Controles internos

Os controles internos compreendem um plano no qual a entidade apresenta procedimentos, métodos e rotinas para a execução dos objetivos, sendo a proteção do patrimônio. Com esses controles a empresa gera dados contábeis confiáveis e verídicos no qual ajuda a administração conduzir os negócios.

O controle interno e a auditoria interna são coisas distintas, pois, a auditoria interna como já visto, é um trabalho realizado por um setor especializado para revisar e analisar os controles internos. E os controles internos são os procedimentos de organização e práticas administrativas, operacionais e contábeis adotadas pela empresa.

2.4.4.1 Objetivos dos controles internos

Os objetivos, para Attie (2011, p.195), são:

a salvaguarda dos interesses da empresa;

a precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais;

o estímulo a eficiência operacional; e a aderência as políticas existentes.

Para a empresa não adianta implantar um ótimo sistema de controle interno, sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado pelo sistema. Os objetivos principais dos controles internos são de fornecer à Contabilidade dados corretos e conferir a exatidão da escrituração, bem como evitar desperdícios, erros e, se ocorridos, identificá-los.

2.4.4.2 Importância dos controles internos

Muitas empresas, criam métodos de controles de acordo com suas necessidades, uma vez que a utilização de um sistema de controle auxilia na eficiência e eficácia dos controles executados.

Crepaldi (2002, p.213-214), traz exemplos de dois controles, primeiramente os controles contábeis, logo em seguida os controles administrativos:

 segregação de funções (pessoas que tem acesso aos registros contábeis não podem custodiar ativos da empresa);

 controles físicos sobre ativos;

 auditoria interna.

[...] controles administrativos:

 análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos;

 controle de qualidade;

 treinamento de pessoal;

 estudos de tempos e movimentos;

 análise das variações entre os valores orçados e os incorridos;

 controle dos compromissos assumidos, mas ainda não realizados economicamente.

O Auditor emite opiniões quanto ás demonstrações financeiras auditadas e avalia os controles relacionados nestas demonstrações, onde são os controles contábeis, sendo a proteção do patrimônio da empresa com a integridade dos registros, e os controles administrativos quanto à eficiência das operações condizentes com a política da empresa.

Para evitar alguns erros, Attie (2011, p.192), afirma:

A função da contabilidade como instrumento de controle administrativo é hoje unanimemente reconhecida. Um sistema de contabilidade que não esteja apoiado em eficiente controle interno é, até certo ponto inútil, uma vez que não é possível confiar nas informações contidas nos seus relatórios.

Ao avaliar os controles internos de uma empresa, o Auditor deve ter em mente seus objetivos, utilizando-se de seus conhecimentos e experiências mais eficientes em relação aos controles internos implantados pela empresa auditada, assim o Auditor terá mais segurança em relação aos exames que está procedendo. Essa eficiência é fator de economia de tempo a ser utilizado pelo Auditor no seu trabalho e, diante disso, acaba tornando o custo da auditoria mais baixo.

2.4.4.3 Controles internos do imobilizado

A Contabilidade tem um papel importante e contribui para o controle do patrimônio da organização, os registros dos bens devem ser realizados corretamente, bem como um controle periódico desses, contemplando desde o controle físico até o contábil relacionados com os bens do ativo imobilizado. Um controle patrimonial na organização tem como finalidade controlar os bens registrados no patrimônio da entidade, a fim de evitar apropriações indevidas e riscos, assim, não prejudicando o desempenho das atividades, prevenindo quebras, roubos, perdas e a inexistência do bem.

O ativo imobilizado deve ter uma forma de controle físico e legal, visando o planejamento e a organização para a elaboração dos procedimentos de controle do ativo imobilizado da entidade, tendo em vista definições claras e verídicas com a identificação dos bens, assim auxiliando na movimentação e localização do bem, mantendo o controle do patrimônio da entidade.

2.4.4.3.1 Tipos de controles no ativo imobilizado

Quanto aos controles do ativo imobilizado, cada empresa deve se adaptar conforme as necessidades de sua gestão, as normas e os controles internos. Para o controle do imobilizado não basta só o registro contábil, e sim é necessária a criação de alguns controles extra contábil, sendo estes registros individuais do bem imobilizado, podendo ser feitos manualmente ou por sistemas computadorizados de controle patrimonial, isto depende do volume de bens patrimoniais da empresa e de recursos que a mesma possui.

O autor Attie (2011, p.492), encontra exemplos de revisão dos controles do imobilizado:

* contagens físicas periódicas;

* balanceamento periódico entre as fichas individuais do imobilizado com os registros contábeis;

* sistema de autorização para aquisições e vendas de bens do imobilizado;

* sistema de comunicação para os casos de transferência, obsolescência ou baixa de bens do imobilizados;

* limites definidos de capitalização quanto a valores e tempo de vida útil; e

* segregação de funções entre o setor de compras e a recepção dos bens do imobilizado;

O inventário tem como objetivo verificar a existências de todos os bens da empresa, este é um procedimento de controle patrimonial o qual deve ser periódico. É no inventário que consta quando um bem não é localizado, perante isto deve o responsável pelo patrimônio buscar informações de possíveis movimentações que não percorreram os caminhos corretos, ou talvez até roubo ou extravio do bem.

Uma forma de controle dos bens é a identificação dos bens através da fixação de plaquetas com código de barras nos mesmos, ocorrendo a identificação do devido bem com um código, o qual é registrado no sistema podendo assim ser facilmente identificado pelo leitor de código de barras, facilitando assim sua localização na empresa e mantendo o controle correto e eficaz do patrimônio.

A figura abaixo mostra alguns modelos de plaquetas utilizadas nas empresas para o controle e registro dos bens patrimoniais.

Figura 1 – Modelo de plaquetas de patrimônio

Fonte - http://www.afixgraf.com.br/produtos/etiquetas-patrimoniais/.

É importante a comunicação entre os funcionários, pois o responsável pelo patrimônio deve ficar informado sobre qualquer movimentação ou danos sofridos pelos bens, e quando o bem identificado precisar de manutenção, o responsável do setor onde o bem está alocado deve comunicar sobre sua retirada para conserto.

O controle patrimonial para a empresa deve ser visto como algo importante, pois diante do aspecto econômico, deve-se minimizar os danos e desperdícios de recursos. Assim, a empresa deve manter os controles desde a entrada do bem até sua baixa ou venda.