Da viabilidade e aceitabilidade da expansão do método de controle

A entrevista revelou algumas características relevantes da estrutura administrativa do município de Janiópolis, principalmente sob o enfoque da atuação do controle interno. Através dos dados coletados, foi possível observar experiências positivas e negativas vivenciadas pelos servidores, enquanto técnicos e gestores públicos.

Dentre os entrevistados, o Senhor Tício demonstrou possuir maior domínio sobre a gestão do serviço público que executa. De acordo com ele, 100% dos serviços que executa possuem rotinas internas implantadas e o resultado tem sido a eficiência e agilidade dos serviços, não obstante, pela análise dos conteúdos, o departamento tenha recebido alguma atuação do controle interno após a realização dos atos.

Já o Senhor Mécio, chefe do setor de tributação do município, relatou que o departamento não possui ferramenta de controle e, ressalvada um único procedimento com rotina, os demais são executados todos sem planejamento, não existindo sequer ferramenta de controle de prazos e metas. Todos os entrevistados, entretanto, declararam que os resultados da implantação de rotinas interna dos procedimentos têm sido positivos. Já o controle interno declarou ter havido dificuldade de implantar uma única rotina entre os departamentos.

O Município, no entanto, necessita de urgentes mudanças de comportamento no tocante a controles, uma vez que a falta de ferramentas simples estão culminando com irregularidades extremamente complexas, a exemplo do último parecer do Tribunal de contas, citado na parte introdutória do presente trabalho, cuja ausência de controle do limite de suplementação culminou com irregularidade insanável. Nesse contexto, para livrar o município de tal constrangimento, seria necessário apenas que o departamento competente, munido de uma ferramenta simples de controle, enviasse à Câmara Municipal, assim que esgotasse o limite de créditos adicionais, um projeto de Lei abrindo e ampliando o referido limite.

Uma vez extrapolado o limite, no entanto, não existe forma legal de se corrigir o erro, pois corresponde à despesa realizada pelo município sem a correspondente autorização da Câmara Municipal. Diante de todo este contexto, foi inserido na entrevista com os servidores dois tópicos tendentes a medir o grau de aceitação,

tanto da implantação de rotinas internas de procedimento, quanto da instalação efetiva das unidades secionais de controle em cada departamento.

Para o servidor Tício, que já possui a prática, em seu departamento, de utilizar em 100% de seus atos, a rotina interna de procedimento e o controle interno, o sistema

(...) com certeza contribuiria para melhoria da questão do serviço da administração pública, porque como é uma unidade pequena, o volume de documentos não deixa de ser grande, então o trabalho do controle interno é muito árduo, muito complicado, muitas demanda, então se cada departamento implantar, de repente diminuiria a demanda de serviço para o controle interno e facilitaria para ela também, e evitaria falhas, que de repente pode ser corrigida com o passar do tempo.

Especificamente sobre a implantação de rotinas de procedimentos, o servidor declarou que, na sua visão, o resultado seria 100% e fez um importante relato:

Só não é seguido tudo isso em todos os departamentos por desconhecimento, ou falta de interesse pelos próprios chefes de departamento, ou até mesmo de alguém, ou do servidor, ou do próprio controle interno fazer essa indicação. Mas se todos seguissem com certeza a administração pública seria bem melhor controlada e evitaria vários transtornos.

O Depoimento de Mécio foi no mesmo sentido:

seria o ideal para o funcionamento da administração. Hoje, se normatiza o funcionamento de todos os setores, padroniza, coloca uma seccional do controle interno em cada departamento, tanto tributação, saúde, recursos humanos contabilidade, obras e viação, seria o ideal para o funcionamento da administração pública.

(...) No início teria resistência, como tudo para implantar hoje, para melhorar, para fiscalizar, tem resistência. Mas seria o ideal para o bom funcionamento a implantação do controle interno em cada departamento. Seria excelente, inclusive aqui no nosso departamento. Seria perfeito se pudesse implantar.

Para Semprônio, diretor da previdência municipal, o resultado seria muito bom se houvesse a implantação das seccionais:

seria melhor porque teria alguém para auxiliar a gente no nosso trabalho, para que nós não faça alguns procedimentos errados. No município como todo seria ótimo, porque o município, na administração, seria muito mais eficiente do que é hoje.

Em relação à expansão do método de controle concomitante através de rotinas internas de procedimentos, com base em sua experiência ressaltou que

(...) a eficiência muito maior, porque a parte dos processos de aposentadoria, onde existe essas normas seguidas, funciona muito bem. Raramente acontece um problema. Os prazos são cumpridos. Então eu acho que seria muito importante se houvesse nas demais rotinas, essa

normatização. Vai ter alguma coisa que vai mudar né, alguma coisa de burocrático pode até acontecer, mas eu acredito que no todo, a eficiência seria muito melhor.

Caio fez importante consideração sobre o tópico:

(...) primeira coisa, a partir do momento que você consegue passar a mensagem que o controlador interno está ali para ajudar a fazer as rotinas e fazer o departamento dê mais resultado, mais controle e melhorar, no geral, a administração, acho que essa é a parte mais difícil. A partir desse momento, a pessoa com certeza vai se abrir a ajudar a implantar essas rotinas. Não vejo tanto problemas assim. O resultado vai ser ótimo. A partir do momento que você implanta rotinas em controle interno, você tem mais segurança daquilo você está fazendo. Mais controle. Os resultados são melhores. Você consegue visualizar os resultados, mede ele as vezes melhor.

Como se nota, Caio voltou a defender que a expansão do controle interno como sistema depende do responsável pela Controladoria Central conseguir passar a mensagem, aos Departamentos, de que sua atuação é benéfica, ou seja, é para ajudar, é positiva. A opinião de Rosa, controladora geral do município, sobre a expansão do método de controle concomitante através de rotinas internas de procedimentos não destoou dos demais entrevistados:

eu acho assim, que haveria mais agilidade em relação aos processos e que a gente não estaria simplesmente trabalhando para cumprir prazos ou as leis, mais estaria agilizando processos e estariam mais em ordem, mais em dia.

Na sequência desta manifestação, foi colocada para a Servidora a questão do recente parecer pela reprovação de contas, se na sua visão, teria alguma relação com falta de controle interno concomitante estabelecido nos atos, através de rotinas internas de procedimentos. A resposta da servidora revelou a sua principal dificuldade: interagir com os departamentos:

Eu acredito que um pouco essa falta de rotina e essa falta de realizar reuniões. Eu acho que se a equipe se integrasse mais, conversasse mais, fizesse, tipo assim, a cada 15 dias uma reunião, um encontro uma integração, a gente poderia ter um trabalho melhor e evitaria muitos problemas, que até pareceres negativos.

A fala da servidora resume o objetivo da lei municipal e do presente trabalho: a necessidade de se implantar:

a) Um método eficiente de comunicação entre setores e unidade central de controle; e

b) Um método eficiente de controle interno concomitante.

Nos termos da lei municipal e o que se defende seriam:

a) A instalação das unidades seccionais de controle interno, como forma de interação setor/unidade central de controle; e

b) A implantação/expansão do método de controle concomitante através de rotinas internas de procedimentos.

A pesquisa realizada demonstrou, portanto, considerável grau de aceitabilidade da expansão do método de controle concomitante através de rotinas internas de procedimentos.

4.6. Da proposta de controle concomitante através de rotinas internas de