Controlo Interno

Todas as empresas deveriam ter um Sistema de Controlo Interno.

Este processo consiste em fornecer informação eficaz e eficiente provando que a informação financeira é confiável e que são cumpridas todas as normas e todos os regulamentos, isto é, consiste num conjunto de medidas que se esperam ser adequadas e eficazes e que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, estabelecer a exactidão e integridade dos registos contabilísticos e detectar situações de ilegalidade, fraude e/ou erro.

Assim, segundo o Professor Dr. Francisco Banha, o sistema de controlo interno é um plano de organização de todos os métodos e procedimentos adoptados pela administração de uma entidade para auxiliar a atingir o objectivo de gestão de assegurar, tanto quanto for praticável, a metódica e eficiente conduta dos seus negócios, incluindo a aderência às políticas da administração, a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de fraudes e erros, a precisão e plenitude dos registos contabilísticos e a atempada preparação de informação financeira fidedigna.

Segundo a Directriz de Revisão/Auditoria 410 da Ordem dos Revisores Oficiais de Contas (OROC):

“O sistema de controlo interno significa todas as politicas e procedimentos adoptados pela gestão de uma entidade que contribuam para a obtenção dos objectivos da gestão de assegurar, tanto quanto praticável, a condução ordenada e eficiente do seu negócio.”

O Controlo Interno de uma empresa é um processo, conduzido pelo Conselho de Administração, Gerência e outro pessoal de uma organização, projectado para fornecer uma garantia razoável relativa à realização dos seguintes objectivos:

 Eficácia e eficiência das operações;  Confiança na informação financeira;

 Cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis.

Os procedimentos de controlo interno, devem constar num manual escrito de controlo interno, que reúna todas as normas de carácter administrativo, contabilístico e funcional e qualquer alteração a esse manual deve constar sempre de um documento escrito.

De um modo geral estes objectivos são traduzidos por:

 Assegurar que não ocorram erros potenciais, através do controlo das suas causas;

 Exercer a função de assessorias, com vista a promover o cumprimento das leis, directrizes e demais regulamentações em vigor;

 Estimular a profissionalização e a eficiência do pessoal, ao responsabilizar individualmente pelos resultados das tarefas realizadas;

 Actuar na prevenção e correcção dos erros, salvaguardando os recursos (activos) contra perdas provenientes de desperdício, abuso ou fraudes.

Para a administração o Controlo Interno serve como um mecanismo de conhecimento da realidade da empresa, disponibilizando informações oportunas á administração.

De um modo mais específico e de acordo com Costa e Alves (2000), temos que os objectivos do Controlo Interno, são:

• Salvaguarda dos activos;

• Prevenção e detecção de erros e fraudes; • Preparação de informação financeira credível.

Segundo a Directriz de Revisão/Auditoria 410 (2000) as componentes de controlo interno são as apresentadas no esquema seguinte (Figura 3 – componentes do Controlo Interno):

Monitorização

Informação e

Comunicação

Actividades de Controlo

Avaliação de Risco

Ambiente de Controlo

Assim, temos como ponto de partida para as outras componentes o Ambiente de Controlo que é a atitude geral e as acções da Gestão e do respectivo órgão relativamente ao sistema de controlo interno e a sua importância dentro da Organização.

Seguido da base para a determinação de como os riscos devem ser geridos, a Avaliação de Risco que é a identificação e análise feita pela Organização dos riscos relevantes para a realização dos seus objectivos.

Os procedimentos de prevenção e detecção vêm no seguimento, isto é, as politicas que ajudam a assegurar que as directrizes da gestão são executadas, também estas denominadas de Actividades de Controlo. Chegasse, então, ao “patamar” da Informação e Comunicação. É aqui que se faz uma identificação, recolha e troca de informação relativa a planos, riscos, actividades de controlo e ao ambiente de controlo; por forma a permitir que os funcionários levem a cabo as suas responsabilidades.

Por fim, vem o processo que avalia a qualidade do desempenho do controlo interno ao longo do tempo, denominado por Monitorização. Este pretende um acompanhamento contínuo das actividades, isto é, das auto-avaliações, revisões e auditorias internas.

No Escritório Sílvia Massano são efectuados alguns procedimentos de controlo interno nomeadamente da rubrica de bancos onde todos os cheques recebidos são diariamente depositados no banco, recebendo em contrapartida um documento em como se efectuou tal depósito. A necessidade de conferência justifica-se pelo facto de serem detectados possíveis erros de classificação ou de lançamentos e poderem desta forma ser eliminados ou corrigidos de imediato. As remunerações pagas ao pessoal são efectuadas através de cheque ou através de transferência bancária no final de cada mês, uma vez que os movimentos de caixa devem ser reduzidos ao indispensável e apenas se devem efectuar pagamentos por caixa de valor reduzido. Com a recepção do extracto bancário, organizado cronologicamente por data, procede-se à reconciliação bancária, para ver se o saldo do banco está certo com a contabilidade detectando-se assim eventuais erros que podem ter sido cometidos como são os duplos lançamentos de valores na contabilidade.

Relativamente à empresa EgiParque, Lda, faz-se um confronto entre o extracto bancário e o extracto da contabilidade do respectivo banco, conferem-se os valores que estão num extracto e que no outro têm correspondência. Os que não estiverem assinalados, significa que estão num extracto e no outro não. Tal, pode acontecer devido a erros de digitação de valores ou falta de movimentos de transferência bancária por o escritório não ter recebido os documentos comprovativos. Por outro lado se os valores divergirem num lançamento comum a ambos os extractos deve confirmar-se o valor através dos documentos do banco e se os valores apenas constarem num dos extractos deve proceder-se á respectiva correcção no extracto em que falta, sendo que no extracto do banco será o próprio banco a fazê-lo.

Outra rubrica onde também são efectuados alguns procedimentos de controlo interno é da rubrica de terceiros. Aos quais, por exemplo, é efectuada uma conferencia das contas de dois em dois meses solicitando-se extractos da conta corrente para confronto com os registos efectuados no escritório. Também a ficha de cada funcionário, do escritório e da empresa, está actualizada e é de fácil consulta garantindo assim a fiabilidade das informações nela contidas.

Ao nível da rubrica das existências, o controlo no escritório é feito através de inventariação e/ou contagem. No que respeita á empresa EgiParque, Lda será explicada a inventariação das mesmas e de todas as outras inventariações no capítulo seguinte no ponto 5.1.1.