Contexto organizacional: People’s Conseil

O projecto desenrolou-se na empresa acolhedora – People’s Conseil – importando ressaltar o seu papel enquanto caso de estudo e de concepção/experimentação do modelo de extracção e organização da informação, para posterior expansão e adequação do mesmo aos seus clientes.

A People’s Conseil é uma organização orientada para projectos e centrada nas tecnologias de informação. Encontra-se em fase de ascensão no mercado e aposta na qualidade dos seus serviços e colaboradores.

Esta empresa tem como missão ser referência no mercado nacional em prestação de serviços no sector das TIC (Tecnologias de Informação e Comunicação). Para tal procura soluções simples, eficazes e acessíveis para o mercado empresarial nacional. Tem como objectivo principal potenciar o crescimento da empresa como um todo no território nacional, dando assim oportunidade aos colaboradores de evoluir pessoal e profissionalmente99.

As suas soluções passam por um conjunto de produtos e serviços, entre os quais: Voz sobre IP100, o iPortalDoc101, a Aheeva102, o IP TV103, o Kaspersky104 e o Kofax105 que é a solução a tratar neste projecto.

99

PEOPLE’S CONSEIL – Missão. [Em linha] [Consultado a 23 Jan 2010] Disponível em www:<url:http://www.peoplesconseil.com/missao.asp>

100

Este produto é uma ―solução em comunicação e consiste na unificação da rede de dados, voz e vídeo‖ Informação retirada de: PEOPLE’S CONSEIL – Manual de Acolhimento. Acessível na People’s Conseil – Tecnologias de Informação, Lda., Vila Nova de Gaia, Portugal.

101

Solução de gestão documental e workflow que permite a gestão de fluxos de documentos e o arquivo dos mesmos para posterior utilização e uso. Informação retirada de: PEOPLE’S CONSEIL – Manual de

Acolhimento. Acessível na People’s Conseil – Tecnologias de Informação, Lda., Vila Nova de Gaia,

Portugal.

102

Software de gestão de call centers que utiliza a tecnologia VOIP. Informação retirada de: PEOPLE’S CONSEIL – Manual de Acolhimento. Acessível na People’s Conseil – Tecnologias de Informação, Lda., Vila Nova de Gaia, Portugal.

103

Solução na disponibilização de conteúdos que tem como finalidade principal corresponder às exigências de comunicações e entretenimento dos utilizadores. Informação retirada de: PEOPLE’S CONSEIL – Manual de Acolhimento. Acessível na People’s Conseil – Tecnologias de Informação, Lda., Vila Nova de Gaia, Portugal.

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Solução de segurança, de uma empresa líder no desenvolvimento de antivítus.

105

Solução avançada de captura e digitalização de documentos que possibilita uma poderosa captura de documentos e dados ao nível da produção. Sendo vantajosa na redução brutal dos custos operacionais com a mínima intervenção humana. Informação retirada de: PEOPLE’S CONSEIL – Manual de

Acolhimento. Acessível na People’s Conseil – Tecnologias de Informação, Lda., Vila Nova de Gaia,

Jennifer Gonçalves Página 58 Possui um leque de clientes diversificado, desde clientes ligados à construção106; clientes ligados aos transportes públicos107; ligados à saúde108; ligados às autarquias109; ligados ao ambiente110; ligados à moda111; ligados aos transportes112; e, outros clientes113. No que diz respeito às certificações obtidas, e para além das suas certificações globais, contam com uma equipa de pessoal com certificações em: Microsoft Certified Profissional, Kofax Capture, Kofax Transformation Modules, Kofax e-Transactions, IPBrick, CAP (Certificado da Aptidão Pedagógica de formador), dCAP (Digium – Certified Asterisk Professional) e Certified Aheeva Engineer.

Ilustração 11 – Organograma da People’s Conseil114

Para enquadrar o projecto e iniciar a fase de conhecimento e estudo da empresa e do seu funcionamento efectuou-se a análise da estrutura da empresa (Ilustração 11) e elaboraram-se os quadros de contexto das diferentes áreas115. A análise orgânico- funcional foi realizada a partir de informação interna facultada pela empresa: manuais de funções, mapa de funções, manual de acolhimento e descrição de categorias da People’s Conseil.

Tal como se pode observar no organograma da People’s Conseil (Ilustração 11) esta é constituída por quatro grandes áreas: Área Administrativa, Área de Marketing, Área Técnica/Comercial e Área dos Recursos Humanos.

106

A SITA, a Soares da Costa grupo SGPS, o Grupo Amorim, a Cimpor - Cimentos de Portugal, a Madeinox, Lda, o Grupo Ferpinta, a APEMIP, a Eurogalva e a Sultubos

107

Metro do Porto e os STCP.

108

Hospital de S. João, Trofa Saúde, COOPROFAR - Cooperativa dos Proprietários de Farmácia, Shamir Optical Industry Ltd, e o Centro Hospitalar do Médio Ave.

109

C.M. Estarreja, C.M. Águeda, C.M. da Póvoa de Varzim portal municipal, C.M. Odivelas, e C.M. de Oliveira de Azeméis.

110

Águas de Portugal, o Maiambiente EEM e a BA Vidros.

111

Aerosoles, Lameirinho, Cenoura, Interforma, e a Veigas Imobiliária.

112

VELLTRANS-Trânsitos e Transportes, Lda, TND, e Torretir.

113

Eurico Ferreira S.A., Grupo Amorim (cortiça), Dancake (alimentação), RICON, DOMUSVENDA, Universidade Católica Portuguesa, Portal XL (alojamento), Instituto Nacional de Previdência Social (INPS), Tejo Energia, ISCEE.

114

A Área Jurídica e Financeira não será retratada nos quadros de contexto por serem serviços realizados para a People’s Conseil por outras empresas.

115

Jennifer Gonçalves Página 59 A Área Administrativa116 é responsável por proceder à gestão financeira, ao nível das retribuições salariais e despesas dos colaboradores, bem como à gestão comercial e logística, prestando, ainda, apoio administrativo.

A Área de Marketing117 é responsável por executar o planeamento de marketing; proceder à operacionalização do plano de marketing e controlar a operacionalização da acção de marketing.

Já a Área Técnica/Comercial, tal como o nome indica, divide-se em duas partes: Área Técnica e Área Comercial:

A Área Técnica118 é responsável por executar o planeamento de projectos; proceder à operacionalização de projectos e controlar a operacionalização dos projectos desenvolvidos. Esta área contém duas áreas específicas: telecomunicações e networking e sistemas de informação, sendo nesta última que se insere o projecto a desenvolver. Os colaboradores desta área são responsáveis por: realizar consultoria a clientes e potenciais clientes; construir e implementar soluções à medida das empresas e clientes, gerir todo o processo e proceder à gestão de clientes.

A Área Comercial119 é responsável por desenvolver uma rede de parceiros para promoção das áreas de negócio da empresa; perspectivar e angariar clientes em todas as áreas de negócio da empresa e gestão de clientes.

Por fim, a Área de Recursos Humanos120 é responsável por gerir os recursos humanos e apoiar a gestão global da empresa.

Para além destas quatro áreas, existe a Área Jurídica/Financeira cujas funções são desempenhadas por empresas externas especialistas nesta área.

O projecto desenvolvido enquadrou-se, como referido, na área de Sistemas de Informação que compreende a Gestão Documental e a Captura de Informação.

116

A responsável por esta área utiliza métodos e técnicas de natureza administrativa, comunicacional e de gestão, bem como meios informáticos a fim de assegurar a organização dos processos de informação. As exigências inerentes a esta função são: possuir o 12º ano de escolaridade, conhecimentos informáticos em PHC, CRM, Office (Outlook, Excel e Word) e Recursos Humanos.

117

As exigências necessárias para o responsável desta função são: possuir licenciatura em Marketing e formação técnica na área da informática, conhecimentos informáticos na óptica do utilizador em Microsoft Office, Microsoft Project, CRM, Kofax e Altova e conhecimentos em linguagem de programação: XML, SQL, Visual Basic, PHP, Ajax e Java.

118

Para desempenhar esta função é necessário: possuir formação superior na área da informática, conhecimentos informáticos na óptica do utilizador em Microsoft Office, Microsoft Project, CRM, Kofax, Altova e em linguagem de programação: XML, SQL, XSL, Visual Basic, PHC, Ajax e Java; possuir conhecimentos em inglês avançado, formação complementar em gestão de projectos e carta de condução de ligeiros.

119

Para tal é necessário possuir no mínimo: a escolaridade obrigatória, conhecimentos informáticos em Word, Excel, Visio, Outlook, CRM, PHC e Internet e conhecimentos nas seguintes línguas: inglês e espanhol; possuir formação complementar preferencialmente na área comercial e comportamental e outro dos requisitos é possuir carta de condução de ligeiros.

120

Para tal é necessário: possuir habilitações académicas em gestão de recursos humanos ou psicologia do trabalho; conhecimentos informáticos na óptica do utilizador, formação complementar em formação profissional, avaliação de desempenho e gestão de recursos humanos e outro dos requisitos é possuir carta de condução.

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