Resíduos:
Trading e
Logística:
Sistemas de
Informação:
Suprimentos
(Compras):
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II.4. Relatório Anual da Atividade da Comissão de Auditoria
Em conformidade com o Regulamento da Comissão de Auditoria (27) , com as regras
legais aplicáveis e as recomendações II.4.2. e II.4.3. do Código de Governo, a Comissão de Auditoria prepara e divulga no site da Sociedade o respetivo relatório anual de atividades, em conjunto com os documentos de prestação de contas, no qual descreve as atividades de fiscalização desenvolvidas no exercício em causa, referindo, se aplicável, eventuais constrangimentos deparados.
(27) Artigo 6.º.
II.5. Sistemas de Controlo Interno e de Gestão de Risco
Entre os sistemas de controlo interno da Cimpor destacam-se: • Controlo estratégico;
• Controlo de gestão, realçando-se subsistemas de controlo de segurança e saúde, técnico e financeiro;
• Controlo operacional.
A redundância sistémica é assegurada pelas Auditorias, Interna e Externa, e pelo sistema de comunicação de irregularidades.
A Gestão dos Riscos é uma responsabilidade nuclear de toda a estrutura de gestão da Cimpor, visando a identificação atempada dos principais riscos e oportunidades que se deparam à sociedade e o estudo, aprovação e implementação das medidas convenientes.
A gestão dos riscos financeiros suscetíveis de cobertura específica é de responsabilidade das holdings Cimpor SGPS e Cimpor Inversiones.
A operacionalização destes sistemas é responsabilidade primacial da estrutura hierárquica, desdobrando-se em níveis sucessivos de responsabilidade pelo Conselho de Administração e sua Comissão Executiva e estruturas operacionais e de suporte. Adicionalmente, a Direção de Saúde e Segurança, a Centro de Competências de Sustentabilidade e Cimento, quanto à atividade cimenteira, e o Centro de Competências de Betões, Agregados e Argamassas, têm particulares responsabilidades na identificação, análise e mensuração e gestão dos riscos de saúde e segurança, técnicos e operacionais e do parque industrial da Cimpor.
Ao nível do apoio corporativo, três áreas têm especiais responsabilidades na gestão do risco, e em particular da vertente financeira, a saber:
Tesouraria – responsável, entre outras atribuições, pela gestão dos riscos de natureza
financeira, incluindo os riscos de taxa, de liquidez, cambiais e de contraparte.
Seguros – responsável pelos programas globais de seguro da Cimpor e pela
coordenação das práticas do Grupo Cimpor nas restantes coberturas.
Gestão de Riscos e Auditoria - interagindo com o Conselho de Administração e
com a Comissão de Auditoria da Cimpor, está incumbida de zelar não só pela adequação e eficácia dos sistemas de controlo interno em todas as áreas do Grupo Cimpor, como também pelo bom desempenho dos referidos sistemas.
São funções desta área, designadamente:
• Realizar trabalhos de auditoria financeira, administrativa e patrimonial; • Certificar os resultados em função da estratégia e dos objetivos fixados;
• Examinar e assegurar o cumprimento das políticas definidas, dos planos estabelecidos e dos procedimentos, leis e regulamentos aplicáveis;
• Verificar os poderes e responsabilidades estabelecidos no Grupo Cimpor e o respetivo grau de formalização;
• Acompanhar o desenvolvimento ou alteração de operações, programas, sistemas e controlos;
• Verificar a custódia, existência física e valorimetria dos ativos;
• Executar as tarefas de auditoria operacional (em particular nas áreas de comercialização, produção, investimentos, conservação e pessoal);
• Avaliar o nível do respetivo controlo de gestão;
• Recomendar as medidas de correção julgadas convenientes;
• Verificar se as deficiências reportadas foram devidamente corrigidas; • Efetuar os trabalhos de auditoria informática;
• Avaliar a fiabilidade e integridade da informação e os diversos meios utilizados para a identificar, tratar e divulgar; e
• Analisar os sistemas de informação existentes, designadamente nos aspetos de segurança, controlos básicos programados e atualidade dos manuais dos utilizadores.
Os diferentes responsáveis operacionais são igualmente responsáveis pela conceção e implementação dos mecanismos de controlo de risco considerados mais adequados, sendo a eficiência destes últimos periodicamente avaliada – através do apoio corporativo de Gestão de Riscos e Auditoria – no cumprimento de um plano, preparado e desenvolvido anualmente, de auditorias financeiras e aos sistemas de informação, de processo e de conformidade com os procedimentos aprovados.
No que toca designadamente ao sistema de controlo interno relativo à preparação e divulgação de informação financeira, este é assegurado conjuntamente pela área de Controle de Gestão (Finanças) - com os contributos das diversas Unidades do Grupo Cimpor -, e pelas áreas de Gestão de Riscos e Auditoria e Relações com Investidores, cabendo a definição de objetivos, supervisão, avaliação de efetividade e de melhoria contínua das atividades desenvolvidas ao Presidente da Comissão Executiva e Administrador executivo com o pelouro financeiro.
No que toca à vertente de divulgação de informação financeira, esta ocorre sempre que a avaliação do impacto ou da natureza da mesma leve à sua tipificação, consoante o caso, pela Comissão Executiva ou Administrador executivo com o pelouro financeiro, como um dos tipos legais sujeitos a divulgação cabendo à área de Relações com Investidores a sua pronta publicação.
Sem prejuízo da assunção do objetivo de revisão para aperfeiçoamento deste conjunto sistémico, este tem-se mostrado eficaz.
Uma Nova Abordagem à Gestão de Riscos
Já sob a perspetiva do processo de reorganização, compreendendo a integração dos ativos InterCement na Cimpor foi elaborada, em 2012, uma nova Política Corporativa e um Manual de Orientação visando um aprofundamento da gestão de riscos a adotar em todo o novo perímetro do Grupo Cimpor. Neste contexto, nas operações da InterCement no Brasil e na Argentina, iniciou-se o processo de implementação de uma metodologia piloto de gestão de riscos baseada no COSO (Committee of Sponsoring of Organizations) que resultou na identificação, avaliação e priorização dos riscos considerados críticos, na aplicação de planos de ação para mitigação de tais riscos e no desenvolvimento de indicadores para monitorização dos mesmos.
Durante o processo de integração InterCement/Cimpor esta metodologia foi e será amplamente utilizada na identificação, avaliação e priorização dos riscos associados aos ativos do universo Cimpor, por forma a estender-lhes a implementação desta nova metodologia.
II.6. Responsabilidade da Administração e Fiscalização nos
Sistemas de Controlo Interno e de Gestão de Riscos
A criação e funcionamento dos sistemas de controlo interno, gestão de riscos e auditoria interna é da responsabilidade do Conselho de Administração – e da sua Comissão Executiva, na medida das suas competências delegadas -, cabendo por seu turno à Comissão de Auditoria a fiscalização da eficácia dos mesmos, a avaliação do seu funcionamento e propor o seu ajustamento às necessidades da Sociedade.
II.7. Regulamentos de Funcionamento dos Órgãos da Sociedade
Para além das disposições legais e regulamentares aplicáveis às sociedades comerciais, às sociedades com o capital aberto ao investimento público e aos mercados de valores mobiliários, o funcionamento dos órgãos da Sociedade é pautado pelas disposições previstas no Regulamento do Conselho de Administração, no Regulamento da Comissão de Auditoria e no Código de Ética adotado pelo Grupo Cimpor, disponíveis para consulta em www.cimpor.com A atuação do Revisor Oficial de Contas é ainda pautada por normas profissionais específicas.
Não existem outras regras internas relativas a incompatibilidades ou a número máximo de cargos acumuláveis aplicáveis aos órgãos de administração e fiscalização da Cimpor.
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