Descrição da empresa

O estudo de caso foi realizado numa empresa construtora e incorporadora certificada com ISO 9001/2000 com vinte anos de mercado. Encontra-se sediada no Recife e tem como área de atuação os mercados público e privado.

A empresa é classificada como de médio porte, segundo o SEBRAE (2004). Conta com 10 empregados no escritório principal, enquanto nas obras existem aproximadamente 250 empregados. Este último número inclui engenheiros, estagiários, mestres e funcionários de apoio de obra.

A construtora já realizou mais de duzentos empreendimentos para os clientes públicos e particulares e na época da realização do estudo possuía três obras em andamento.

Uma característica importante da empresa é que, nos últimos dois anos, vem implantando um sistema de gestão da qualidade e vem encontrando dificuldades no processo de suprimentos, por não ter um sistema de informação interligado entre o contas a pagar, orçamento e pedidos.

5.1.1 Análise da obra estudada

A obra alvo deste estudo de caso é composta de seis blocos, tendo cada um quatro pavimentos assim distribuídos: um térreo e três pavimentos-tipo.

Cada pavimento-tipo possui oito apartamentos, medindo cada um 34 m2. O prazo máximo de entrega da obra está previsto para novembro de 2004.

5.1.2 Estrutura organizacional da empresa

A estrutura organizacional da empresa será apresentada, já que o processo de tomada de decisões está fortemente ligado a essa estrutura.

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No organograma da empresa (figura 5.1), pode-se perceber que da área administrativo- financeira dependem o setor financeiro, recursos humanos, planejamento, orçamento e custos e o departamento pessoal; da área técnica dependem os departamentos de assistência técnica, obras e setor de suprimentos.

figura 5.1- Organograma da empresa

As principais funções relacionadas com o objeto de estudo são os departamentos de planejamento, orçamento e custos, obras e suprimentos e, portanto, as principais funções e características dessas áreas são:

− Departamento de Orçamento e Custos: essa área encarrega-se principalmente

da elaboração de orçamentos para obras públicas (participação de licitações) e obras privadas. O orçamento para obras públicas é realizado de acordo com o descrito no edital, e o das obras privadas de acordo com os projetos (que são terceirizados). Esse é o setor que garante que os diversos projetos sejam compatíveis, bem como a coordenação entre os projetistas. É desse departamento, também, a elaboração de um cronograma físico-financeiro inicial para a programação do fluxo de caixa para a obra. Mensalmente são avaliados os custos da obra e é feita uma comparação com o que foi orçado. Para tanto, avalia-se o avanço físico da obra e coletam-se as notas fiscais.

− Departamento de Obras: é encarregado da administração da obra. Cabe ao

engenheiro da obra controlar a realização da obra segundo os projetos e com qualidade que garanta o não-aparecimento de problemas pós-entrega ocasionados por um controle inadequado durante a execução. É importante

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mencionar que, não existindo uma área de planejamento na empresa, o engenheiro torna-se o responsável pelo planejamento de sua obra. Ele também é o responsável por encaminhar os pedidos de materiais à central de suprimentos e está autorizado a efetuar compras no caso de existir alguma urgência na obra. Além do engenheiro, em cada obra existem um mestre, um almoxarife e um estagiário. É função do almoxarife o recebimento dos materiais, arquivamento das notas fiscais e controle do estoque, juntamente com o engenheiro.

− Departamento de Suprimentos: caracteriza-se por ser centralizado. As obras

fazem seus pedidos de compras e os transmitem via fax ou por meio eletrônico ao escritório central. A função dessa área é, basicamente, a de uma central de compras de materiais que não precisam de um conhecimento técnico específico para serem realizadas. Os materiais que necessitam de conhecimento ou critério específico para decidir sobre a compra, tais como esquadrias, produtos novos e outros, são realizadas diretamente pelo diretor técnico. As aprovações dos pedidos e cotações dependem exclusivamente do diretor técnico. No caso de alguns produtos, como areia, concreto e outros, a central de suprimentos define o preço unitário com o fornecedor e as obras pedem diretamente a quantidade necessária.

5.1.3 Gestão de materiais

A responsabilidade pelo planejamento da produção e pela requisição dos materiais na obra é do engenheiro.

Normalmente, existem reuniões semanais com o diretor técnico e os engenheiros para revisar as programações das obras e avaliar o cronograma. Além disso, nas obras é verificado o avanço das atividades pelo engenheiro e analisado o estoque com o almoxarife para a programação de compras. O que ocorre é que, diariamente, são solicitados pedidos de compras de materiais. O problema desses pedidos diários é que constantemente os materiais que são requisitados são necessários na obra com urgência, o que ocasiona exceções no processo de compra que é realizado diretamente pela obra, e/ou atraso na entrega do material, atrasando assim o cronograma. Não existe, portanto, uma sistemática de controle de materiais. Há um procedimento para o recebimento e o armazenamento de materiais em obra que é realizado pelo almoxarife, de acordo com tabelas especificas do sistema de qualidade.

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Quanto ao sistema informatizado que dá suporte ao processo de suprimentos, embora as áreas de orçamento e controle de custos, suprimentos e planejamento de obra precisem de informações comuns, os sistemas não são interligados, o que dificulta a troca de informações.

5.1.4 Fluxo de Informações

A empresa tem uma sistemática para a realização de pedidos de compras que será descrita a seguir:

− Requisição de materiais: todos materiais necessários na obra, com exceção dos que

podem ser solicitados diretamente pela obra, tais como areia e bloco cerâmico, têm de ser solicitados por uma requisição de materiais. Para a identificação das necessidades de materiais não existe um procedimento formal, e nessa etapa existem problemas. O almoxarife e o engenheiro, com a rotina diária de trabalho, não conseguem controlar o estoque de materiais, e normalmente ocorrem problemas de falta de material na obra e/ou materiais que são solicitados com pouco estoque na obra e, portanto com um prazo de entrega pequeno, o que causa problemas constantes e gera compras de materiais em armazéns de construção, o que significa compras sem economia. Em alguns casos, o material é solicitado diretamente, por telefone, pelo engenheiro da obra ao diretor técnico, para que o prazo seja diminuído, isto é, para que o procedimento de compra seja alterado. No procedimento formal, a necessidade de materiais deve ser verificada pelo engenheiro juntamente com o almoxarife ao serem examinados o estoque de materiais e o ritmo de produção, e uma requisição com os materiais seja preenchida com o uso de um formulário que pode ser enviado à central de suprimentos por fax ou por meio eletrônico (caso a obra possua computador com Internet).

− Aprovação da requisição: todas as requisições são avaliadas e aprovadas pelo diretor

técnico.

− Formulação do pedido ao fornecedor: com a requisição aprovada, é preenchido um

pedido de cotação de compra para os fornecedores cadastrados. No caso de fornecedores não-cadastrados, eles devem ser avaliados pelo diretor técnico pelo procedimento de avaliação de fornecedores, para que a empresa possa comprar deles.

− Cotação: os fornecedores enviam a cotação de preços, a qual é avaliada pelo diretor

técnico que aprova a compra.

− Confirmação da compra: já aprovada a cotação, são emitidas duas vias do pedido do

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obra e uma com o fornecedor, a qual é enviada via fax e depois arquivada no setor de suprimentos.

− Recebimento do material: quando o material chega à obra, ele é verificado pelo

almoxarife que o compara com o pedido de compra, com a nota fiscal e com a tabela de inspeção de materiais. Com o material aceito, a nota fiscal é recebida em duas vias: uma fica na obra e a outra é enviada ao escritório central (orçamento e custos). Se o material for rejeitado, ele pode ser devolvido completo ou pode-se combinar com o fornecedor uma forma de resolver o impasse.