Realizado o diagnóstico do problema e definidas as atividades críticas, o projeto iniciou a etapa de desenho das soluções. Nesta fase foram construídos o mapa de cotação, o processo de homologação de fornecedores e realizada revisão das políticas existentes na empresa.
6.2.1. Mapa de cotação
O mapa de cotação foi definido para identificar a forma de cotação a ser realizado no mercado, visualização da cotação e saving da aquisição, bem como se o service level agreement (SLA) havia sido atendido. O sistema utilizado para este foi o formulário ACCESS.
A figura 7 mostra como ficou o processo para imputar as informações no ACCESS. O processo se inicia com a extração das solicitações de compra do sistema oficial da empresa, segmentação entre a área de atendimento, segmento do item/serviço e definição do comprador.
Figura 7: Fluxograma distribuição de solicitações
Fonte: Autoria própria (2016).
Esta tarefa foi atribuída a um responsável por área. A segmentação do item/serviço é de suma importância uma vez que através dele é definido a forma de cotação no mercado e o SLA para o atendimento da solicitação. Foram definidas três formas de cotação, ou modalidade de compras request for quotation (RFQ), carta convite, resquest for proposal (RFP).
Cada uma das modalidades de compras possui um detalhamento maior sobre o produto/serviço, de acordo com cada tipo de compra, dando a possibilidade do desdobramento dos requisitos, pontos de avaliação dos fornecedores, esclarecimento dos problemas a serem sanados com aquela contratação.
A modalidade RFQ é utilizada para aquisição de itens/serviços de baixo custo e criticidade para o negócio. Nestas informações acerca do item, quantidades a ser comprada, valor e data de entrega e fornecedor são levantadas, normalmente utilizada para aquisição de itens/serviços que não tem impacto direto nos processamentos de exames ou na realização dos serviços da empresa. Para estes normalmente a escolha é realizada com o fornecedor com menor valor, uma vez que aspectos qualitativos não são avaliados.
A carta convite é utilizada para itens/e serviços com maior relevância, com aquisição de serviços de facilities e eventos. Este é construído junto com a área solicitante, uma vez que é necessário um desdobramento do item/serviço a ser adquirido, definindo as necessidades da empresa, especificações do produto/serviço e outros critérios que o fornecedor deve atender.
Baixa das SC'S do sistema Distruibuição das SC'S para cada área Distribuição das SC'S para analista Segmentação da SC Determinação do Prazo de Finalização Importação dos Dados para o ACCESS
O RFP é utilizado para aquisições de alta criticidade, como softwares. Construído junto com a área solicitante, contém todas as informações sobre necessidade e requisitos da solicitação, situação atual da empresa, são definidos os critérios de avaliação e de desqualificação e quando necessárias documentações especificas daquela solicitação.
Tanto o processo de carta convite quanto o processo de RFP buscam informações não só de valores, mas informações qualitativas do fornecedor, afim de buscar aquele que apresente a melhor alternativa para a empresa, que irá trazer maiores benefícios no longo prazo.
Como solução para referidos pontos, foi desenvolvido o mapa de cotação, formulário com o resumo daquela solicitação. Tal mapa agregava as informações que vinham da ferramenta oficial da empresa para solicitações de compras, com informações pertinentes ao processo de concorrência, informações do sistema de emissão de pedido e sistema jurídico.
Com as informações no mapa de cotação, cada comprador tem a informação sobre quais demandas estão sobre sua responsabilidade e qual o prazo para sua finalização e qual modalidade de compra deve ser realizada para aquela solicitação.
Além de auxiliar da divisão das solicitações entres as áreas e comprador, o mapa de cotação possui todas as informações do processo, dividido em quatro parte:
Dados da Solicitação: esta parte possui campos com informações extraídas do sistema e depois arranjadas de acordo com estabelecido em política de procedimento de compras para posterior importação para o mapa de cotação.
Informações do Sistema: n° da solicitação, demandante, centro de custo, endereço, data de aprovação.
Segmentação da solicitação: área/comprador/segmento: área de compras, comprador, segmento de compra, prazo para finalização, status da solicitação, tipo de contratação.
Observações: Campo para comprador realizar anotações sobre aquela solicitação.
Figura 8 - Mapa de cotação-dados da solicitação
Fonte: Autoria Própria(2016).
Dados da Concorrência: Nesta parte todas as informações são alimentadas pelo comprador responsável pela solicitação de compras, de acordo com o processo de cotação realizado:
Fornecedores que participaram do processo de cotação, valores iniciais, equalizados e negociado, condições de prazo de pagamento e entrega, bem como o fornecedor que foi selecionado, o saving da compra e o n° do pedido.
Na figura 9 consta os dados a serem preenchidos sobre os processos de concorrência.
Figura 9 - Mapa de cotação –dados da concorrência
Fonte: Autoria Própria (2016).
Dados do Processo: esta parte traz informações para as solicitações em que foi necessária validação de escopo e produto, ficando paradas com a área solicitante, não havendo como dar continuidade ao processo de compras, sem o retorno da área solicitante.
Figura 10 - Mapa de cotação- dados do processo
Fonte: Autoria Própria (2016).
Dados Jurídico: Para as solicitações em que são necessários a formalização
por meio de contrato físico.
Data de envio/retorno da análise do contrato Dato de envio/retorno da assinatura do contrato Dados do contrato.
A figura 11 traz a ilustração dos campos dos dados jurídicos no formulário ACCESS.
Figura 11 - Mapa de cotação: dados do jurídico
Fonte: Autoria Própria (2016).
O tipo de contratação foi estabelecido pois nem toda solicitação de compra implicava em cotação no mercado, ou necessitava de três cotações, foram criadas as seguintes formas de contratação:
Fluxo de Compras: Processo de aquisição que devem conter três cotações e seguir o fluxo normal de compras.
Fornecedor Exclusivo: Processo de aquisição que o material/insumo só é fornecido por uma empresa, ou somente uma possui especificações técnicas
requisitadas, não sendo possível realizar três cotações. O motivo da exclusividade deverá estar evidenciado na pasta com o processo.
Fornecedor Contratual: Fornecedores que implicam em contrato com o fornecedor, sendo necessário o preenchimento dos Dados Jurídicos.
Aditivo: Processos de aquisição que fazem referência a contratos já existem, consistindo apenas de inclusão de um novo produto/serviço ao contrato já firmado.
Operacional: As solicitações de compras que não implicam em novas aquisições incluindo um novo centro de custo para utilizar o produto, ou aumentar a quantidade do produto/serviço, não sendo necessária cotação no mercado.
Emergencial: Aquisições emergenciais são aquelas que o comprador deve dar prioridade, pois pode implicar na parada de um serviço crítico da empresa.
6.2.2. Homologação de fornecedores
Este processo consistiu na identificação dos grupos de fornecedores existentes na empresa e como a homologação e avaliação deste deve ser realizada. Os grupos de fornecedores foram definidos considerando o tipo de material/serviço ofertado pela empresa, para definição da documentação obrigatória de acordo com a atividade e a criticidade de fornecedor nas atividades da empresa, para verificar a necessidade de uma avaliação mais rigorosa do fornecedor.
Foram definidos três níveis de homologação de fornecedores possui quatro níveis e estas são realizadas de acordo com a criticidade do fornecedor:
Documentação Obrigatória de Acordo com segmentação Questionário de Auto Avaliação do Fornecedor
Relatório de Visita Técnica Carta de Recomendação Avaliação Jurídico- Financeiro
O questionário de auto avaliação do fornecedor é baseado nas normas ISO e tem o intuito de avaliar os processos do fornecedor, como gere a qualidade dentro de sua empresa, processos de segurança do trabalho, preocupações com o impacto de suas atividades no meio ambiente e responsabilidade social.
O relatório de visita técnica é utilizado para a verificação das instalações do fornecedor,
A carta de recomendação é um documento em que clientes do fornecedor avaliam o seu desempenho. A avaliação jurídico-financeira é realizada para fornecedores críticos da empresa, com a intenção de analisar a saúde financeira da empresa, se o fornecedor não apresenta nenhum risco às operações da companhia.
6.3. CONTROLE
Nesta etapa foram acompanhados alguns indicadores para monitoramento dos novos processos, bem como definido como estes seriam coletados e calculados. Os indicadores foram divididos em dois grupos, os indicadores processuais e ou indicadores referentes a auditorias e área de compliance.
Os indicadores processuais são aqueles referentes aos processos de compras, os indicadores desse Grupo são:
Solicitações de compras no prazo (SC’s no prazo) Atualização de status
Saving
Esses indicadores são medidos com as informações extraídas do mapa de cotação do formulário ACCESS.
O grupo de indicadores de auditoria e compliance dizem respeito a como os processos estão sendo realizados e se respeitam as regras estabelecidas na política de compra. Os indicadores desse grupo são:
Tipo de contratação Atendimento a três cotações Modalidade de compras Pasta na rede Propostas Troca de E-mails
Deste grupo, os indicadores eram baseados nas informações contidas no formulário ACCESS quanto ao tipo de contratação, modalidade de compras e atendimento a três cotações, mas através de auditorias realizadas semanalmente
essas informações eram conferidas com a documentação que estavam salvas nas pastas nas redes.
6.4. EXECUÇÃO
A fase de execução do projeto consistiu na elaboração da política de compra e política de homologação dos fornecedores, treinamentos das equipes e medicação dos resultados obtidos.
As Políticas foram revisadas buscando boas práticas da área de compra, normas utilizadas em outra empresa, analisando os requisitos das auditorias internas/externas e área de compliance da empresa. A principal dificuldade dessa etapa foi alinhar o que era o ideal e o que seria possível fazer com os recursos como sistema, mão de obra presentes na empresa, e levantar o que era mais relevante para cada área.
Com as Políticas definidas, houve o treinamento das equipes que foram montadas com pessoas de diferentes áreas, com o intuito de agregar práticas e conhecimento, além de promover maior interação entre as áreas de compras.
Durante os treinamentos, foi possível identificar novos pontos de melhoria, uma vez que a discussão foi aberta para quem efetivamente iria realizar a rotina estabelecida nas Políticas. Houve muita resistência sobre a burocracia e novos processos que apesar de não serem novos, seriam comprados com maior frequência e rigor.
Umas das melhorias identificadas com os treinamentos foi a inclusão dos dados do processo jurídico junto do Mapa de Cotação, assim, essa informação fica mais acessível para a equipe de compras.
Após o treinamento das equipes, a fim de verificar na prática as novas políticas e utilização do formulário, foi determinado um período de quinze dias de testes. Nesses buscamos entender quais as dificuldades dos usuários da área de compras e dos solicitantes ao novo processo, realizar as melhorias necessárias para então começarmos a medir e cobrar os resultados.
Apesar de terem surgido muitas dúvidas de preenchimento pelo requisitante, o processo foi bem aceito, uma vez que as principais áreas envolvidas no processo de compras de obras e serviço já estavam buscando desenhar este processo.
Para as demais áreas o processo levou mais tempo para ser implementado. Após o treinamento das equipes, as ferramentas foram utilizadas por um período de quinze dias, os quais foram utilizados para aprimorar o treinamento durante a realização das atividades e também para tirar dúvidas.
7 RESULTADO
O mapeamento foi realizado através de fluxograma de processo. Com esse mapeamento, foi verificado que diferentes práticas eram realizadas pelas pessoas da área de compras, mas que não havia um procedimento formal para realização das aquisições do grupo. Após o mapeamento de todas as áreas e análises dos fluxogramas, foi determinado o seguinte fluxograma para a área de compras:
Figura 12 - Fluxograma área de compras
Fonte: Autoria própria (2016)
Através da figura 12 foi possível definir as macros atividades e o que cada uma delas implicava:
Receber e analisar demanda: esta etapa consiste em receber a demanda e fazer sua análise. Nem sempre o escopo do produto/serviço requerido vem com as especificações necessárias para que o comprador abrisse o processo de concorrência, por isso deve analisar caso não tenha informações suficientes devolver para o solicitante. Os itens de reabastecimento não necessitam dessa etapa pois já possuem item e fornecedores selecionado.
Analisar Mercado: esta etapa envolve a busca de possíveis fornecedores para aquele processo. Em determinados casos é possível que o comprador encontre
somente um fornecedor que atenda aos requisitos, dependendo do produto/serviço ou região para qual a requisição está sendo realizada.
Validar tecnicamente: para algumas demandas, é necessário que a área solicitante valide/homologue o bem/serviço, nestes casos é necessário negociar com o fornecedor e a área solicitante prazo para envio de amostras e análises das mesmas.
Homologar e qualificar: implica em realizar a homologação e qualificação do fornecedor com as melhores condições comerciais, requerendo toda a documentação pertinente a aquisição e em alguns casos avaliação da situação financeira e jurídica, bem como visita in loco, para assegurar que o fornecedor tem condições de atender a empresa.
Selecionar fornecedor: caso o fornecedor com as melhores condições comercias esteja homologado e qualificado ele pode vir a ser contratado pela empresa, caso contrário deve ser realizado o passo anterior com o segundo fornecedor com melhores condições.
Análise jurídica: para os casos em que for estabelecido contrato físico com os fornecedores é necessário o envolvimento do departamento jurídico da empresa, para analisar e realizar a assinatura do contrato.
Emitir pedido: processo de emitir pedido para o fornecedor, dentro do sistema da empresa.
Acompanhar: garantir a entrega do bem ou realização do serviço conforme acordado.
Mapeadas as atividades envolvidas, foram realizadas as entrevistas para identificar os pontos críticos em cada uma dessas etapas e buscar as soluções para estes problemas, bem como identificar as atividades críticas deste processo.
O processo de receber e analisar demanda, o escopo muitas vezes vinha com poucas informações acerca do produto/serviço, pois a ferramenta em que a solicitação era encaminhada restringia o detalhamento da mesma. Para isso foram desenvolvidas as “modalidades de compras”, de acordo com cada segmento de compra.
A análise de mercado nem sempre era executada conforme a política de compras determinava, pelo menos três cotações, exceto nos casos de exclusividade o baixo valor de aquisição.
No processo de homologação de fornecedores foi identificado que apesar de haver uma política instruindo como realizar a homologação não havia uma ferramenta para monitoramento e gerenciamento da mesma, não sendo possível levantar um número de fornecedores que estavam realmente homologados, ou se os documentos utilizados para a realização da homologação precisavam ser revisitados.
Informações acerca das negociações, o status da solicitação de compra ficavam armazenadas no e-mail do comprador, ficando dependente do mesmo para a realização das aquisições. Além disso, existiam casos em que a cotação com três fornecedores não era possível, por ser um material/serviço que somente um fornecedor tinha condições técnicas de atender.
Foram definidos como atividades críticas o processo de homologação de fornecedores e a instituição de um sistema para controlar as cotações realizadas. O processo de homologação de fornecedores definido como crítico pois é uma das atividades que demanda maior tempo para o comprador e apresenta riscos para empresa, uma vez que pode impactar em toda cadeia de suprimento. A instituição de um sistema para o controle de mapa de cotação se deu para poder monitorar o atendimento das solicitações bem como os savings obtidos.
Com a implementação dos processos citados acima, os processos de compras ficaram transparentes e possibilitaram uma gestão com dados mais confiáveis e com mais agilidade.
O mapa de cotação possibilitou a gestão da rotina dos coordenadores e analistas, que tinham a visão das solicitações, seus status e históricos. Foram gerados indicadores para poder monitorar e controlar a efetividade da implantação.
Os indicadores medidos neste processo foram divididos em dois grupos, aqueles que utilizados para medir o processo em si e aqueles para atendimento dos requisitos do compliance e auditorias.
7.1. Indicadores Processuais
Os indicadores desse grupo são os que foram desenvolvidos para monitorar o processo de compras em si, que estavam diretamente atrelados as metas da área.
Gráfico 1- SC’S no Prazo
O indicador SC’S no prazo representado no gráfico 1 mede quantas das solicitações de compras, utilizando a segmentação para definir o nível de serviço, foram atendidas dentro do prazo. A medição antes era realizada de formas diferentes em cada setor de compras. Com os novos processos ficou definido que a medição seria até a data em que a cotação fosse realizada.
No primeiro mês, maio, em que os processos passaram a ser utilizados o indicador estava superior ao medido nos meses de junho e julho. Isso se deu pois em maio os demais processos estabelecidos ainda não estavam sendo realizados por todos, o que será demostrado nos demais gráficos. Nos meses em que todos os processos começaram a ser realizados, o indicador caiu, chegando a menos de 80 % de SC’s atendidas no prazo, o que demonstra que as áreas tiveram uma dificuldade para se adaptar aos novos processos, mas no mês de agosto o indicador já voltou a subir.
Outro indicador de processo medido foi o de atualização de status, seus resultados estão representados no gráfico 2.
Gráfico 2- Atualização de Status
O indicador atualização de status, foi utilizado com o intuito de monitorar a utilização do mapa de cotação, se este estava sendo atualizado conforme as informações do sistema oficial da empresa, além de garantir o fácil acesso dos clientes de como estava o andamento da solicitação de compra.
O último indicador dessa categoria, saving era medido diariamente e nos primeiros meses eram reportados apenas ao diretor, gerente e coordenadores da área de compras. A partir do mês de julho esse número passou a ser divulgado para os analistas, bem como o quanto resultado individual representava nos ganhos da área. Com essa medida os números tiveram um aumento significativo. Os dados desse indicador, por motivos de sigilo não puderam ser divulgados.
7.2. Indicadores Auditoria/Compliance
Esse grupo de indicadores foi feito com o fim de verificar o andamento dos processos antes da auditoria, identificando antes quais processos não estavam sendo realizados e quais a dificuldades para então regularizar a situação e propor melhoria. O indicador tipo de contratação, representado no gráfico 3, foi monitorado por três motivos. O primeiro, para identificar a utilização e atualização do mapa de cotação, segundo para ver se as compras estavam de acordo com o estabelecido na política e terceiro, saber o que cobrar de informações na rede.
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Gráfico 3 - Tipo de Contratação
Após a primeira medição foi realizada uma reunião para treinar novamente o ponto da política que trata do tipo de contratação e explicar a importância dessa atualização.
O indicador atendimento a três cotações, representado no gráfico 4, tem o intuito de monitorar o cumprimento da política de compras, tendo como exceção à regra as compras com de baixo valor de aquisição e fornecedores exclusivos.
Gráfico 4 - Atendimento a três cotações
As três cotações já eram exigidas na versão anterior da política de compras, mas como demonstra no gráfico 4, este passou a ter resultados melhores depois do acompanhamento através do indicador.
Outro indicador que visa monitorar um dos pontos da política de compras é a modalidade de compras (RFQ, carta convite, RFP). Como demonstrado no Gráfico 5
Fonte: Autoria própria (2016).
este ainda apresenta valores abaixo do esperado, isso se deu, pois eles necessitavam não só da equipe de compras para a realização, como também o envolvimento das áreas requisitantes.