Controlo de carga de trabalho

Cada setor do processo produtivo tem diferentes tarefas que, por sua vez, têm associados tempos que variam conforme o colaborador que a executa. Para além disso, o que faz variar o tempo de execução de um processo é o número de pessoas disponíveis, ou seja, a capacidade. Os fatores que podem influenciar a produção são muitos e provocam uma variabilidade difícil de controlar. Para além disso, a variação de carga de trabalho de cada

41 secção é, também, um fator que pode determinar a capacidade do mesmo. Neste aspeto, deve ser salientado que o tempo não é infinito, assim como a capacidade de produção.

Assim, tem de haver um equilíbrio relativamente a todas as partes interessadas dentro da empresa. É fundamental conseguir produzir tudo aquilo que é planeado para satisfazer a carteira de encomendas; a grande questão é que há variação da procura, e esta nem sempre está ajustada ao que realmente é preciso produzir e ao tempo que há para o fazer. Vários pontos cruciais se interligam, intrínsecos a esta parte, porque existe um cruzamento de interesses que pode causar conflitos.

Os administradores pretendem ter a melhor carteira de encomendas possível; o Serviço ao Cliente quer que as encomendas estejam prontas, consoante os dias em que as distribuições estão disponíveis; os Gestores de Produção desejam ter tempo para que as encomendas sejam concessionadas; o Planeamento é obrigado a que seja tudo produzido no tempo definido; o Aprovisionamento precisa de tempo para subcontratar material. Perante todo este conjunto de interesses e pretensões, surge uma questão pertinente: como se pode planear a produção para corresponder a todos estes interesses e de maneira a que seja exequível? Antes de tudo, é preciso olhar para o mais importante neste processo: a produção. É aqui que o foco deve estar, porque é onde o valor está, dado ser aqui que a empresa transforma a matéria-prima em produtos acabados. Por esta razão, é a capacidade de produção que deve ser controlada, para que seja viável planear a produção com a certeza de que é possível satisfazer a carteira de encomendas.

3.5.2.1. IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA

O problema detetado está situado naquilo que não é controlado: a variabilidade e o tempo. Como mencionado anteriormente, existem muitas partes a puxar para si, de modo a que as suas tarefas sejam feitas da melhor forma, mas isto pode implicar o incumprimento de outros. A questão centra-se sobretudo no tempo, onde está implicada a capacidade de produção na área fabril, e para onde saem ordens de produção que se baseiam em capacidades infinitas. Também se pode associar a capacidade ao número de colaboradores; no entanto, este aspeto é facilmente controlado.

A essência do problema centra-se nos três M’s – definidos durante o segundo capítulo – que alertam sobre as variantes da carga de trabalho, ou seja, um planeamento de produção por base de capacidades infinitas vai ter uma variabilidade de carga de trabalho diária incontrolável e irracional. Por outras palavras, pode-se encontrar situações de desperdício de capacidades (MUDA) – em dias que a carga de trabalho fica muito aquém do tempo disponível; casos de variação na distribuição da capacidade (MURA) – semanas onde existe uma discrepância enorme entre cargas de trabalho diárias; ou ocorrer o excesso de carga (MURI) – a carga de trabalho ultrapassa a capacidade disponível. Contudo, como o planeamento é semanal, pode acontecer que, no final, as cargas se equilibrem, mas isso não é controlável nem totalmente fidedigno, pois não há essa certeza.

Em todo o caso, não havendo a possibilidade de se balancear as cargas de trabalho diárias, o planeamento é feito consoante a carteira de clientes e as cargas do dia pelas exigências do cliente ou disponibilidade dos distribuidores, sendo feitos ajustes, consoante a receção de subsidiários e a produção.

Como não há noção da capacidade, tal pode gerar problemas, como a falta de tempo para cumprir o estabelecido, que por sua vez, pode gerar atrasos de um ou mais dias. Este facto pode impossibilitar ainda mais o cumprimento do Plano de Expedição N-1, pode levar a que os colaboradores tenham de fazer horas extras, ou mesmo que se tenha de adiar prazos de entregas – o que não deixa os clientes satisfeitos.

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3.5.2.2. CRIAÇÃO DE OBJETIVOS

Como se pode entender, é necessário colmatar este problema. Mas como se consegue controlar a capacidade dos processos? A reposta a esta questão passa pelo foco evidenciado anteriormente: através do tempo. Se a capacidade está associada ao tempo, se houver o controlo dos tempos das atividades, será realizado um melhor controlo da capacidade de execução dessas mesmas atividades.

A nível de sistema, os artigos têm um código que está ligado a vários módulos com informação do produto. Algumas dessas informações são respeitantes à lista de matérias e gamas operatórias: a primeira identifica todas as componentes que constituem o artigo; a segunda identifica os dados referentes à operação de produção da componente. É nas gamas operatórias que estão presentes os tempos dessa tarefa. O objetivo irá passar por atualizar esses tempos e as gamas operatórias. Atualmente, estes tempos não são fidedignos e há gamas que não estão corretas.

O objetivo pioneiro deste projeto vai ser a atualização do VSM da linha de armários no sistema. Optou-se por esta gama de produtos, pelo simples facto de que é um processo estudado e melhorado através do Projeto Lean, o que traz uma maior confiança na medição de tempos, para além de que será mais um passo, para que a produção deste produto fique mais controlada e próxima do ideal. Feita a recolha e introdução dos tempos no sistema, o controlo poderá ser feito através de módulos, desenvolvidos no sistema informático.