Decisão e Selecção do ERP

No âmbito dos objectivos específicos deste estudo, a identificação do responsável pela decisão de aquisição do sistema ERP e os factores que influenciam a sua selecção constituem duas das principais preocupações.

Conforme referenciado pelos autores Breternitz & Galhardi (2011) as PME’s costumam escolher os fornecedores do ERP através da indicação de terceiros, com base no custo da tecnologia. O responsável pela gestão do processo de selecção costuma ser a pessoa responsável pela informática e o administrador apenas intervém no que diz respeito aos custos associados pela aquisição.

De facto, da análise da informação recolhida através das entrevistas e da observação participante da autora, verificámos que as organizações estudadas seguem o critério de selecção apresentado pelos autores, ou seja, a opinião de terceiros e o custo associado à sua aquisição foram determinantes. A decisão de aquisição recai sobre a administração das organizações, sendo esta influenciada frequentemente por indivíduos que já conhecem e já manusearam o ERP.

Relativamente aos motivos apresentados para a aquisição do ERP One-Key, verificámos que têm por base alguma insatisfação com os sistemas anteriormente utilizados de suporte à gestão da informação. Averiguámos que as organizações sobre as quais incide este estudo procuravam uma tecnologia que suportasse toda a informação decorrente das diferentes áreas numa mesma base de dados, como exemplo, gestão de recursos humanos, processamento salarial, facturação e gestão de stocks. Neste sentido, os dados uma vez guardados e convenientemente tratados suportariam a tomada de decisões relevantes para a organização e poderiam fomentar a melhoria da gestão dos recursos materiais e humanos das organizações, conforme corroborado pelo autor Rascão (2001) no que se refere à utilização de sistemas integrados de informação.

Pudemos aferir que para as três organizações estudadas era fundamental que o ERP detivesse características ajustadas às áreas de negócio em que operam, mas que também permitisse alguns ajustes de acordo com as necessidades específicas que fossem surgindo no decorrer de alterações quer de natureza endógena, quer de natureza exógena à organização.

Segundo referido anteriormente e mencionado por Amaral (2005), para se manterem competitivas e melhorarem o seu posicionamento no mercado, as organizações são

45 pressionadas continuamente para produzirem mais e com maior qualidade mas utilizando menos recursos e em menos tempo. Neste sentido, as organizações estudadas encararam o ERP One-Key como uma forma de responder mais rapidamente às exigências do mercado e consequentemente não perderem posição no mercado e aumentarem a sua produtividade.

Os sistemas ERP pressupõem-se ferramentas que apoio à tomada de decisão na medida em os dados inseridos pelas diversas áreas funcionais e departamentos, quando devidamente tratados produzem informação relevante para os gestores tomarem decisões que impliquem com o futuro da organização. A qualidade da informação produzida é portanto crucial para o sucesso das decisões tomadas, assim como a rapidez de acesso a essa informação. Assim, para as organizações em estudo importava que o sistema ERP One-Key produzisse informação representada em mapas detalhados e mapas resumo da situação da organização a qualquer momento.

As questões legais associadas a alguns dos processos da organização são também tidas em conta pelas organizações no processo de selecção do sistema a adquirir. Como referido pelas entrevistadas, era fundamental que o sistema ERP a adquirir fosse certificado pela AT – autoridade tributária, umas das exigências apresentadas pela portaria n.º 22-A/2012, de 24 de Janeiro (Anexo I).

Um dos factores apresentados pelas entrevistadas com maior relevância para a aquisição do sistema ERP One-Key foi, como referido anteriormente, a insatisfação relativamente à qualidade na assistência técnica dada pelos fornecedores dos softwares de suporte aos sistemas de informação anteriormente existentes nas organizações. Estas procuravam uma assistência com menor morosidade na resolução de problemas, que primasse pelo apoio prestado em qualquer fase da sua utilização e que resolvesse com rapidez os problemas que surgissem no dia-a-dia.

Outro factor importante para a selecção do ERP One-Key, prendeu-se com o facto de ser um software multiempresa, ou seja, as empresas pertencentes a um grupo empresarial podem ter a informação necessária à tomada de decisão guardada no mesmo software, utilizando base de dados diferentes. Para as organizações estudadas foi um factor determinante porque facilita a criação de métodos de trabalho similares dentro das empresas do grupo e diminui os custos com as licenças de software necessárias para as várias empresas.

Os factores enunciados anteriormente foram decisivos para a aquisição do ERP One- Key, contudo o custo associado à aquisição e implementação do software foi determinante e decisivo para a sua selecção, pois como verificamos através dos dados recolhidos, O ERP

46 One-Key, para além de conter as características procuradas pelas organizações, foi também o software com menor custo apresentado perante os softwares analisados.

Resumidamente, as organizações procuravam um software de custo reduzido, que lhes permitissem introduzir dados referente ao seu dia-a-dia numa única base de dados e que posteriormente possibilitasse a utilização desses dados e da informação que resulta do seu tratamento como base para tomar decisões importantes para o seu sucesso. Procuravam um software que fosse intuitivo para os utilizadores e que, apesar de estar direccionado para a sua área de negócio, permitisse alterações ao longo da sua vida útil na organização e se adaptasse às necessidades actuais e futuras da organização.