Definição do modelo de controlo de gestão

Até ao momento, a MNM SA apenas efectuou o diagnóstico até ao nível dos processos. O Método

Learn permite o mesmo tipo de diagnóstico até ao nível das tarefas27.

Uma vez definidos os objectivos, indicadores e metas, a MNM SA teve especial atenção para os seguintes aspectos relacionados com o modelo de controlo de gestão:

• A verificação da consistência das métricas dos indicadores e a elaboração de um documento explicativo das mesmas para melhor compreensão dos utentes da informação; • A definição do responsável pela obtenção de cada indicador;

• A periodicidade da publicação da informação, tendo optado pela divulgação trimestral dos indicadores nesta fase inicial;

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• A definição das fórmulas de cálculo de cada indicador e a elaboração de um documento explicativo;

• A definição das fontes de informação, tendo especial atenção na definição de fontes que garantissem a necessária isenção.

Na implementação do modelo de controlo de gestão, a MNM SA definiu o modelo de funcionamento, segundo o qual, uma vez divulgada a informação trimestral, cada Gestor de Processo deverá elaborar um relatório justificando os desvios obtidos e identificando possíveis acções de melhoria e respectivos processos para o cumprimento das metas estabelecidas e reportando esta informação para a Administração. Trimestralmente, a Administração avalia, com o Gestor do Processo, o desempenho dos processos da sua responsabilidade.

No Quadro 3-7 apresentamos o quadro de indicadores do Processo Fabricar, que deverá ser apresentado trimestralmente à Administração pelo Gestor deste Processo, juntamente com a justificação dos desvios ocorridos e a identificação das acções de melhoria, bem como os sub- processos onde as mesmas incidem, com vista ao cumprimento das metas. No caso em apreço, poderão merecer uma especial atenção os indicadores “Prazo de entrega ME”, “Não conformidades do produto” e “N.º de não conformidades ambientais na produção”.

Quadro 3-7: Quadro de indicadores do processo Fabricar

Processo Fabricar

Per Indicadores Obj Oper 1T 2T 3T 4T Valor %

1. Optimizar os custos de produção (op.F1)

M ip.f11 Custos de produção por 100 m oo.0101,

oo.1301 €/Kg 150,22 € 147,66 € 143,66 € 139,98 € 141,34 € <= 140,00 € 1,34 € 1,0%

2. Cumprir prazos acordados (op.F2)

M ip.f21 Prazo de fecho médio das listas de

embalagem oo.0202 dias 5 4 3 2 2 <= 2 0 0,0%

3. Reduzir lead time (op.F3)

M ip.f31 Prazos de entrega ME oo.0202,

oo0302 dias 48 49 47 43 39 <= 37 2 5,4%

4. Garantir o cumprimento dos requisitos do produto (op.F4)

M ip.f41 Não conformidades do produto oo.1404,

oo1405 Unid 18 2 2 2 2 <= 0 2 100,0%

5. Minimizar impacto ambiental durante o fabrico (op.F5)

M ip.f51 N.º de não conformidades

ambientais na produção oo.1606 Unid 5 0 0 1 1 <= 0 1 100,0%

Desvio Ano N

Ano N+1

Meta

MnM

Quadro 3-8: Quadro de indicadores operacionais

Objectivos Operacionais

Per Indicadores Obj Estr 1T 2T 3T 4T Valor %

1. Assegurar e aumentar os actuais níveis de rentabilidade dos produtos, clientes e filiais (A)

MA io.01011 Índice de rentabilidade dos produtos, clientes e filiais A Unid 28,9% 29,5% 30,2% 31,0% 31,8% >= 31,5% 0,3% 0,8%

2. Consolidar ou aumentar o volume de negócios (B,C)

MA io.02021 Vendas totais B, C K€ 39.126 K€ 12.503 K€ 24.678 K€ 28.160 K€ 42.258 K€ >= 42.500 K€ -242 K€ -0,6%

3. Reduzir o lead time (B,C)

M io.03021 Lead time (Prazo de envio das encomendas) B, C dias 40 41 39 35 32 <= 30 2 6,7%

4. Vender em novos mercados para sector automóvel (B) MA io.04021 Índice de vendas em novos mercados (sector

automóvel) B Unid 50.385 € 5.272 € 12.939 € 44.505 € 82.552 € >= 75.003 € 7.549 € 10,1% 5. Minimizar risco de crédito de clientes (A)

M io.05011 Saldo de clientes não segurado A K€ 1.587 K€ 1.503 K€ 1.223 K€ 857 K€ 698 K€ <= 500 K€ 198 K€ 39,7%

6. Melhorar níveis de serviço aos clientes (B,C)

M io.06021 Índice de melhoria dos níveis de serviço aos clientes B, C Unid 25,0 16,7 13,3 12,0 10,3 <= 11,7 -1,3 -11,4%

7. Garantir resposta às novas necessidades dos clientes (D,E) M io.07041 Desvio em relação à data prevista dos processos em

curso (novos produtos) D, E dias 100,0 102,0 87,0 55,0 36,0 <= 25,0 11,0 44,0% 8. Garantir condições competitivas na aquisição de produtos de forma continuada (A)

M io.08011 Preço médio aquisição (cabaz) A € 265,33 € 259,40 € 252,99 € 251,89 € 245,87 € <= 250,00 € -4,13 € -1,7%

9. Manter o grau de dependência de fornecedores a níveis aceitáveis (A) M io.09011 N.º fornecedores com peso superior a 50% nos

artigos que fornece (stocks) A Unid 53 49 54 50 54 <= 55 -1 -1,8% 10. Reforçar o grau de parceria com os fornecedores de produtos complementares (B,C)

M io.10021 Nº médio mensal de reuniões com fornecedores

estratégicos de produtos complementares B, C Unid 3,0 1,0 4,0 3,0 4,0 >= 4,0 0,0 0,0% 11. Reforçar grau de parceria com fornecedores quanto ao nível de qualidade e novos produtos para sector automóvel (D)

M io.10041 Nº médio mensal de reuniões com fornecedores

estratégicos de matérias-primas e equipamentos D Unid 5,0 3,0 4,0 5,0 5,0 >= 5,0 0,0 0,0% 12. Reforçar o grau de parceria com os fornecedores com produtos mais competitivos para sectores não automóvel (E)

M io.10041 Nº médio mensal de reuniões com fornecedores

estratégicos de matérias-primas e equipamentos E Unid 5,0 3,0 4,0 5,0 5,0 >= 5,0 0,0 0,0% 13. Garantir as competências necessárias à evolução do negócio (A,G)

M io.12071 Desvios ao plano de formação (N.º acções não

realizadas) A, G 10,0 2,0 3,0 3,0 3,0 <= 0,0 3,0 100,0%

14. Reduzir custos da actividade (A)

MA io.13011 Custos de estrutura A K€ 5.672 K€ 1.535 K€ 3.239 K€ 4.578 K€ 5.524 K€ <= 5.500 K€ 24 K€ 0,4%

15. Manter os actuais níveis de qualidade do produto para sector automóvel (D) M io.14041 Índice de qualidade dos produtos para sector

automóvel D Unid 25 12 10 7 6 <= 4 2 37,5%

16. Melhorar os actuais níveis de qualidade dos produtos para sectores não automóvel (E) M io.14051 Índice de qualidade dos produtos para sector não

automóvel E Unid 35 15 11 8 8 <= 8 0 0,0%

17. Melhorar as condições de trabalho/ segurança (F,G)

MA io.15061 Índice das condições de trabalho/segurança F, G Unid 4.481 896 1.303 1.854 2.577 <= 2.000 577 28,8%

18. Garantir o cumprimento da legislação (A,F)

M io.16061 Índice de cumprimento da legislação A, F Unid 19 3 3 3 4 <= 3 2 60,0%

19. Reforçar a integração do sistema de informação (A,G)

M io.17071 Índice de integração do sistema de informação A, G % 47,5% 47,5% 47,5% 60,0% 67,5% >= 75,0% -7,5% -10,0%

20. Reforçar a unicidade do sistema de gestão único na organização (A,G) M io.18071 Índice de uniformização do sistema de gestão no

grupo A, G % 10,0% 10,0% 17,5% 32,5% 50,0% >= 50,0% 0,0% 0,0% 21. Reforçar a uniformização do sistema de avaliação da performance na orgenizaçao (A,G)

M io.19071 Índice de uniformização do sistema de avaliação da

performance no grupo A, G % 0,0% 17,5% 25,0% 52,5% 75,5% >= 75,0% 0,5% 0,7% Desvio Ano N Ano N+1 Meta

MnM

Também ao nível operacional, a Administração aprecia a performance de curto prazo da

organização, com base no Quadro 3-8. Esta apreciação não substitui, mas antes complementa, a que é feita com base na informação financeira produzida. A performance financeira deverá ser o

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Quadro de indicadores operacionais, justificando os desvios e identificando acções de melhoria, bem como os processos onde as mesmas incidem, com vista ao cumprimento das metas, à semelhança do que acontece com o Gestor de Processo.