Definindo compras públicas compartilhadas

A realização de compras compartilhadas é uma maneira em que vários órgãos públicos se unem para participar de uma mesma licitação, tendo um deles como gerenciador de todo processo. Uma das primeiras aparições do termo aquisições compartilhadas se deu com a Instrução Normativa do Ministério da Administração Federal e Reforma do Estado – MARE número 8, de 04 de dezembro de 1998, conforme a seguir:

Art. 2°. O MARE centralizará as informações relativas às licitações para Registro de Preços em curso, por item, para subsidiar os demais interessados, principalmente quanto a possíveis aquisições compartilhadas por mais de um órgão ou entidade. Art. 3°. O órgão ou entidade usuário não está obrigado a comprar o bem registrado dos fornecedores constantes da Ata de Registro de Preço, podendo optar por outros meios legais para adquiri-lo, inclusive a dispensa ou inexigibilidade de licitação. Parágrafo único. Quando da licitação específica para compra resultar preço igual ou superior ao registrado, deverá a Administração revogá-la no interesse público e processar a aquisição por intermédio da Ata de Registro de Preço.

II – Das Definições

Art. 4° Para fins desta Instrução entende-se por:

I – Órgão ou entidade responsável – aquele que licita e responde pelas Atas de Registro de Preço;

II – Órgão ou entidade usuário – aquele relacionado no edital e nas respectivas Atas de Registro de Preço para adquirir os bens registrados.

A Instrução Normativa número 10, de 12 de novembro de 2012 define compra compartilhada como sendo “a contratação para um grupo de participantes previamente estabelecidos, na qual a responsabilidade de condução do processo licitatório e gerenciamento da ata de registro de preços serão de um órgão ou entidade da administração pública federal”.

Na visão de Meirelles (2010), o sistema de registro de preços é o conjunto de procedimentos para registro e assinatura em ata de preços em que os interessados se comprometem a firmar, por certo período de tempo, contratações futuras de compras ou de serviços frequentes, a serem realizadas nas quantidades solicitadas pela administração e em conformidade com o instrumento convocatório da licitação.

O Art. 3° do mesmo Decreto prevê a adoção do Sistema de Registro de Preços, nas seguintes hipóteses:

I – quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes;

II – quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em regime de tarefa;

III – quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; ou IV – quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração.

O Decreto n° 7.892/13, de 23 de janeiro de 2013, que regulamenta o Sistema Registro de Preços, previsto no art. 15 da Lei n° 8.666, prevê em seu art. 2° definições específicas para balizar as licitações compartilhadas, entre elas:

I – Sistema de Registro de Preços – conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras;

II – ata de registro de preços – documento vinculativo, obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, em que se registram os preços, fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas;

III – órgão gerenciador – órgão ou entidade da administração pública federal responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e gerenciamento da ata de registro de preços dele decorrente;

IV – órgão participante – órgão ou entidade da administração pública que participa dos procedimentos iniciais do Sistema de Registro de Preços e integra a ata de registro de preços; (Redação dada pelo Decreto número 8.250, de 2.014)

(...) Grifo nosso

A efetivação do processo, conforme Amorim (2018), ocorre da seguinte forma:

1) O Órgão Gerenciador, após dar publicidade e realizar a pesquisa de mercado, concretiza a licitação para viabilizar o registro de preços. A licitação pode ser realizada em duas modalidades: a concorrência e pregão do tipo menor preço;

2) Incumbe ao Órgão Gerenciador efetivar à convocação para participarem do registro de preços;

3) Efetivado todo o procedimento licitatório, é assinada a Ata de Registro de Preços, na qual é formalizado o compromisso de futura contratação;

4) Cabe, também, ao Órgão Gerenciador gerir a Ata de Registro de Preços, indicando, sempre que solicitado, os fornecedores, para o atendimento às necessidades da administração, obedecendo à ordem de classificação e aos quantitativos de contratação definidos pelos

participantes da Ata. Destaca-se ainda, o Art. 14 da Lei 8.666, o qual descreve que: “nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa”. A caracterização do objeto a ser licitado é descrita no Termo de Referência16, documento que deve constar a necessidade dos participantes, o quantitativo total demandado pelos órgãos participantes, porém, separando, em princípio, a estimativa de necessidade de cada um. Cabe salientar, ainda, conforme o Art. 15, que sempre que possível, as compras deverão:

II – ser processadas através de sistema de registro de preços;

§ 1o O registro de preços será precedido de ampla pesquisa de mercado.

§ 3o O sistema de registro de preços será regulamentado por decreto17, atendidas as peculiaridades regionais, observadas as seguintes condições:

I – seleção feita mediante concorrência;

II – estipulação prévia do sistema de controle e atualização dos preços registrados; III – validade do registro não superior a um ano.

§ 4o A existência de preços registrados não obriga a Administração a firmar as contratações que deles poderão advir, ficando-lhe facultada a utilização de outros meios, respeitada a legislação relativa às licitações, sendo assegurado ao beneficiário do registro preferência em igualdade de condições.

Segundo, Filho e Payá (1999) as compras públicas, através do sistema de registro de preços, atende ao princípio da eficiência, por facilitar a fluxo de aquisição, permitindo maior planejamento, e direcionamento dos recursos financeiros dentro da necessidade de demanda, impedindo desperdícios, minimizando gastos com armazenamento (como: local, seguros, perda natural, etc.) e gerando economia processual, com a diminuição de realização constante de procedimentos licitatórios.

No mesmo contexto, Jacoby Fernandes (2018) cita as vantagens do processo das compras compartilhadas, a saber: primeiro, a redução do número de processos, pois, sendo feito apenas um para todos os órgãos participantes, favorece, tanto a administração pública quanto aos licitantes; segundo, geração de economia de escala, pois esse processo faz com que possa negociar um preço final mais vantajoso para a administração público devido o grande volume demandado e; por último, as compras compartilhadas permitem licitar produtos com maior qualidade, tendo em vista que se pode valer-se da experiência dos atores envolvidos dos diversos órgãos participantes na fase de planejamento.

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Documento que deverá conter elementos capazes de propiciar avaliação do custo pela administração diante de orçamento detalhado, definição dos métodos, estratégia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado, cronograma físico-financeiro, se for o caso, critério de aceitação do objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva (Paragrafo. 2° do Art. 9° do Decreto n° 5.450/05).

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Em suma, os resultados nas aquisições públicas dependem da forma clara do objeto a serem licitadas, contidos no termo de referência ou projeto básico18, suas especificações, com qualidade, derivam de descrições detalhadas dos produtos solicitados. Desta forma, a boa especificação do solicitante é de vital importância aos demandantes, pois vai licitar bens com melhores preços e adequados às necessidades.