CONTROLO DOS REGISTOS - REQUISITOS DA DOCUMENTAÇÃO 1 GENERALIDADES

A DEFINIÇÃO DO ÂMBITO DA CERTIFICAÇÃO

4. Alterações no âmbito

4.2 REQUISITOS DA DOCUMENTAÇÃO 1 GENERALIDADES

4.2.3 CONTROLO DOS REGISTOS

Assegurar que os registos associados ao SGSA proporcionam a informação adequada à gestão e evidenciam a conformidade com os requisitos e a operação eficaz do SGSA.

FINALIDADE

A norma de referência requer a existência dos seguintes registos (como mínimo): INTERPRETAÇÃO

Secção / Requisito Registo Exigido

5.6.1 Comunicações externas 5.8.1 Revisões pela gestão

6.2.1 Acordos ou contractos com peritos externos 6.2.2 g) Formação e competências

7.2.3 Verificações e modificações dos PPRs

7.3.1 Informações relevantes e necessárias para a condução da análise _{de perigos}

7.3.2 Conhecimentos e experiência da equipa da segurança alimentar A disponibilização de documentos adequados e aprovados, incluindo a indicação correcta do estado de revisão, nos locais onde sejam necessários.

7.3.5.1 Fluxogramas verificados 7.4.2.1 Perigos Identificados

7.4.2.3 Justificação e resultado do nível de aceitação de um perigo no _{produto acabado}

7.4.3 Metodologia e resultados da avaliação do perigo

7.4.4 Metodologia e parâmetros da avaliação das medidas de controlo 7.5 f) Monitorização dos PPRs Operacionais

7.6.1 g) Monitorização dos PCC

7.6.4 Registos determinados como relevantes para o sistema de _{monitorização (ex: registos de medição, calibração, etc.)} 7.8 Resultados de verificação

7.9 Processamento e entrega 7.9 Rastreabilidade

7.10.1 Correcções, incluindo a natureza da não conformidade, _{as suas causas e consequências} 7.10.2 Resultados de acções correctivas

7.10.4 Resultados, causas e dimensão de retirada 7.10.4 Avaliação da eficácia do programa de retirada

8.3 Bases da medição e verificação na ausência de padrões _{para calibração}

8.3 Resultados de calibração e verificação de equipamento _{e métodos de medição}

8.3 Resultados das avaliações e acções decorrentes da utilização _{de equipamento não conforme} 8.4.1 Registos de auditoria interna

8.4.3 Análise dos resultados das actividades de verificação 8.5.2 Acções de actualização do sistema

Os registos específicos necessários a cada Organização serão diferentes tanto em número como em conteúdo. Pode ser necessário que a Organização mantenha outros registos, de modo a demonstrar conformidade com a norma ou com exigências legais, mesmo se aqueles não estiverem especificamente mencionados na NP EN ISO 22000:2005.

Um controlo apropriado significa o estabelecimento dos critérios e responsabilidades, em procedimento documentado, para:

Identificação dos registos a gerir no âmbito do SGSA;

37 GUIA INTERPRETATIVO

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Nota:

Com o recurso cada vez mais usual às tecnologias de informação, é exigível relativamente à protecção, recuperação e retenção, a documentação neste procedimento ou em outro, das práticas relativas a salvaguardas (backups), não só de ficheiros mas de aplicações e bases de dados que contenham informação que consista em registos do sistema de gestão, bem como de ferramentas do tipo anti-vírus e de gestão de acessos para prevenção da eliminação ou adulteração, relativamente à protecção.

Procedimento documentado para controlo dos registos (pode ser parte integrante do procedimento documentado para controlo de documentos) que defina as práticas estabelecidas pela Organização para cumprir os requisitos desta secção;

A disponibilização dos suportes definidos para os registos, incluindo a indicação correcta do estado de revisão (ex: impressos, livros de registo, equipamentos informáticos, etc.) nos locais onde são necessários;

A disponibilização de registos retidos dentro dos prazos estabelecidos para essa retenção;

Registos e/ou suportes físicos de backup. EVIDÊNCIAS

Não foram evidenciados registos do retorno de informação dos consumidores. Verificou-se que os tempos de retenção dos registos, nos casos auditados, se mostram inadequados para a natureza e utilização dos mesmos (Evidência: PG02 – Controlo dos Registos, de 20-01-2009, define que os registos de controlo do processo - Imp001, Imp002 e Imp003- que permitem assegurar a rastreabilidade do produto X à matéria prima são arquivados durante 1 mês, sendo o prazo de validade do produto X de 6 meses).

Não foi evidenciada a prática de realização de backups periódicos aos registos do SGSA.

NÃO CONFORMIDADES MAIS FREQUENTES

responsabilidades e autoridades, confidencialidade ou acordos contratuais com clientes e terceiras partes interessadas;

Arquivo e armazenamento: local, suporte e condições de armazenamento; Manutenção: cuidados a ter para manter a integridade;

Inutilização: forma de eliminação em função do grau de confidencialidade associado a cada registo;

Retenção: tempos de retenção por cada registo ou tipo relacionados com a segurança alimentar, em função da legislação aplicável, condições contratuais e/ou rastreabilidade definida.

Nota 1:

Não conformidades associadas ao controlo de registos podem ser igualmente indexadas às restantes secções da NP EN ISO 22000:2005, quando se constata que a não conformidade documental põe em causa a conformidade dessas secções.

Existência de uma política da segurança alimentar estabelecida pela gestão de topo;

Objectivos de negócio (“comerciais” na tradução portuguesa) da Organização que suportam a segurança alimentar;

Comunicação à Organização da importância em cumprir com os requisitos relacionados com a segurança alimentar: da norma NP EN ISO 22000:2005, estatutários e regulamentares, de cliente, etc;

Revisão periódica do SGSA, em intervalos planeados, demonstrando conhecimento do estado do SGSA, dos seus pontos fortes e das áreas de melhoria, assegurando a sua permanente actualização (ver 8.5.2), bem como da política;

Registos das revisões pela gestão (ver 5.8.1);

A gestão de topo disponibiliza os meios necessários (ver 6.). EVIDÊNCIAS

Nota:

O comprometimento da gestão de topo pode ser confirmado/reforçado através de observações e entrevistas com os demais colaboradores da Organização.

5. RESPONSABILIDADE DA GESTÃO

No documento Guia_APCER_22000 (páginas 35-38)