas de acordo com o organismo responsável pela comparticipação com o objectivo de facilitar a tarefa de facturação.
No término de cada mês, todas as receitas são novamente confirmadas e verificadas de modo a corrigir todos os possíveis erros que não tenham sido detectados anteriormente e são organizadas em lotes de receitas facturadas por cada um dos organismos de comparticipação. Os lotes de receitas são constituídos pelo máximo de 30 receitas. Quando um lote de 30 receitas está completo, pode então imprimir-se o verbete desse lote, que é então carimbado com o carimbo da Farmácia, rubricado e anexado ao respectivo lote. O verbete trata-se uma folha que integra informações como a identificação da Farmácia, o mês e o ano, a entidade/plano de comparticipação, o número do lote e de receitas desse mesmo lote bem como todos os valores pagos pelos utentes e o preço a pagar pelas entidades.
As diferentes entidades de comparticipação podem pertencer ao SNS ou a subsistemas especiais de comparticipação. Dentro do SNS as receitas separam-se por:
• 01 SNS – Receitas manuais do Serviço Nacional de Saúde • 99X s/erros – Receitas SNS electrónicas sem erros • 49 SNS P PORT
• 48 SNS P • 45 SNS PORT
Relativamente aos restantes subsistemas de comparticipação os lotes dividem-se de acordo com a entidade, dentro das mais comuns na Farmácia dos Jerónimos:
• Caixa Geral de Depósitos • SAMS • SAMS Quadros • SãVida • Multicare • Serviços Sociais • CTT
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• Santa Casa
Para além destes, existem ainda lotes específicos para comparticipações especiais feitas por laboratórios, como é o casos dos fármacos Sandimunm, Betmiga e Vesomni.
Todos os lotes referentes ao SNS são recolhidos até ao dia 5 de cada mês pelos CTTs e enviados para o Centro de Conferência de Facturas, na Maia, juntamente com a folha de “Relação Resumo de Lotes” e duas vias da fatura individual para cada uma das modalidades de comparticipação.14
Os lotes respectivos aos restantes subsistemas e regimes especiais de comparticipação são também organizados tal como referido anteriormente, juntamente com a factura e o resumo de lotes, e entregues directamente na Associação Nacional de Farmácias (ANF), em Lisboa, que actua como intermediário no pagamento das comparticipações entre os diferentes subsistemas de saúde e as Farmácias.
Foi no início do mês de Abril que tive oportunidade de assistir, pela primeira vez, ao fecho do receituário, relativo ao mês de Março, efectuado pela Drª Ana Pragana, que me explicou de forma exímia todas as fases do processo e burocracias da conferência do receituário e esclareceu prontamente todas as dúvidas que me iam surgindo. A caixa das receitas relativas ao SNS foi recolhida no dia 4 de Março de 2017 por um técnico dos CTT, juntamente com uma guia colocada no exterior da caixa.