O controle do estoque da empresa é realizado através da integração do sistema WMS utilizado e o trabalho da equipe de logística. A equipe é responsável por todo controle de movimentação de mercadorias dentro do armazém. Todas as mercadorias recebidas ou despachadas para os clientes são registradas no sistema. Mensalmente é realizada uma auditoria de contagem dos produtos para comparar o estoque físico com o estoque apresentado no sistema de gestão da distribuidora. A contagem é realizada por amostragem do estoque e os itens escolhidos são determinados pela diretoria.
A cada seis meses é feito um inventário de todos os itens em estoque. No inventário é conferida a quantidade, lote e validade dos produtos armazenados com a informação apresentada no sistema. Caso exista divergência de informações em algum item, uma nova conferência é realizada para constatar o erro. O relatório de divergências é
apresentado à diretoria e após sofrer analise é autorizado ao gerente de logística realizar o ajuste no sistema das informações apresentadas no relatório.
Através do controle do estoque, torna-se possível o cálculo do estoque de segurança necessário à empresa para atender com excelência seus clientes. O estoque de segurança é calculado considerando o tempo de entrega do fornecedor e a média de vendas do produto no trimestre. Para itens considerados de curva A, é adotado um estoque de segurança de 60 dias. Para itens de curva B a empresa estipula 45 dias e para itens de curva C é de 30 dias. A empresa tem o cuidado constante em não faltar mercadorias para seus clientes, principalmente os que realizam compras em pequenas quantidades.
Outro fator que determina a aquisição de estoque de segurança é a sazonalidade de vendas de alguns produtos. Conforme o gerente de logística relatou, alguns produtos em determinadas épocas do ano possuem uma demanda bem acima da esperada. Como exemplo, foram citados os produtos para gripes e alergias que geralmente em períodos chuvosos tendem a aumentar consideravelmente sua procura. Neste período, estes produtos recebem um aporte maior no seu nível de estoque para atender toda demanda. No período sazonal, o gerente de logística admite ter um acréscimo médio de 50% do nível de estoque dos produtos e em alguns casos, este incremento chega a ser de 100% em determinado produto. Neste período, os estoques destes produtos são verificados quinzenalmente e caso sua demanda aumente acima do estimado, um pedido complementar de compra é enviado ao fabricante.
Mesmo com este controle, o gerente de logística afirmou que às vezes ocorrem rupturas no estoque, ocasionando dessa forma a perda de vendas e consequentemente a diminuição das receitas. Estas faltas são ocasionadas por alguns motivos, entre os quais podemos destacar a falta de matéria prima no fabricante, demora no envio do pedido ao fornecedor, atraso na entrega da mercadoria e em alguns casos, erro no cálculo do estoque de segurança.
A reposição habitual do estoque ocorre através de um sistema informatizado, que auxilia o setor de compras na formulação dos pedidos de compra. Através do sistema é consultada a quantidade de cada produto do estoque. Nesta consulta é verificado o nível do estoque de cada fornecedor e caso seja necessário, emite-se um pedido de compra.
O sistema também auxilia no controle de lotes e validades dos medicamentos. As mercadorias são enviadas às farmácias sempre obedecendo ao lote sinalizado pelo sistema. O sistema consegue indicar qual lote deve ser comercializado primeiro usando como parâmetro sua validade. Mensalmente é gerado um relatório com todos os produtos em estoque com menos de doze meses de validade. O gerente de logística repassa esta informação ao setor
comercial da empresa para que seja formulada alguma promoção de vendas, para que assim, não ocorram perdas de mercadorias por vencimento.
As mercadorias com menos de três meses de validade restante são indisponibilizadas para venda e colocadas separadamente das que possuem validade superior. Um relatório informando a descrição do produto, lote, validade e a quantidade vencida é repassado ao setor de compras, que por sua vez, busca junto ao fornecedor o recolhimento da mercadoria e o devido ressarcimento. Algumas mercadorias vencidas não são recolhidas pela indústria e nestes casos a incineração destes produtos fica a cargo do distribuidor, respeitando-se as normas estabelecidas pela ANVISA através da Portaria Nº 802, de 08 de Outubro de 1998.
4.3.1 Sistema de gerenciamento de armazenagem (WMS)
Para uma integração eficiente de todos os componentes logísticos a empresa utiliza um sistema de WMS, que gerencia todos os processos, processamento de pedidos e o controle de estoque e armazenagem dos produtos. Todos os processos informatizados que foram utilizados são organizados pelo WMS. Conforme o gerente, este sistema é fundamental para o funcionamento da empresa. Na sua visão, fica inviável controlar um estoque de distribuição sem o uso desse tipo de ferramenta. Desta forma sua importância para uma correta execução das atividades logísticas é elevada, e torna-se indispensável para a empresa.
A utilização de um sistema WMS para controlar todos os processos logísticos facilita muito as atividades da empresa. Através do sistema é realizada a verificação periódica dos níveis de estoque. Esta informação é utilizada para formulação de pedidos de compra junto aos fornecedores. O sistema sinaliza ao responsável pelas compras quando algum produto está abaixo do estoque de segurança parametrizado, para que dessa forma o fornecedor seja contatado e o pedido enviado ao setor de faturamento. A informação da quantidade de produtos em estoque também é disponibilizada para toda equipe de vendas, onde o vendedor pode consultar seu equipamento (tablet) e acompanhar o estoque em tempo real.
O controle do estoque configura-se o processo mais relevante por fornecer todas as informações de disponibilidade de estoque para os outros setores da empresa. Esta informação precisa de um alto grau de precisão para garantir uma compra e venda eficiente. Qualquer divergência nessa informação pode acarretar grandes prejuízos para a empresa, que vão desde a compra incorreta de mercadorias até a perda de vendas por falta de produtos.
A empresa acredita que grande parte do seu sucesso no mercado de distribuição se deu através da integração dos processos logísticos. O sistema WMS coordena, organiza e controla todas as atividades logísticas, permitindo ao gestor do estoque um trabalho mais assertivo e estratégico.
A utilização do sistema integrado consiste também em fator fundamental para a atividade-fim da empresa. O acesso às informações do estoque por parte da equipe de vendas permite a realização de negociações precisas. O sistema também permite ao vendedor informar com clareza ao seu cliente a situação de seus pedidos e a disponibilidade de estoque.
Pode-se observar que os processos logísticos da empresa estudada encontram-se num estágio de integração em que cada atividade tem sua devida relevância e interdependência. Desta forma, às informações alimentadas durante as várias atividades logísticas são agrupadas e contribuem para a análise geral do estoque.
Portanto, percebe-se que a integração entre os processos executados na gestão do estoque da empresa funciona como uma estratégia de negócios, criando uma vantagem competitiva no mercado. Através do aperfeiçoamento logístico a empresa busca uma maior agilidade e segurança em seus processos, através da redução de erros e consequentemente de custos, proporcionando uma maior rentabilidade e garantindo a satisfação do cliente.