8.1 – INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO
Para encontrarmos INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO, clicamos em PROJETO> INFORMAÇÕES DO PROJETO. Nele estão contidas todas as informações gerais sobre o projeto.
Data de Início – Mostra a data de início do projeto. Data de término – Mostra a data de término do projeto. Data atual – Mostra a data atual.
Data de Status – Mostra a data da última atualização do projeto (usado para gerenciar o projeto quando se inicia até o seu término).
Agendar a partir de: – Mostra como o usuário quer iniciar o projeto, no nosso caso o projeto vai iniciar pela data de início, também podemos gerenciá-lo pela data de término.
Calendário – Mostra o calendário que escolhemos para o projeto, neste caso estamos usando o calendário padrão no projeto.
Utilizar o calendário certo é fundamental no planejamento e controle de projetos. Por isso, o Project permite o usuário criar seu próprio calendário ou utilizar algum dos três modelos existentes no programa. Esses calendários permitem controlar os dias úteis de trabalho e a existência de feriados ou folgas, influenciando diretamente em como os recursos devem ser atribuídos e como as tarefas devem ser agendadas. Os calendários podem ser aplicados para todo o projeto, para uma determinada tarefa, para um conjunto de tarefas ou para um recurso ou mais.
Para encontrarmos CALENDÁRIO, clicamos em PROJETO> ALTERAR PERIODO DE TRABALHO. O calendário é muito importante no projeto, pois ele especifica as horas de trabalho, os dias de trabalho, os dias de folga, férias. Um projeto pode possuir mais de um CALENDÁRIO. No nosso caso, estamos utilizando o CALENDÁRIO PADRÃO, que tem os dias de trabalho de segunda a sexta, as horas de trabalho vão das 09:00 às 12:00 e das 13:00 às 18:00 horas.
Para criar um novo calendário, basta clicarmos no botão “CRIAR NOVO CALENDÁRIO”, como mostra a imagem acima. Nele podemos criar um calendário que queremos, podendo alterar as horas de trabalho, dias de trabalho etc.
8.2.2 – EXCEÇÕES
Nesta aba podem colocar feriados e/ou dias com horário de trabalho diferente do normal. Exemplo: em 24 de dezembro, só se trabalha até o meio dia. Para adicionarmos a exceção é simples: selecionamos a data ao qual desejamos fazer a exceção em seguida clicamos em alguma lacuna abaixo da coluna NOME e escrevemos o nome da exceção. Exemplo: Natal. Após isso basta confirmar apertando a tecla ENTER.
Caso queiramos colocar que trabalhe apenas até o meio dia, fazemos a exceção e logo após, clicamos no botão DETALHES e aparecerá a imagem abaixo, nela podemos colocar a data escolhida como Folga ou trabalhar com horário diferente do normal também podemos colocar recorrência dessa exceção entre outras coisas.
8.2.3 – SEMANAS DE TRABALHO
Nesta aba colocamos os dias de trabalho e a duração de horas de cada dia. No nosso caso, estamos usando as semanas de trabalho “PADRÃO”. Caso queiramos alterar algum dado, basta selecionar o que queremos alterar e clicar no botão DETALHES, ao qual contém as horas de trabalho de cada dia da semana.
8.3 – TAREFAS
Tarefas são atividades que serão executadas para a conclusão do projeto. As tarefas são criadas a partir da “explosão de idéias” ao qual tudo o que pensamos para o projeto é organizado para que o projeto ocorra tudo como foi planejado.
8.3.1 – INSERINDO TAREFAS
Para inserir tarefas, posicionamos o cursor do mouse na célula em branco da
A tela inicial do Project é a visualização do gráfico de Gantt. Este é o melhor local para que sejam inseridas as tarefas do projeto. Tarefa é toda atividade com início e fim definidos. Portanto, cada tarefa possui três identificações essenciais: Identificação:
Campo de identificação – Criado automaticamente, representando o número da linha o de se encontra a tarefa.
Nome da tarefa – Mostra a descrição da tarefa a ser executada. No nosso caso é a “Construção de uma casa”.
Duração – É a duração que foi planejada para cada tarefa; e aqui, temos algumas observações a fazer:
Caso escrevamos uma tarefa e apertamos a tecla ENTER, o cursor vai para a linha abaixo e a duração fica “1 dia?”. Fica assim devido o usuário não digitar a duração e o programa pergunta se é 1dia.
Caso escrevamos uma tarefa e apertamos a tecla TAB, o cursor vai para a próxima célula para digitar a duração da tarefa.
A duração da tarefa pode ser feita em minutos, horas, dias, semanas, etc. Quando estiver na célula da coluna DURAÇÃO, caso a duração de uma tarefa dure 30 minutos, na coluna DURAÇÃO escrevemos 30m.
8.3.2 – TAREFAS RECORRENTES
Tarefas recorrentes são tarefas que se repetem em intervalos específicos ao longo do projeto. Exemplo: Reunião toda a quarta-feira das 13h00min às 14h30min. Para encontrarmos TAREFAS RECORRENTES, clicamos em TAREFA>TAREFA > TAREFA PERIÓDICA.
As informações sobre as tarefas recorrentes são: Nome da tarefa – Nome da tarefa que será recorrente.
Duração – A duração da tarefa recorrente. Exemplo: reunião de 30 min semanalmente. Na duração coloca-se 30m, simbolizando 30 minutos.
Padrão de recorrência – Nele podemos escolher se a tarefa recorrente será semanalmente, diariamente, mensalmente e anualmente podendo escolher o dia da tarefa e podendo escolher para que a tarefa recorrente dure de uma data até outra ou após um número de recorrências.
A grande diferença das tarefas recorrentes se dá pelo fato de ser disponível a escolha de um padrão de ocorrência e um intervalo de ocorrência para estas tarefas, determinando quando e por quanto tempo a tarefa irá se repetir.
Quando queremos chamar atenção para algum ponto no projeto que seja de maior interesse ou que represente um objetivo a ser atingido chamamos essa ocorrência de marco. Um marco é representado por uma tarefa com duração zero e é representada no gráfico de Gantt por uma simbologia própria com a data do evento ao lado. Portanto, para inserir um marco no projeto, basta adicionar uma tarefa e escolher uma duração zero para ela.
8.4 – RELACIONAMENTOS
Ao criar uma lista de tarefas para desenvolver um projeto, você irá perceber que todas as tarefas iniciam-se na mesma data.
Temos um problema ao quais todas as tarefas não podem ocorrer ao mesmo tempo. Algumas tarefas só iniciam quando a tarefa predecessora estiver concluída.
8.4.1 – VINCULAR TAREFAS
Vincular tarefas é o mesmo que criar relacionamentos entre as tarefas. Para vincular tarefas, clicamos duas vezes em cima da tarefa. No nosso exemplo, pegamos o projeto de uma Casa popular e damos dois cliques em cima da tarefa Alvenaria.
Podemos vincular as tarefas predecessoras colocando apenas o seu Id ou o nome da tarefa.
Id – É a numeração da linha do MS Project 2010 no projeto. Nome da tarefa – Mostra o nome resumo de uma tarefa.
Caso escolhermos fazer relacionamentos usando o Id, basta clicar na lacuna vazia da coluna Id e colocar o número correspondente a tarefa predecessora. No nosso caso a tarefa predecessora é Fundação com Id dois, pois a Alvenaria só pode ser iniciada quando a fundação estiver concluída. Basta confirmar, tecle ENTER ou clique em outra lacuna. O MS Project coloca o relacionamento Término a Início, pois usamos quase sempre esse relacionamento em todos os projetos.
8.4.2 – DESVINCULAR TAREFAS
Desvincular tarefas é o mesmo que retirar o relacionamento entre as tarefas. Para desvincular tarefas, selecionamos a tarefa e clicamos no ícone , localizado na Barra Padrão e Formatação.
8.4.3 – LATÊNCIA
Latência é a diferença de tempo de início/término de um evento ao início/término de outro evento. Em relação a projetos latência é o tempo de espera de uma tarefa a outra. Por exemplo, para pintar uma casa utiliza-se 16H. H e tem que ter o tempo de espera para a pintura secar. H.H – Homem hora. Para colocarmos a latência em alguma tarefa, damos dois cliques em cima da tarefa posterior.
No nosso caso, colocamos a tarefa predecessora como pintura com 2 dias corridos de latência para início da tarefa Decoração.
8.5 – ESTRUTURAÇÃO
Estruturação é visualmente mostrada pelos ícones localizados na BARRA DE FERRAMENTAS. Ela ajuda na organização das tarefas de acordo com o nível e importância.
A tarefa Acabamento é uma Tarefa Resumo, pois as tarefas que estão dentro delas são tarefas subordinadas à tarefa resumo, ou seja, para concluir esta tarefa o usuário tem que concluir as tarefas que estão dentro dela. A duração da Tarefa Resumo é a somatória das tarefas que estão dentro dela, como as tarefas Pintura e Decoração ocorre ao mesmo tempo, a duração da Tarefa Resumo é a mesma.
8.5.1 – REBAIXAR O NÍVEL DE UMA TAREFA
Para rebaixar o nível de uma tarefa, primeiramente à selecionamos e clicamos no ícone localizado na BARRA DE FERRAMENTAS. Assim, a tarefa superior à ela, se torna uma tarefa resumo e ela se torna uma tarefa subordinada à Tarefa Resumo.
OBS:
Podemos rebaixar o nível de uma tarefa, selecionando-a e apertando o seguinte comando: ALT + SHIFT + SETA À DIREITA.8.5.2 – ELEVAR O NÍVEL DE UMA TAREFA
Para elevarmos o nível de uma tarefa a selecionamos e clicamos no ícone localizado na BARRA DE FERRAMENTAS. Assim, a tarefa se torna uma Tarefa Resumo ou ela não se torna mais uma Tarefa subordinada de uma Tarefa Resumo.
OBS:
Podemos elevar o nível de ma tarefa, selecionando-a e apertando o seguinte comando: ALT + SHIFT + SETA A ESQUERDA.8.6 – RECURSOS
Recursos são pessoas, equipamentos e materiais utilizados para o desenvolvimento do projeto. Para cadastrar recursos, temos que ir para PLANILHA DE RECURSOS localizada na BARRA DE MODOS.
No nosso exemplo cadastramos quatro recursos. O primeiro é Pedreiro que é um tipo Trabalho. O quarto é a Tinta que é um tipo Material.
No gerenciamento de projetos, além do controle das atividades que compõem o projeto, é importante definir a responsabilidade de cada tarefa. O MS Project permite o controle de recursos utilizados no empreendimento. Os recursos são os equipamentos e pessoas necessárias para completar tarefas. O Project armazena informações sobre cada recurso com o objetivo de acompanhar as horas, custos e o efeito que cada recurso tem sobre o projeto.
Nome do Recurso – Nome do recurso a ser utilizado. Tipo – Existem três tipos de recursos:
O Trabalho que são as pessoas, ao qual o gasto com esse recurso é baseado em Horas por dia, não possui unidade de material, podendo possuir unidades Máximas.
O Material são todos os materiais que serão utilizados no projeto, como tinta que é gasto por unidades, além de possuir unidade do material que é a medida do material, no nosso caso a tinta é medida ao galão.
O Custo para identificar artigos orçamentais, tais como os custos de curso, que não são dependentes da quantidade de trabalho ou da duração de uma tarefa. Unidade do Material – Usado somente em recurso tipo material.
Iniciais – Podemos colocar iniciais para cada recurso cadastrado. Grupo – Podemos dividir os recursos em diferentes grupos.
Unidade Máxima – O máximo de um recurso que pode possuir um projeto.
Taxa Padrão – Caso for tipo Trabalho é colocado o custo gasto por hora em cada tipo trabalho. Caso for Tipo Material é colocado o custo gasto por unidade.
Taxa h. extra – Só é utilizado em tipo Trabalho, e caso faça hora extra é utilizado o custo de taxa extra para calculo do custo gasto.
Acumular – Mostra como o dono do projeto quer pagar os recursos. Caso for Rateado – Significa que será pago por partes. Caso for Início, o proprietário do projeto pagará no início do projeto e caso for Fim, o proprietário pagará o projeto no final.
8.7 – ATRIBUINDO RECURSOS ÀS TAREFAS
Após conhecermos como mexer nos comandos do MS PROJECT 2010, vamos atribuir recursos às tarefas.
Na imagem acima, mostra um exemplo de Casa Popular, com todos os vínculos e recuos (estruturação).
A imagem anterior, mostra um exemplo de recursos de uma residência, para acessarmos os recursos, alternamos para o modo planilha de recursos. Existem várias maneiras de atribuir recursos às tarefas, vejamos algumas:
OBS:
Caso queira atribuir mais recursos a uma mesma tarefa, separe-as com ponto - vírgula.UTILIZANDO O MODO GRÁFICO DE GANTT
Alternamos o MODO para GRÁFICO DE GANTT, posicionamos o cursor no campo NOMES DOS RECURSOS da tarefa a qual desejamos atribuir, clicamos na seta que aparece à direita, para mostrar os recursos disponíveis. Selecionamos o recurso desejado e ele será atribuído a tarefa automaticamente.
UTILIZANDO O ÍCONE OU MENU
Podemos também atribuir recursos as tarefas, selecionando-a e clicando no ícone ATRIBUIR RECURSOS ou no comando ALT + F10.
Nessa caixa, podemos atribuir os recursos às tarefas, juntamente à unidade de cada recurso a ser atribuído.
INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA
Outra maneira de atribuir recursos é clicando o BOTÃO DIREITO do MOUSE sobre a tarefa para mostrar as INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA, que aparecerá como na imagem a seguir:
Ao
Ao posicionaposicionar r o o cursor no cursor no campo, clicamos campo, clicamos na sna seta eta que aparece que aparece à à direita dodireita do campo para mostrar os recursos disponíveis. Selecionamos o recurso desejado e ele campo para mostrar os recursos disponíveis. Selecionamos o recurso desejado e ele será atribuído a
será atribuído a tarefa automaticamentetarefa automaticamente..
Caso, clicarmos em INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA e não aparecer à Caso, clicarmos em INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA e não aparecer à imagem acima, clique na ABA RECURSOS. Nela podemos atribuir os recursos, imagem acima, clique na ABA RECURSOS. Nela podemos atribuir os recursos, juntamen
juntamente com sua qute com sua quantidade.antidade.
Vimos que existe dentre as colunas do MS PROJECT, uma coluna chamada Vimos que existe dentre as colunas do MS PROJECT, uma coluna chamada CUSTO e ao atribuirmos o recurso não acontece nada com ela. Aperte OK e abra CUSTO e ao atribuirmos o recurso não acontece nada com ela. Aperte OK e abra novamente as
novamente as INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA. INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA. Depois de Depois de atribuir um recurso atribuir um recurso aa tarefa não ocorre nada com a coluna CUSTO, mas ao abrirmos novamente a caixa tarefa não ocorre nada com a coluna CUSTO, mas ao abrirmos novamente a caixa de seleção já aparecerá o custo gasto com aquele recurso naquela tarefa.
REMOVENDO RECURSOS REMOVENDO RECURSOS
Para removermos recursos das tarefas, seguimos os mesmos passos acima Para removermos recursos das tarefas, seguimos os mesmos passos acima para atribuir recursos e em vez de atribuir, vamos excluí-los. Para excluí-los os para atribuir recursos e em vez de atribuir, vamos excluí-los. Para excluí-los os selecionamos e clicamos no BOTÃO DELETE.
selecionamos e clicamos no BOTÃO DELETE. 8.8 – TAREFA CRITICA
8.8 – TAREFA CRITICA
No MS PROJECT, tarefa crítica é aquela tarefa que, se atrasada, No MS PROJECT, tarefa crítica é aquela tarefa que, se atrasada, compromete o término do projeto. Para visualizar as tarefas críticas, alternamos o compromete o término do projeto. Para visualizar as tarefas críticas, alternamos o MODO para GRANTT DE CONTROLE. As tarefas que aparecem em VERMELHO MODO para GRANTT DE CONTROLE. As tarefas que aparecem em VERMELHO são as tarefas críticas, pois se uma delas se atrasar, o projeto todo vai atrasar.
são as tarefas críticas, pois se uma delas se atrasar, o projeto todo vai atrasar.
8.9 – FILTROS 8.9 – FILTROS
Um projeto pode conter várias páginas com detalhes, dificultando por vezes a Um projeto pode conter várias páginas com detalhes, dificultando por vezes a localização precisa de uma informação específica. O MS PROJECT oferece um localização precisa de uma informação específica. O MS PROJECT oferece um sistema de filtros que serve para selecionar e exibir grupos de tarefas de acordo com sistema de filtros que serve para selecionar e exibir grupos de tarefas de acordo com o critério determinado pelo usuário.
APLICANDO FILTROS APLICANDO FILTROS 1.
1. Selecione Selecione qualquer qualquer Modo Modo de de Tarefas.Tarefas. a.
a. Ative o Ative o comando PROJETO e comando PROJETO e o item o item FILTRAR PARA.FILTRAR PARA. i.
i. Selecione um Selecione um dos filtros qdos filtros que ue aparecem no aparecem no menu principal.menu principal.
Caso as opções mostradas acima não sejam as que o usuário deseja, basta Caso as opções mostradas acima não sejam as que o usuário deseja, basta clicar em MAIS FILTROS, mostrada na imagem anterior.
GERENCIANDO UM RECURSO GERENCIANDO UM RECURSO
Após atribuirmos os
Após atribuirmos os recursos às recursos às tarefas, podemos tarefas, podemos verificar se verificar se algum recursoalgum recurso está superalocado ou livre. Caso algum recurso esteja superalocado mostraremos está superalocado ou livre. Caso algum recurso esteja superalocado mostraremos como podemos solucionar esse problema.
como podemos solucionar esse problema. 1.
1. Podemos reatribuir recursos a Podemos reatribuir recursos a uma tarefa, aumentar o uma tarefa, aumentar o recurso à tarefa. Mas recurso à tarefa. Mas casocaso aumentemos um recurso atribuído a uma tarefa, o custo do projeto pode aumentemos um recurso atribuído a uma tarefa, o custo do projeto pode aumentar.
aumentar.
2. Podemos alterar as horas de trabalho de uma tarefa especifica. Mas caso 2. Podemos alterar as horas de trabalho de uma tarefa especifica. Mas caso aumentemos ou diminuirmos as horas e/ou dias de trabalho especifico de uma aumentemos ou diminuirmos as horas e/ou dias de trabalho especifico de uma tarefa, o custo do projeto aumentar ou diminuir.
tarefa, o custo do projeto aumentar ou diminuir. 3.
3. Reagendar uma tarefa. Mas caso Reagendar uma tarefa. Mas caso reagendarmos uma tarefa, o custo pode serreagendarmos uma tarefa, o custo pode ser alterado.
alterado. Antes
Antes de de tentar tentar solucionasolucionar r superalocasuperalocação, ção, temos temos que que saber saber quando é quando é que que oo recurso fica superalocado, quais recursos estão superalocados. Para sabermos qual recurso fica superalocado, quais recursos estão superalocados. Para sabermos qual recurso está superalocado, mudamos o MODO para USO DO RECURSO.
recurso está superalocado, mudamos o MODO para USO DO RECURSO.
Os recursos em VERMELHO são os recursos que estão superalocados; para Os recursos em VERMELHO são os recursos que estão superalocados; para sabermos quando e quanto os recursos estão superalocados, mudamos o MODO sabermos quando e quanto os recursos estão superalocados, mudamos o MODO para GRÁFICO DOS RECURSOS.
9.1 – REDUZINDO O TRABALHO DE UM RECURSO
Podemos alterar os valores totais de trabalho, assim o recurso vai trabalhar mais com a mesma duração. Mude o MODO para USO DA TAREFA. Lembrando que a formula que rege o MS PROJECT é: “TRABALHO = DURAÇÃO X UNIDADE DO RECURSO”. Caso uma tarefa dure dois dias e cada dia possua 8 horas de trabalho, o trabalho dessa duração é 16h. Se colocarmos duas unidades de recurso tipo trabalho, irá gastar 1 dia, pois 16h = duração x 2. Sendo duração = 8h ou 1 dia.
Na imagem acima, o ajudante de pedreiro é um recurso tipo trabalho e que trabalha horas 32 horas em 2 dias. Sendo que só possuímos apenas um ajudante de pedreiro. Na aba trabalho mude as horas para que o recurso não fique alocado.
Na imagem acima, mudamos o trabalho para 16 h. Ao mudar as horas uma imagem de alerta aparecerá ao lado do local onde foi alterado. Passe o cursor em cima do Alerta e o MS PROJECT estará lhe fazendo uma pergunta. Ele sabe que o usuário diminuiu as horas do trabalho, mas ele quer saber se é se diminuiu para diminuir a duração da tarefa ou para continuar com a mesma duração e o recurso trabalhar mais.
Como queremos que ele trabalhe com a mesma duração, selecionamos a segunda opção. Neste exemplo, podemos solucionar o caso de superalocação de um recurso, diminuindo as horas de trabalho de uma tarefa sem interferir na duração dela.
9.2 – REATRIBUIR TRABALHO A OUTRO RECURSO
Outro método de tentar resolver superalocação é reatribuir trabalho a outro recurso. Este método é redistribuir manualmente a agenda.
Mude o MODO para USO DOS RECURSOS. Clique em FORMATAR> DETALHES> 1. Examine a escala de tempo à direita para cada superalocação realçada.
a. Examine a disponibilidade de outros recursos em tal dia.
i. Selecione a linha inteira da atribuição que deseja reatribuir.
As setas mostram os recursos e quando estão superalocados. Podemos reatribuir o recurso manualmente ou podemos usar uma ferramenta do MS PROJECT. Clique em FERRAMENTAS>REDISTRIBUIR RECURSOS.
A imagem acima mostra como desejamos que o MS PROJECT redistribua o