Diversos autores, tais como Chiavenato (2003) e Anthony e Govindarajan (2001), tratam das etapas do processo de gestão das organizações empresariais elencando as funções de Planejamento, Execução e Controle.
A etapa de controle é freqüentemente definida como um processo através do qual a organização realiza a sua atividade de planejamento e execução dos planos e políticas de gestão, influenciando os outros membros na entidade, para que estes sigam às estratégias definidas.
Para Chiavenato (2003), o controle é algo universal, inerente a todas as atividades humanas, que consiste em um processo que direciona a execução das atividades para o fim previamente determinado no planejamento organizacional.
Compartilhando deste entendimento, Mintzberg (2003) afirma que o plano especifica o padrão desejado e o controle tem o propósito de avaliar se este padrão foi ou não alcançado.
Segundo Atkinson et al (2000) controle configura-se como um instrumento administrativo para que as entidades possam obter um bom desempenho e alcançar os seus objetivos.
Esta possibilidade de alcance dos objetivos organizacionais também é citada por Choi, Frost e Meek (1999, tradução nossa) e por Loebbecke e Arens (1991, tradução nossa), que consideram o controle como o meio mais efetivo e eficiente para alcance desses objetivos.
Assim sendo, o controle pode ser definido como o meio de garantir que aquilo que foi determinado como objetivo organizacional na etapa de planejamento, na
definição da estratégia da companhia, seja efetivamente realizado na etapa de execução, inclusive influenciando os integrantes da entidade para caminharem na mesma direção, permitindo que os objetivos organizacionais sejam realmente alcançados e da maneira mais efetiva e eficiente.
Oliveira, Perez Jr. e Silva (2004) atribuem ao controle a característica de continuidade e permanência, ao afirmarem que o controle é uma função concomitante às demais funções de gestão (planejamento e execução). Os autores destacam ainda que, para o sucesso de qualquer empreendimento, o controle deve ser identificado como primordial entre as funções, pois nenhum planejamento, por melhor que seja, pode garantir que os objetivos serão atingidos.
Seguindo esta mesma linha de pensamento, Penha (2005) também afirma que o controle é de uma etapa contínua e recorrente, que interage com o planejamento e a consecução, envolvendo a avaliação do grau de aderência entre estas funções, apontando os desvios, analisando as suas causas e propondo direcionamento para ações corretivas. Tudo isso com a finalidade precípua de assegurar que o desempenho efetivo da empresa esteja em conformidade com os objetivos planejados.
Chiavenato (2003, p.373) também destaca o aspecto cíclico e repetitivo do controle, definindo que o processo de controle deve ser “visualizado como um processo sistêmico em que cada etapa influencia e é influenciada pelas demais”.
A necessidade do estabelecimento de controles dentro das organizações surgiu principalmente em decorrência do crescimento das instituições e a conseqüente necessidade de descentralização dos poderes decisórios, bem como o aumento da complexidade dos processos organizacionais (ATKINSON et al, 2000 e MOSIMANN e FISCH, 1999).
Esta causa de surgimento do controle também foi prescrita por Lima (2002, p. 20) ao afirmar que:
[...] a descentralização do processo decisório e a delegação de poderes fornecida aos gestores, para impulsionar os seus processos, trazem consigo a imposição de mecanismos de prestação de contas e de monitoramento das transações realizadas na empresa.
Para realizar a atividade de controle, as organizações desenvolvem um sistema de controle interno, através do estabelecimento de diversas políticas e procedimentos, que buscam assegurar a proteção da sua estrutura patrimonial e a eficácia do seu desempenho, fornecendo assim segurança razoável para o alcance dos seus objetivos.
Crepaldi (2004) afirma que o controle interno corresponde a um sistema, que visa controlar um sistema ainda maior, no qual são definidos os procedimentos de cada uma das atividades necessárias para a operação da empresa. Este sistema de controle compreende o plano de organização, os deveres, as responsabilidades e todos os demais métodos e medidas adotadas com o intuito de salvaguardar os ativos, verificar a fidedignidade das informações, promover a eficiência organizacional e estimular a comunicação e o cumprimento das políticas, normas e procedimentos administrativos adotados pela entidade.
Esta mesma idéia também é preceituada pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC), através da resolução n.º 820/97, que estabelece que o sistema de controle interno compreende o plano da organização e o conjunto integrado de métodos e procedimentos adotados pela entidade para proteção do seu patrimônio, promoção da confiabilidade e tempestividade dos seus registros e demonstrações contábeis e da sua eficácia operacional.
Já para o Antunes (1998) a estrutura de controle interno de uma organização corresponde a um sistema maior no qual está inserido o subsistema contábil desta.
O estabelecimento de políticas e procedimentos de forma adequada assevera fluidez para conquista dos objetivos específicos da organização, já que suas medidas são dirigidas contra o risco de que estes objetivos não sejam alcançados (ATTIE, 1998; BOYNTON, JOHNSON e KELL, 2002; ROEHL-ANDERSON e BRAGG, 2000, tradução nossa).
Segundo Choi, Frost e Meek (1999, tradução nossa), o sistema de controle é composto por políticas financeiras e operacionais, estrutura de relatórios internos, orçamento operacional e procedimentos manuais sempre consistentes com os objetivos da alta administração.
O controle interno é usualmente categorizado pelos autores de acordo com a natureza do controle, como resumido no Quadro 1. Essas categorias devem ser relacionadas para permitir que o sistema de controle apresente bons resultados.
Categoria Objetivo Exemplo Autor
Controles
Contábeis Salvaguarda de ativos e registros financeiros apropriados Auditoria interna Roehl-Anderson e Bragg (2000, tradução nossa) e Almeida (2003) Controles
Administrativos
Eficiência operacional e
aderência às políticas gerenciais, auxiliando os executivos na conduta dos seus negócios
Estudos dos tempos e movimentos; relatórios de desempenhos; pro- gramas de treinamentos e qualidade total Roehl-Anderson e Bragg (2000, tradução nossa) e Almeida (2003) Controles Operacionais Básicos
Políticas e linhas básicas de direcionamento para alcance dos objetivos
- Roehl-Anderson e
Bragg (2000, tradução nossa Controles
organizacionais Designar responsabilidade e delegar autoridade Manuais de organiza-ção; organograma; descrição de cargos e segregação de função Crepaldi (2004) Controle de sistema de informação Prestação de informações à administração para planejamento e tomada de informação
- Crepaldi (2004)
Controle de
procedimento Estabelecimento de políticas e procedimentos, incluindo o fluxo de documentações, que inclui sistema de processamento das transações, e controles indepen- dentes das rotinas de pro- cessamento das transações
Revisão de cálculos. Endosso restritivo de cheques administrati- vos, conciliação de saldos contábeis Crepaldi (2004)
Quadro 1 - Categorias de controle de acordo com sua natureza Fonte: Autora, 2007
Já o COSO (2006) não cria categoria de controle, mas sim o subdivide, partindo da análise do objetivo a que se destinam, classificando-os em três grupos:
a) Eficiência e efetividade, que está relacionado com o objetivo básico da entidade, incluindo as metas de desempenho e de lucratividade e a salvaguarda de ativos;
b) Confiabilidade nos relatórios financeiros, que está relacionado com a preparação dos relatórios financeiros publicados, incluindo os intermediários e os consolidados, bem como todos os demais dados financeiros que são publicados.
c) Conformidade com leis e regulamentos inerentes a atividade da empresa.
Esta subdivisão proposta pelo COSO (2006, tradução nossa) possui o intuito de facilitar o direcionamento e visualização de necessidades, de acordo com as diferentes naturezas que possuem.
Esta instituição enfatiza ainda que, como o controle interno serve para muitos importantes propósitos, há uma crescente demanda por sistemas melhores de controle e isso vem sendo, cada vez mais, visto como a solução para uma grande variedade de potenciais problemas.