Descrição da Execução do Projeto na C3

A pesquisa começou pela imersão inicial no ambiente, que possibilitou a familiarização aprofundada com o objeto de estudo, através de observação e conversas formais e informais com os servidores da C3/PROPLAN. Nesse

momento, foi possível extrair as primeiras impressões sobre o problema e decidir que lugares específicos deveriam ocorrer a coleta de dados e quem seriam os sujeitos participantes (SAMPIERE, 2013).

As observações e conversas informais, no momento da imersão inicial, aconteceram de forma aleatória e não estruturada nos setores da C3 com os executores do processo, durante o período anterior à apresentação oficial do Projeto para os servidores. Enquanto as conversas formais ocorreram estruturadamente através de reuniões com os Pró-Reitores da PROPLAN, com a Coordenadora da C3 e com os pesquisadores envolvidos (professores vinculados à Secretaria de Gestão de Projetos e a pesquisadora).

Na ocasião, o objetivo das referidas reuniões era definir o LifeCycleCanvas® (LCC) do Projeto intitulado “Melhoria na Tramitação de Projetos Acadêmicos na PROPLAN/UFRN”, e estabelecer os seguintes fatores-chave: as justificativas, os objetivos, os benefícios, o produto, os requisitos, as restrições, as partes interessadas, as comunicações, a equipe, as premissas, as entregas, os riscos e o tempo.

Durante a definição do LCC, os Pró-Reitores e a Coordenadora indicaram nomes de quatro servidores e dois bolsistas para que fossem convidados a integrarem a equipe de execução do projeto. A formação dessa equipe teve como propósito a coordenação em conjunto das atividades, assegurando a continuidade do projeto durante o cronograma previsto.

Após esses procedimentos, que fazem parte da fase denominada de Iniciação, elaborou-se o Termo de Abertura do Projeto (TAP) para assinatura dos Pró-Reitores (na função de patrocinadores).



LCC é uma ferramenta visual que simplifica o gerenciamento de projetos e pode ser utilizado por organizações de diversos portes, desde a fase de concepção do projeto até a fase de execução. Foi devidamente ajustado às práticas sugeridas pelo Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), que se trata de um padrão global reconhecido na área da gestão de projetos que descreve normas, métodos, processos e práticas estabelecidas e foi construído a partir de boas práticas utilizadas por profissionais de gerenciamento de projetos (VERAS, 2016).



É o documento emitido pelo patrocinador que autoriza formalmente a existência do projeto e concede ao gerente a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto (VERAS, 2016, p. 162).

 _{Também compõem o grupo de partes interessadas no Projeto, contudo, participam da fase de}

Iniciação e são responsáveis por aprovar o TAP. Ao longo de cada entrega/resultado que o Projeto produzir, os patrocinadores devem ser comunicados, assim como os impedimentos, alterações, etc. (VERAS, 2016).

Em seguida, convocou-se uma reunião com todos os servidores da C3 para apresentar formalmente o Projeto, bem como para convidar os servidores e bolsistas. Dos nomes indicados, apenas um servidor não aceitou, com o argumento de que estava sobrecarregado. Contudo, incluiu-se outro em seu lugar.

Assim, a equipe final de execução do projeto foi composta por cinco servidores (incluindo a pesquisadora), um bolsista de graduação vinculado a C3 e um bolsista de mestrado vinculado ao Programa de Pós-Graduação em Administração da UFRN e contou com o apoio técnico de dois servidores docentes ligados à Secretaria de Gestão de Projetos (SGP) da UFRN, sendo um deles o orientador desta pesquisa.

A pesquisadora assumiu a função de gerente do projeto e as ferramentas utilizadas para realizar esse gerenciamento foram planilhas elaboradas no Microsoft Excel 2010, que pré-estabeleceram critérios para avaliação e condução do projeto; o próprio LCC, que além de colaborar para a visibilidade simples e ampla de todas as etapas do projeto, permite a sua gestão dinâmica; e o quadro scrum – que está voltado principalmente para a fase de execução do projeto, pois possibilita que as entregas ocorram de forma ágil, com máxima aderência aos requisitos, bem como facilita a cooperação e controle da produtividade da equipe (VERAS, 2016).

Passada a fase inicial e com a equipe definida, partiu-se para a fase de planejamento. Ocorreu no mês de agosto de 2016 com a equipe do projeto, em 03 reuniões de 3h cada. A cada encontro realizado, fizeram-se gravações e Atas que foram assinadas por todos os membros da equipe. Nas referidas reuniões foram discutidas e preenchidas, em conjunto, as planilhas de planejamento (elaboradas no Microsoft Excel), que forneceram diretrizes para o gerenciamento ao longo do projeto, tais como: engajamento, comunicação, matriz de responsabilidades, riscos e indicadores.

Na sequência, deu-se inicio à fase de execução do projeto com planejamento das entregas, contudo, essa seção pretende descrever apenas as que têm relação direta com os objetivos do presente trabalho.

A primeira entrega teve o objetivo de identificar a percepção de valor que os usuários atribuem ao processo, através dos apontamentos dos desperdícios (problemas) pelos participantes. Para isso, utilizou-se o grupo focal como instrumento de coleta de dados.

Assim, a equipe se reuniu e dividiu essa entrega em pequenas tarefas, que foram distribuídas entre os membros e atribuídos níveis de esforços para cada uma, cujos valores variaram de 01 a 21, em sequência de Fibonacci (sendo 1 de menor esforço e 21 de esforço máximo), utilizando o Planning Poker. Cada um estimou um nível de esforço para a mesma atividade, repetindo o procedimento até a última. Os membros que atribuíram o menor e o maior valor justificaram suas escolhas e a equipe decidiu em consenso o valor final do esforço de cada atividade.

Após, voluntariamente, escolheram-se uma ou mais atividades para ficar como responsável pela execução, e para evitar vieses nos resultados, o moderador do grupo focal foi um integrante da equipe que não tinha nenhum contato com os usuários.

Foi definido o roteiro das perguntas (Apêndice A) e posteriormente validado por toda equipe, juntamente com o apoio técnico dos docentes integrantes da Secretaria de Gestão de Projetos.

A reunião do grupo focal ocorreu com a presença de oito coordenadores de projetos (usuários), no dia 06/10/2016, na sala de reuniões da Secretaria de Relações Internacionais da UFRN, com duração de 1h e 35min (uma hora e trinta e cinco minutos). Obedeceu ao roteiro pré-estabelecido, através do moderador das discussões, com o apoio de uma observadora.

Vencida essa etapa, a equipe do projeto novamente se reuniu para o planejamento das segunda e terceira entregas (mapear os processos e identificar desperdícios). Decidiu-se executa-las simultaneamente visto que o mapeamento dos processos está intimamente relacionado com a identificação de desperdícios. Dessa maneira, houve a fusão das referidas entregas e posteriormente o desmembramento em pequenas tarefas, momento em que foram atribuídos os níveis de esforços, bem como a escolha dos responsáveis pela execução de cada uma.

Para executar essas entregas fez-se uso de duas abordagens: workshop de Mapeamento de Processos (teórico e prático) e observação participante, tendo em vista a importância da apropriação de várias fontes de informações e métodos para coleta de dados, uma vez que podem dar melhores subsídios para o entendimento do fenômeno pesquisado (SAMPIERE, 2013).

As atividades do workshop foram conduzidas por dois professores responsáveis pela Secretaria de Gestão de Projetos da UFRN, que são apoiadores

da equipe permanente do projeto. Foi relevante para o estudo visto que construiu o conhecimento por meio da prática, envolvendo os participantes no processo.

No evento, os participantes priorizaram um processo e iniciaram o desenho do respectivo fluxo. Para isso, os servidores da C3 e os funcionários da FUNPEC foram alocados em quatro grupos, de acordo com os setores (Escritório de Projetos, Análise Técnica, Minutas e Nota Técnica).

O grupo referente ao Escritório de Projetos foi constituído por uma servidora do setor e as duas funcionárias da FUNPEC, tendo em vista a similaridade das funções. Os demais grupos foram integrados pelos próprios servidores dos setores, sendo três em Análise Técnica, dois em Minutas e três em Nota Técnica. Cada grupo desenhou seu processo específico utilizando canetas hidrocor e cartolinas. Posteriormente, o desenho do fluxo foi unificado através de postits que foram colados no piso do salão. Foi feito registro fotográfico do fluxo final e posteriormente modelado através do software bizagi.

Posteriormente, fez-se uma reunião de trabalho com os mesmos participantes do workshop para analisar os desperdícios no fluxo do processo mapeado. Assim, juntamente com o grupo focal realizado na primeira entrega, chegou-se a identificação dos desperdícios nas perspectivas dos usuários, servidores da C3 e funcionários da FUNPEC.



Ferramenta freeware de gestão de processos ágil e fácil de utilizar que permite desenhar, diagramar, documentar e publicar os processos utilizando o padrão BPMN. (Bizagi Time to Digital)