Custos de compras no processo de suprimentos

Figura 6.2: O foco é a redução contínua do custo de aquisição Fonte: http://sxc.hu/

Como vimos no item 5.1, o processo de suprimentos não envolve apenas a compra de materiais e serviços para o transporte e o recebimento no com- prador. Mas, também o processo de compras.

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Aula 6 - Custos dos processos de compras de produtos e serviços

Os custos de compras ou aquisição de materiais são compostos pelos custos de:

a) tratamento dos pedidos de reposição de materiais ou de serviços emiti- dos pela área de compras;

b) cotação técnica e de preços de possíveis fornecedores;

c) análise e decisão de compras;

d) contratação dos pedidos de compras;

e) movimentação dos documentos envolvidos no processo de compras.

6.2.1 Onde começam os custos desse processo

de compras

A área de compras recebe diariamente muitos pedidos das áreas internas da empresa ou órgão público para que materiais sejam comprados ou serviços sejam contratados.

O tratamento desses pedidos internos demanda meios de transporte das áreas internas até a área de compras como, por exemplo, serviços de malo- te interno ou sistemas de informação que tem um custo de operação que deve ser considerado no custo de aquisição. Também, o custo das pessoas envolvidas no recebimento do pedido de compra, triagem e planejamento do processo de compras devem ser considerados.

Após esse processo de recepção do pedido interno ter sido concluído na área de compras, começam a incidir sobre o processo os custos de cotação técnica e de preço dos produtos e serviços a serem adquiridos.

Nesta etapa de cotação, os custos importantes são de mão de obra para a montagem das solicitações de cotação e para seleção de prováveis fornece- dores a serem consultados.

Quando são comprados materiais padronizados, os custos envolvidos nessa etapa são menores porque o tempo para se preparar o pedido de cotação é pequeno. Por exemplo, quando a empresa ou o órgão público compra fardos de papel A4, ou parafusos conforme padrões de normas técnicas ou ainda matérias-primas usuais da produção, em geral os tempos de prepara- ção dos pedidos de cotação são baixos porque as especificações do que será comprado já está pronta. Isto reduz em muito os custos envolvidos nesta etapa do processo.

Porém, quando a empresa ou órgão público efetua a compra de materiais e serviços que não tem um padrão conhecido, geralmente isso demanda

Assista ao vídeo sobre o processo de compras ou aquisição de bens em uma empresa ou órgão público, considerando a utilização de sistemas da informação que podem auxiliar na agilidade e segurança do processo. Disponível em: http://www.youtube. com/watch?v=DGZZ84qkseA

Você sabia que uma boa prática de compras é fazer uma cotação com no mínimo três candidatos a fornecedores para garantir que o melhor preço seja escolhido na compra? Esta é uma boa prática que não deve usar somente na sua empresa ou órgão público, mas também na sua vida pessoal. Veja algumas dicas em:

http://mulher.terra.com.br/ comportamento/dia-do-consumidor- veja-10-dicas-para-uma-compra-con sciente,ccc86ee9f9e27310VgnCLD1 00000bbcceb0aRCRD.html

muito tempo para que o pedido de cotação seja detalhado com o objetivo de se obter a cotação correta. Por exemplo, isso ocorre na compra de novos materiais ou serviços sob medida a determinada situação das áreas internas requisitantes.

Uma vez recebidas as cotações, devemos considerar os custos das atividades de avaliação das mesmas, igualar as propostas para comparação, ou seja, a transformação das propostas em um formato no qual elas possam ser com- paradas e a decisão pela proposta mais adequada seja feita.

Nessas atividades devemos considerar dois tipos de mão de obra envolvidos: a mão de obra operacional, que faz as atividades de equalização e análise de propostas e a mão de obra de gestão, que em casos de compras de valores ele- vados, dedica tempo para a análise e decisão pelo fornecedor mais adequado. Por fim, devemos considerar nesse processo os custos com a formalização dos contratos de compras. Esses custos serão menores à medida que os contratos sejam padronizados e automatizados através de sistemas de in- formação. Contratos específicos e exclusivos em função de peculiaridades do fornecedor ou dos itens fornecidos tendem a tomar mais tempo para ficarem prontos, demandando maior custo.

Em todas essas etapas devemos considerar os custos de transporte de do- cumento dentro e fora da empresa que muitas vezes ocorre através de sis- temas eletrônicos, mas em casos de documentos que necessitam assinatura em papel, requerem transporte por correio ou empresas especializadas em entregas de encomendas.

Uma abordagem adequada dos processos de aquisição através da automati- zação, padronização de atividades e documentos e qualificação de pessoas é o melhor caminho para a redução dos custos logísticos associados a esses processos.

Resumo

Nesta aula, pudemos ver quais são os itens que compõem tipicamente o cus- to dos processos de compras de produtos e serviços em empresas privadas ou empresas e órgãos públicos.

Também, estudamos que um bom planejamento logístico começa com o pro- cesso de aquisição, o que pode gerar ganhos e economias para a organização.

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Atividades de aprendizagem

1. Pesquise na sua empresa ou órgão público como funcionam os processos de compras e se há uma área específica para tratar desse assunto.

Anotações

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Aula 7 - Custos dos processos de

recebimento de produtos e

serviços

Nesta aula você entenderá quais são os itens que compõem tipicamente o custo dos processos de recebimento de produtos e serviços em empresas privadas ou empresas e órgãos públicos.

Além disso, você verá que um bom processo de certificação de fornecedores pode aumentar muito o sucesso das ações de compras e recebimento dos produtos e serviços.

7.1 O processo de recebimento de

materiais adquiridos

Figura 7.1: Processos de recebimento de produtos e serviços Fonte: http://tecnolog-tecnolog.blogspot.com.br/

Nesta aula trataremos das atividades relacionadas especificamente ao pro- cesso de recebimento de materiais e de gestão de fornecedores.

Um adequado processo de recebimento de materiais propicia que a área de compras cumpra sua missão primordial que é disponibilizar para as áreas internas os materiais e os serviços solicitados na quantidade e no momento em que são necessários.

Esse processo de recebimento dos itens comprados demanda recursos finan- ceiros da empresa ou órgão público, que impactam diretamente nos custos de logística e nos custos gerais da organização.

7.2 Os custos do recebimento de materiais

comprados

Os custos com essas atividades começam a ser considerados na portaria de entrada, onde a infraestrutura de sistemas de computadores, mecanismos de pesagem de caminhões e a presença de pessoas treinadas são alocados para uma adequada entrada das cargas nas dependências da organização. Em algumas empresas ou órgãos públicos esses custos são muito fáceis de serem identificados porque portarias específicas para a entrada de materiais são construídas, separadas das portarias convencionais de entrada de fun- cionários e visitantes.

Custos adicionais podem ser contabilizados com o descarregamento dos mate- riais comprados, caso esses custos não tenham sido contratados pelo fornece- dor. Nesses custos podem ser alocadas despesas com equipamentos de movi- mentação de materiais como empilhadeiras, guindastes, veículos especiais para carga e descarga e a mão de obra usada na operação desses equipamentos. A inspeção propriamente dita do material recebido ou do serviço prestado deve ocorrer para garantir que os critérios de qualidade, quantidade e prazos sejam cumpridos. Assim, os custos envolvidos nessa inspeção serão maiores à medida que as avaliações de recebimento forem mais complexas e deman- darem mais tempo ou pessoal mais especializado. Por exemplo, inspeções de matérias-primas em geral demandam inspeções de pessoal tecnicamente preparado que, muitas vezes, são efetuados com a utilização de equipa- mentos de precisão ou de laboratórios de análises. Esses procedimentos au- mentam os custos de recebimento de materiais quando comparados com os recebimentos de materiais de fornecedores com qualidade já certificada.

Figura 7.2: Descarregamento de cargas http://www.pt.manitou.com

Leia o artigo que trata da logística aplicada à administração pública e considera em seu escopo as questões de aquisição e recebimento de materiais. Acesse o link: http://www.

administradores.com.br/informe- se/artigos/logistica-aplicada-a- organizacao-publica/49928/

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