Controles internos para o sistema proposto

O sistema de compras de bens do imobilizado proposto por esta pesquisa, pretende contribuir com a gestão da Cooperativa, neste sentido foi analisado os controles internos já existentes em comparação com os controles provenientes caso seja implantado o sistema proposto, os quais poderão auxiliar os chefes de setor e também os gestores, diante de uma decisão de compra de um bem para o ativo imobilizado, podendo avaliar esta aquisição de posse das informações que o novo sistema pode proporcionar.

O quadro 9 demonstra esta comparação onde pode ser verificado os itens a serem analisados, o controle atual existente e o controles provenientes do novo sistema.

Quadro 9 - Quadro resumo

SISTEMA OPERACIONAL

SISTEMA ATUAL SISTEMA PROPOSTO

Telas sobrecarregadas Telas simples e intuitivas Menus com muitas informações Menus auto explicativos

Muitas Tabelas (18) Tabelas personalizadas

Não existe pesquisa por palavra chave Pesquisa com palavra chave Pesquisa por numero patrimonial Pesquisa por número patrimonial Relatórios exigem um nível alto de conhecimento

técnico

Relatórios com filtros seletivos, configuráveis por usuário

Obras em andamento estão fora do sistema Controle de obras em andamento

Não tem simulador de depreciação Projeção de depreciação para fins de orçamento Bens sem valor residual Usar uma estimativa de 10% ou 20% do valor de

aquisição, conforme a Lei 11.638/2007 Backup realizado manualmente por operador Backup automático mensal em base de dados

Terreno Terreno com número de matricula

Veículo Veículos – seguradora, IPVA

Bem sem situação econômica Bem está livre, parcial ou totalmente hipotecado Não existe relatório Imprimir relatório de razão auxiliar toda a

movimentação de um bem aquisição, transferência, baixa

Não possui relatório para auditoria Relatórios próprios para auditoria Inventário manual Inventário com leitor de código de barras

COMPRAS

Pedido verbal Documento senha/login

Não possui autorização de compra Documento que autoriza a compra Não existe setor de compras para o Ativo

imobilizado

Setor especializado em compras para o Ativo Imobilizado

Não é feita tomada de preços Pesquisar no mínimo três fornecedores para assim se certificar do melhor preço e qualidade dos produtos adquiridos

Financeiro só toma conhecimento, quando já foi lançado a nota fiscal no sistema de contas a pagar

Incluir a compra no fluxo de caixa

TRANSFERÊNCIAS

Nem sempre é com nota fiscal de transferências Sempre com nota fiscal de transferência

Setor que emite a nota de transferência e o setor que recebe o bem, devem estar cientes da operação por meio de aviso na tela do computador

Notas de transferências sem diferenciação se é para o bem definitivo ou para concerto

Transferência para o setor de manutenção só para conserto, não transferir as despesas com depreciações e nem os crédito de ICMS, PIS e COFINS, usar uma natureza de operação diferente

Emites-se nota de transferência da máquina e com isso não é possível cobrar o serviço

O departamento de máquinas faz serviços usar nota fiscal somente para transporte e ordem para cobrar o serviço

BAIXAS

Responsável pelo setor faz a baixa dos bens Responsável pelo setor precisa de autorização para fazer a baixa

Baixa por obsolescência Verificar se o outro setor não possui deficiência desse mesmo bem

Baixa por alienação sem verificar o preço de mercado

Baixa para alienação verificar o preço de mercado, ex. carro verificar o valor da fipe

Baixa por doação, alguns bens são obsoletos e ficam ocupando salas inteiras

Fonte: Elaborado pela autora

Conforme elencado no quadro 9, o novo sistema proposto pode proporcionar alguns benefícios para a Cooperativa, tendo como principal objetivo um controle mais eficaz do seu ativo imobilizado, não permitindo assim, que seus bens patrimoniais fiquem desprotegidos ou vulneráreis. Pois sabe-se que o patrimônio das empresas é composto por grande pelo ativo imobilizado, devendo por este motivo ter especial atenção, tanto no processo de aquisição, como na sua manutenção.

Na elaboração do quadro resumo, teve como propósito evidenciar a maneira de como funciona o sistema atual, nos processos operacionais, no setor de compras, nas transferências e nas baixas dos bens relativos ao ativo imobilizado em comparação com o novo sistema proposto por este estudo.

Verifica-se, com base no resumo, que o atual sistema praticado na Cooperativa deixa a desejar em alguns aspectos, dificultando a realização de tarefas para as pessoas envolvidas nos processos, pois o sistema possui algumas deficiências entre elas: a falta de relatórios, também informações de difícil entendimento, motivo pelo qual foram sugeridos novos layout

para simplificar/melhorar desde a tela inicial que possui muitos itens/ícones, para uma tela auto explicativas e intuitivas, e com relação aos relatório que seja possível, por operador, gerar o relatório de acordo com as suas necessidades. Para o processo de compras, transferências e baixas relativos aos itens do Ativo Imobilizado, foi sugerido algumas melhorias, pois na atualidade a Cooperativa precisa implantar/melhorar este controles, pois como foi dito anteriormente os bens deste grupo são a maior parte dos ativos totais.

Diante disso, o principal aspecto foi a verificação e preocupação se controles atuais praticados são efetivamente eficazes para a gestão da Cooperativa, então, verificou-se a ausência de alguns procedimentos internos os quais são essenciais no controle patrimonial, pois garantem a confiabilidade nos processos relativos ao imobilizado, verificou-se também a falta de um setor ou responsável pela compra/controle patrimonial, pois esta pessoa conhecedora da legislação e processos dos bens ao ativo imobilizado, agregaria muito ao setor o qual possui muitas especificidades.

CONCLUSÃO

Análise do Subsistema Patrimonial de uma Cooperativa, tema escolhido para este trabalho de conclusão de curso, foi realizado com êxito, agregando maior conhecimento e experiência para a graduanda do Curso de Ciências Contábeis pela Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul - UNIJUÍ.

Uma das funções da contabilidade é a informação. Ela se utiliza do Sistema de Informações como uma ferramenta para capturar, processar, armazenar e transformar dados em informações úteis para a gestão. Para que isso ocorra, utiliza-se a Tecnologia da Informação pela qual otimiza a geração e o fluxo dessas informações, indispensáveis para tornar as empresas mais competitivas, as quais no início buscavam a redução de custos por meio da automação, hoje além disso, busca-se a qualidade da informação.

Para realizar o presente estudo, primeiramente buscou-se embasamento teórico por meio de pesquisa bibliográfica referente aos conceitos sobre controles internos, sistema de informações e sistema patrimonial, buscando desse modo ampliar e qualificar a base conceitual sobre a temática em questão.

Na sequencia, foram descritos e analisados o sistema de compras, de baixa e transfe- rência de bens patrimoniais, praticados pela Cooperativa, sendo eles demonstrados por meio de fluxogramas que demonstram os métodos adotados para a realização das atividades. Nesta etapa verificou-se que alguns processos podem ser melhorados: relativo ao processo de solici- tação da compra de um bem para integrar o grupo patrimonial da Cooperativa, todos os che- fes tem autonomia para efetuar a referida compra, já que na Cooperativa não existe um setor de compras para os bens patrimoniais, então ele mesmo pode comprar ou encaminhar para o setor de compras geral existente. Destaca-se, neste processo a falta de orçamentos para a refe- rida compra por meio de pesquisa de preços no mercado, com o objetivo de se certificar que a compra seja de produto com menor valor e de boa qualidade; constatou-se também, que o sistema financeiro não é consultado antes da efetivação da compra, para verificar sobre a dis- ponibilidade de recursos para este pagamento relativo ao bem adquirido, dessa forma o bem é comprado, mas não consta no fluxo de caixa da Cooperativa para o referido pagamento, e alguns itens podem ser de valores representativos. Nota-se ainda, que ocorrem, por falta de planejamento, pagamento de valores mais altos em função da urgência no recebimento do bem. Outro ponto importante a ser destacado é o fato de não ser verificado internamente se existe o bem disponível em outro setor na Cooperativa, o que poderia evitar compras desne- cessárias. Com relação ao controle do bem entregue, verificou-se que ele é entregue no ende-

reço informado na nota fiscal, que é o setor do almoxarifado, a pessoa responsável orientada pela contabilidade faz todos os procedimentos pertinentes, já na contabilidade é lançada a nota que gera o numero patrimonial a ser anexado ao bem e também esta informação integra o contas a pagar/fornecedores, e encaminha o bem para o setor solicitante. Para a identifica- ção do bem é gerado um relatório e encaminhado para a pessoa que faz a colocação das pla- quetas. Com relação a localização dos bens, o controle hoje é feito manual, onde o funcioná- rio de posse de uma planilha vai até o local e faz o tombamento/conferência, este processo pode ser melhorado com a implantação de um leitor de código de barras, onde pode ser feita a leitura por setor e após lançado no sistema para conferência. Verificou-se que muitas vezes o bem é transferido sem nota fiscal e também ocorre de ter um bem alocado que não consta na sua planilha, para estas situações ele necessita contatar a contabilidade para verificação. Nas transferências entre setores, muitas vezes ocorre sem a emissão de notas fiscais de transferên- cia, percebe-se que o bem é retirado no seu local de origem e alocado a outro sem nota fiscal, isso dificulta a localização do referido bem, quando for feito o tombamento dos bens ao ativo imobilizado. Também com relação as baixas, elas são feitas pelos setores, onde cada setor tem autonomia, mas nota-se que não é verificado se existe uma carência desse bem em outro setor, e a avaliação para venda é feita pelo responsável, e nem sempre é verificado o valor residual ou o preço de mercado.

A partir das colocações anteriores foi elaborado uma proposta de um novo sistema, o qual tem o propósito de corrigir as falhas já mencionadas anteriormente e também melhorar os controles internos. Para tanto, realizou-se um quadro onde pode ser verificada uma compa- ração que demonstra os itens analisados do controle do sistema atual e o demais controles provenientes do sistema proposto, os quais tem o propósito de auxiliar os chefes de setor e também os gestores, diante de uma decisão de compra de um bem para o ativo imobilizado, podendo avaliar esta aquisição de posse das informações que o novo sistema pode proporcio- nar.

Ao finalizar este trabalho de conclusão de curso, constata-se que foi de muita importância e aprendizado, e que proporcionou ampliar e aprimorar os meus conhecimentos relativos ao tema estudado, contemplando todos os seus processos internos realizados na Cooperativa avaliando a maneira como é realizado na atualidade o processo de compra, controle, transferência e baixa dos bens pertencentes ao ativo imobilizado e com base nas pesquisa realizada ter conhecimento para propor um novo modelo de sistema com base na fragilidades encontradas, tendo o propósito de qualificar os gestores diante da tomada de decisão. Como minha atuação é nesta área, posso dizer que a realização deste estudo foi útil,

porque não existe muitas bibliografias sobre o controle do Ativo Imobilizado e principalmente para conciliar a teoria com a prática. A partir de 2015, também haverá alterações que foram instituídas com a Lei 12.973/2014, principalmente no que diz respeito a depreciação, até o ano de 2010 as empresas atendiam ao fisco tendo como base o RIR, a partir daí com a Lei 11.941/2009 passou a registrar a depreciação contábil e com isso surgiu o RTT, para o ajuste das duas depreciações, extinta agora em 2015. Essa diferenças devem ser demonstradas na ECF - Escrituração Contábil Fiscal.

Posso afirmar que o estudo se constitui em uma aprendizagem muito gratificante, me tornando mais capacitada, agregando conhecimentos e crescimento pessoal e profissional.

Verificou-se, portanto, que a Cooperativa tem a necessidade de inserir os itens propostos nos controles internos e no subsistema de controle patrimonial, ficando também disponível para quem tiver interesse de estudar o assunto e realizar um estudo e aplicar um auditoria dos bens patrimoniais em uma Cooperativa.

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