Controlar o processo (ICAVC)

O controle do processo inicia em paralelo as implantações de melhoria. Segundo Chaves Filho (2010), a mudança cultural é o fator chave para o sucesso da transformação enxuta na empresa. Dessa forma, torna-se essencial a elaboração de um plano de sustentabilidade para estabilização das implantações e garantia da sustentação das melhorias. A Figura 52 apresenta o cronograma macro desta fase.

Figura 52 - Cronograma macro Controlar o Processo

Nesta fase do projeto ICAVC, a equipe lean, em conjunto com os envolvidos no fluxo do paciente Quimioterápico, controla os indicadores do projeto, padroniza as operações e desenvolve planos de controles e auditorias de sustentabilidade.

Serão apresentados neste tópico a evolução dos indicadores do projeto no ano de 2011 e as ferramentas de sustentabilidade adotadas no ICAVC.

3.3.5.1. Indicadores do projeto

A partir de um sistema de medição de desempenho focado nos princípios da Produção Enxuta pode-se avaliar os resultados operacionais, a sustentabilidade e a continuidade das implantações.

Norteados pelos objetivos do projeto – melhorar assistência ao paciente e a saúde financeira do hospital - os indicadores Lead time entre triagem e primeira sessão de

quimioterapia, Faturamento Quimioterapia, Pacientes triados e Alocação da capacidade da quimioterapia serão analisados seguindo a ordem descrita na Tabela 27 – Descritivo de

métricas do projeto lean healthcare ICAVC, tratada no tópico 4.2.2.1.. Os indicadores

4.2.4.3. Implantação dos kaizens e, assim, dispensam maiores apresentações. Os indicadores

Carregamento da quimioterapia e Ocupação da Agenda SIGA por especialidade serão

discutidos no tópico 4.2.5.2. (página 136).

 Lead time entre triagem e primeira sessão de quimioterapia

O tempo entre a triagem e o início do tratamento em diversos casos impacta profundamente no sucesso do combate a doença. Dessa forma, quanto menor o lead time, melhores são as condições do paciente. O lead time do paciente quimioterápico foi analisado ao longo de 2011. Devido à quantidade de pacientes e, consequentemente, o volume de informações, trata-se de um indicador de difícil compilação. Os dados foram retirados do servidor do ICAVC, trabalhados e compilados na Figura 53.

Figura 53 – Lead time paciente quimioterápico

O tempo médio dos pacientes que iniciaram a quimioterapia iniciou em janeiro de 2011 com 65 dias, fechando o ano com 50 dias e atingindo o menor valor em agosto (38 dias). Apesar dos valores obtidos estarem abaixo da expectativa (o MFV futuro apresenta o lead

time do paciente variando entre 25 e 52), o indicador apresentar uma evolução positiva, com

 Faturamento Quimioterapia

Com o propósito de aumentar o faturamento da quimioterapia e, consequentemente, do hospital, o indicador Faturamento Quimioterapia é de extrema importância para analisar a eficácia das melhorias implantadas. A Figura 54 apresenta a evolução do indicador ao longo de 2011.

Figura 54 – Faturamento Quimioterapia

Pelo indicador Faturamento Quimioterapia, pode-se observar o incremento de 33% no faturamento médio mensal no segundo semestre de 2011 em relação ao primeiro semestre de 2011, com o maior valor apurado em dezembro de 2011. Por se tratar de um setor de alta rentabilidade, o incremento no faturamento deste reflete positivamente na saúde financeira do hospital.

 Pacientes triados

Os pacientes triados via SIGA ou Indicação possibilitam reduzir o lead time de atendimento, impactando positivamente na assistência ao paciente. O total de triagens realizadas por mês está relacionado com o faturamento do hospital – quanto maior o número de triagens, maior o faturamento. Dessa forma, o indicador Pacientes Triados (Figura 55)

permite analisar a influencia das melhorias na assistência ao paciente e na saúde financeira do ICAVC.

Figura 55 – Pacientes Triados

Comparando o segundo semestre de 2011 com o primeiro semestre do mesmo ano, o número total de triagens aumentou em 14%, com incremento de 17% e 24% nas triagens via Indicação e SIGA, respectivamente. As triagens via Hospital permaneceram praticamente inalteradas. Os dados direcionam o ICAVC para um incremento no faturamento e redução do

lead time do paciente.

 Alocação da capacidade da quimioterapia

A máxima utilização da capacidade da quimioterapia permite aumentar o número de aplicações, impactando positivamente no faturamento do hospital. Conforme supracitado, o setor de quimioterapia apresenta alta rentabilidade e no ano de 2011 não foram realizados investimentos em estrutura e/ou recursos humanos, dessa forma, os custos fixos do setor permaneceram inalterados ao longo de 2011. O aumento do número de pacientes ocupando o setor resulta em maior faturamento. Os custos variáveis também sofrem acréscimo, porém, os demais custos são fixos, tornando o setor se torna mais lucrativo. A Figura 56 apresenta a

evolução do indicador Alocação da capacidade da quimioterapia2 de julho a dezembro de 2011.

Figura 56 – Alocação da Capacidade da Quimioterapia

O indicador pode ser analisado apenas a partir de julho de 2011, pois os dados necessários para sua compilação começaram a ser anotados após o evento kaizen da quimioterapia. No período de análise, a ocupação do setor começou em 63%, atingiu os maiores valores em setembro e outubro - 74% - e terminou o ano em 68%. As causas apontadas para a redução nos meses de novembro e dezembro foram férias de clínicas médicas, concentração de congressos médicos e proximidade de datas festivas (em determinados casos os pacientes preferem passar os feriados de fim de ano para depois iniciar o tratamento). As duas primeiras causas serão trabalhadas para não impactar o próximo ano.

A Alocação da Capacidade da Quimioterapia é ao indicador Aplicações de Quimioterapia, uma vez que o primeiro considera o tempo que o paciente permanece na QT e o segundo analisa apenas o número de pacientes.

2

3.3.5.2. Desenvolver planos de controles e auditorias de sustentabilidade

A sustentabilidade é um elemento muito importante para a disseminação dos conceitos de Produção Enxuta em uma empresa (BATEMAN, 2008). Para Womack (2007), grande parte dos esforços de implantação de Produção Enxuta está centralizada em evitar que os antigos padrões de trabalho voltem a ser utilizados.

Com o intuito de promover a manutenção e evolução das melhorias implantadas, foram desenvolvidas atividades periódicas de revisão e avaliação da sustentabilidade, exemplificadas a seguir.

 Ocupação da Agenda SIGA por especialidade

A definição da quantidade de vagas disponibilizadas para triagem via SIGA é realizada por meio de uma reunião mensal entre a liderança do SAME e a diretoria técnica, denominada Reunião de Triagem SIGA. Nesta reunião, são discutidos os motivos de impedimento de agenda e os resultados do mês anterior por especialidade. As vagas a serem disponibilizadas são fruto da analise da disponibilidade das clínicas médicas e da aderência à programação do mês anterior. A Figura 57 apresenta dados da triagem em dezembro de 2011 e a programação para janeiro de 2012.

 Carregamento da quimioterapia

No início do turno matinal da QT, os pacientes aguardando o tratamento são alocados nas poltronas conforme o ritmo de trabalho dos funcionários do setor. O carregamento inicial eficiente dos pacientes permite maior aproveitamento das poltronas e reduz o tempo de espera dos pacientes.

Para acompanhar a eficiência da alocação dos pacientes nas poltronas foi desenvolvido um plano de apontamento diário do carregamento e dos problemas encontrados (Figura 58). Uma reunião diária é realizada na QT entre enfermaria, farmácia e agendamento para discutir os dados apontados e, se necessário, gerar planos de ação para os problemas pertinentes. Mensalmente, o indicador de Carregamento da quimioterapia é apresentado à diretoria técnica do ICAVC (Figura 59).

Figura 59 – Carregamento Quimioterapia

Os valores médios do horário de carregamento das poltronas da Quimioterapia de junho a dezembro de 2011 são compilados na Figura 60.

Figura 60 – Horário médio mensal do carregamento das poltronas da Quimioterapia No período representado no gráfico, o horário médio mensal do carregamento das poltronas da Quimioterapia reduziu em até 45 minutos, comparando o valor inicial (08h35 em junho/11) com o menor valor aferido (07h50 em novembro/11). A redução de 47% no tempo de carregamento das poltronas no período com maior volume de pacientes representam 6% da capacidade total do setor3.

3 _{Considerando o horário de funcionamento da quimioterapia das 07h às 19h.}

08:35 08:01 07:57 08:02 08:05 07:50 07:55 08:00 07:00 07:15 07:30 07:45 08:00 08:15 08:30 08:45 09:00

junho-11 julho-11 agosto-11 setembro-11 outubro-11 novembro-11 dezembro-11 Horário do carregamento médio Meta (Carregamento)