Descrição do processo da IN04

Nesta seção faremos uma descrição dos procedimentos impostos pela IN04 a todas as contratações de TI pelos órgãos ligados ao SISP. Ao conhecer em detalhes todas as etapas que os gestores têm que cumprir, seremos capazes de, na próxima seção, avaliarmos seu impacto na possibilidade de aplicação das melhores práticas propostas (Quadro 4) no desenvolvimento de serviços digitais. O processo de contratação instituído pela IN04 se divide em três etapas principais:

• PCTI – Planejamento da Contratação de Soluções de TI; • SFTI – Seleção do Fornecedor de Soluções de TI; e • GCTI – Gestão do Contrato de Solução de TI.

O primeiro passo é dado quando uma área apresenta uma demanda para a área de TI de seu órgão. Esta demanda é oficializada por meio de um Documento de Oficialização de Demanda (DOD), entregue a área de TI pelo representante da área requisitante. A área de TI avalia o alinhamento do pedido ao planejamento e as prioridades expressas no PDTI do órgão e, se a demanda estiver alinhada, indica um representante técnico que irá compor a Equipe de Planejamento da Contratação e encaminha o DOD a área administrativa.

A área administrativa analisa o documento e decide motivadamente sobre a continuidade do processo de contratação. Se o processo for adiante, ela indica um representante administrativo e institui a Equipe de Planejamento da Contratação.

A primeira tarefa desta equipe é elaborar o Estudo Técnico Preliminar da Contratação. Neste estudo são levantadas as necessidades de negócio e tecnológicas da solução a ser contratada. Além disso, a equipe fará um levantamento das soluções disponíveis no mercado, incluindo softwares livres e softwares públicos disponíveis, para embasar a decisão de qual tecnologia deve ser contratada. A equipe também fará uma avaliação comparando o custo total de propriedade de cada uma das soluções encontradas.

Neste estudo também deve constar uma avaliação da disponibilização de recursos humanos ou tecnológicos, por parte do órgão, para a absorção da solução e a definição de mecanismos para que o fornecimento da solução de TI tenha prosseguimento em caso de interrupção do contrato.

Ao final do estudo, a equipe se posiciona em relação a viabilidade, ou não, da contratação. Caso o orçamento estimado seja superior a duas vezes o disposto no art. 23,

inciso II, alínea “c”, da Lei 8.666/93, que estipula as modalidades de licitação de acordo com os valores estimados das contratações, o Estudo deverá ser encaminhado a autoridade competente, que decidirá pelo prosseguimento da contratação.

A Equipe de Planejamento da Contratação também terá a responsabilidade de desenvolver uma Análise de Riscos, identificando os riscos que possam comprometer o sucesso da contratação. Para cada risco, deve-se avaliar sua probabilidade e seus potenciais danos, assim como ações de prevenção e contingência.

De posse do Estudo Preliminar e da Análise de Riscos, a tarefa final da Equipe de Planejamento da Contratação é elaborar o Termo de Referência ou Projeto Básico. Este será o documento que balizará a contratação. Ele deve conter não só a descrição do objeto a ser contratado e seus requisitos, mas também define o modelo de gestão e execução do contrato, o cronograma físico-financeiro e os critérios para seleção do fornecedor.

Os modelos de gestão e execução definirão os processos e procedimentos de fornecimento da solução, como prazos e horários, a documentação mínima exigida, os papéis e responsabilidades de cada parte, os critérios de aceitação e os procedimentos de testes e inspeção. Basicamente, é nestes documentos que toda a dinâmica de trabalho será definida, e onde há espaço para o gestor decidir sobre as metodologias de trabalho que pretende aplicar ao projeto. Estes documentos são centrais na análise crítica que faremos a seguir.

A área de licitações do órgão será a principal responsável por, a partir do Termo de Referência ou Projeto Básico, fazer a Seleção do Fornecedor de Soluções de TI (SFTI). Este processo é regido pela Lei 8.666/93 e pode ser feito via licitação ou pregão eletrônico.

Por fim, a IN04 normatiza o processo de Gestão do Contrato (GCTI). Nesta fase, a Instrução se preocupa com 5 etapas principais:

1. Início do Contrato – O contrato se inicia com a elaboração de um plano de inserção, que repassa a contratada todo o conhecimento necessário para a realização do projeto, e com a disponibilização dos recursos humanos e tecnológicos necessários para que o projeto seja realizado. A reunião inicial do projeto marca oficialmente o começo dos trabalhos.

2. Encaminhar Ordem de Serviço – Nesta etapa o gestor do contrato encaminha as demandas de bens ou serviços de acordo com o Modelo de Execução do Contrato. Estas demandas devem conter: a) especificação do bem ou serviço; b) volume de serviço ou quantidade de bens; c) cronograma; d) identificação do responsável da área requisitante.

3. Monitoramento da Execução – Nesta etapa detalha-se todas as atividades a serem realizadas a partir do recebimento do produto, ou de parte dele. Avaliação de qualidade, solicitação de correções, confecção de termos de recebimentos provisórios e definitivo, emissão de nota fiscal, entre outros, fazem parte desta etapa.

4. Transição Contratual – Próximo ao final do prazo do contrato, é verificado o interesse de renovação. No caso de assinatura de contrato com novo fornecedor, será executado o processo de transição contratual, com vistas a minimizar o risco da descontinuidade de serviços ou fornecimento de bens.

5. Encerramento do Contrato;

Por não haver um quadro sintético em nenhuma documentação oficial ou guias preparados sobre o assunto, elaboramos o quadro abaixo, a partir do “Guia de boas práticas em contratação de soluções de tecnologia da informação v 2.0”64 _{e da própria Instrução} Normativa, com vistas a facilitar o entendimento do processo instituído por ela a medida que permite uma visualização rápida e sequencial de todas as etapas e atividades.

Quadro 5: Síntese das etapas e atividades introduzidas pela IN04 na contratação de soluções de TI

Atividade Responsável

PCTI PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TI

PCTI-P1 Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação

PCTI-P1.1 Enviar DOD; Área Requisitante.

PCTI-P1.2 Avaliar o alinhamento ao PDTI; Área de Tecnologia da Informação PCTI-P1.3 Enviar Solicitação de Atualização do PDTI ao Comitê; Área Requisitante da Solução

PCTI-P1.4 Indicar Integrante Técnico; Autoridade Competente da Área de Tecnologia da Informação

PCTI-P1.5 Analisar DOD; Autoridade Competente da Área Administrativa

PCTI-P1.6 Motivar o prosseguimento da contratação; Autoridade Competente da Área Administrativa PCTI-P1.7 Indicar Integrante Administrativo; Autoridade Competente da Área Administrativa PCTI-P1.8 Instituir Equipe de Planejamento da Contratação; Autoridade Competente da Área Administrativa

PCTI-P2 Estudo Técnico Preliminar da Contratação

PCTI-P2.1 Definir e especificar necessidades de negócio e tecnológicas; Integrante Técnico e Integrante Requisitante PCTI-P2.2 Avaliar soluções disponíveis; Integrante Técnico e Integrante Requisitante PCTI-P2.3 Analisar Custo Total de Propriedade; Integrante Técnico e Integrante Requisitante PCTI-P2.4 Escolher solução de TI; Integrante Técnico e Integrante Requisitante 64 Guia de boas práticas em contratação de soluções de tecnologia da informação v 2.0. Disponível em

<http://www.governoeletronico.gov.br/sisp-conteudo/nucleo-de-contratacoes-de-ti/modelo-de-contratacoes-n ormativos-e-documentos-de-referencia/guia-de-boas-praticas-em-contratacao-de-solucoes-de-ti>. Acessado em 18/10/2015

PCTI-P2.5 Justificar escolha da solução de TI; Integrante Técnico e Integrante Requisitante PCTI-P2.6 Avaliar necessidades de adequação; Integrante Técnico e Integrante Requisitante PCTI-P2.7 Avaliar e definir recursos materiais e humanos; Integrante Técnico e Integrante Requisitante PCTI-P2.8 Definir mecanismos de continuidade; Integrante Técnico e Integrante Requisitante PCTI-P2.9 Analisar viabilidade da contratação; Equipe de Planejamento da Contratação PCTI-P2.10 Avaliar Estudo Técnico Preliminar. Autoridade Competente

PCTI-P3 Análise de Riscos

PCTI-P3.1 Identificar Riscos que Comprometem o Sucesso; Equipe de Planejamento da Contratação PCTI-P3.2 Identificar Riscos de Não Atendimento das Necessidades; Equipe de Planejamento da Contratação PCTI-P3.3 Identificar Probabilidade de Ocorrência; Equipe de Planejamento da Contratação PCTI-P3.4 Identificar Danos Potencias; Equipe de Planejamento da Contratação PCTI-P3.5 Definir Ações de Prevenção; Equipe de Planejamento da Contratação

PCTI-P3.6 Definir Responsáveis; Equipe de Planejamento da Contratação

PCTI-P3.7 Definir Ações de Contingência; Equipe de Planejamento da Contratação

PCTI-P3.8 Definir Responsáveis; Equipe de Planejamento da Contratação

PCTI-P3.9 Consolidar Informações; Equipe de Planejamento da Contratação

PCTI-P3.10 Avaliar Análise de Risco; Equipe de Planejamento da Contratação

PCTI-P4 Termo de Referência ou Projeto Básico

PCTI-P4.1 Definir Objeto; Equipe de Planejamento da Contratação

PCTI-P4.2 Justificar e Descrever a Solução de TI; Integrante Técnico e Integrante Requisitante

PCTI-P4.3 Definir Requisitos; Integrante Técnico e Integrante Requisitante

PCTI-P4.4 Especificar Requisitos; Integrante Técnico e Integrante Requisitante PCTI-P4.5 Definir Responsabilidades; Equipe de Planejamento da Contratação PCTI-P4.6 Elaborar Modelo de Execução; Equipe de Planejamento da Contratação PCTI-P4.7 Elaborar Modelo de Gestão; Equipe de Planejamento da Contratação PCTI-P4.8 Elaborar Estimativa de Preços; Equipe de Planejamento da Contratação PCTI-P4.9 Elaborar Adequação Orçamentária; Equipe de Planejamento da Contratação PCTI-P4.10 Elaborar Cronograma Físico-Financeiro; Equipe de Planejamento da Contratação PCTI-P4.11 Definir Regime de Execução; Equipe de Planejamento da Contratação PCTI-P4.12 Definir o parcelamento da Solução de TI; Equipe de Planejamento da Contratação PCTI-P4.13 Avaliar Necessidade de Separar Licitações; Equipe de Planejamento da Contratação PCTI-P4.14 Estabelecer Discriminação dos Itens nas Propostas; Equipe de Planejamento da Contratação PCTI-P4.15 Estabelecer Critérios para Seleção do Fornecedor; Integrante Técnico

PCTI-P4.16 Definir Participação de Consórcios e/ou Subcontratação ; Equipe de Planejamento da Contratação

PCTI-P4.17 Avaliar Necessidade de Audiência ou Consulta Pública; Área Requisitante da Solução ou Área de Tecnologia PCTI-P4.18 Aprovar e Assinar Termo de Referência/Projeto Básico. Equipe de Planejamento da Contratação e Autoridade

competente

SFTI SELEÇÃO DO FORNECEDOR DE SOLUÇÕES DE TI

SFTI-P1 Avaliar TR/PB; Área de Licitações

SFTI-P2 Revisar Tecnicamente; Área de Tecnologia da Informação

SFTI-P3 Confeccionar Minuta de Edital; Área de Licitações

SFTI-P4 Avaliar Minutas de Edital e Contrato; CONJUR

SFTI-P5 Revisar Recomendações Técnicas; Área de Tecnologia da Informação com participação do Integrante Técnico.

SFTI-P7 Realizar Audiência Pública; Área de Licitações

SFTI-P8 Publicar Instrumento Convocatório; Pregoeiro ou Comissão de Licitação SFTI-P9 Apoiar Tecnicamente a Resposta aos Questionamentos ou às

Impugnações;

Pregoeiro ou Comissão de Licitação com apoio técnico da Área de TI e do Integrante Técnico

SFTI-P10 Realizar Sessão Pública; Área de Licitações

SFTI-P11 Apoiar Tecnicamente a Análise e Julgamento das Propostas; Área de Licitações com apoio técnico da Área de Tecnologia da Informação e do Integrante Técnico SFTI-P12 Realizar Habilitação e Declarar Vencedor; Área de Licitações

SFTI-P13 Apoiar Tecnicamente a Análise e Julgamento dos Recursos; Área de Licitações com apoio técnico da Área de Tecnologia da Informação e do Integrante Técnico

SFTI-P14 Responder Demais Recursos; Área de Licitações

SFTI-P15 Adjudicar e Homologar; Autoridade Competente da Área Administrativa

SFTI-P16 Assinar Contrato; Autoridade Competente da Área Administrativa e

Contratada

SFTI-P17 Destituir Equipe de Planejamento da Contratação; Autoridade Competente da Área Administrativa SFTI-P18 Nomear Gestor e Fiscais. Autoridade Competente da Área Administrativa

GCTI GESTÃO DO CONTRATO DE SOLUÇÃO DE TI GCTI-P1 Início do Contrato

GCTI-P1.1 Elaborar Plano de Inserção; Gestor do Contrato, Fiscais Técnico, Administrativo e Requisitante

GCTI-P1.2 Elaborar Plano de Fiscalização; Gestor do Contrato, Fiscais Técnico, Administrativo e Requisitante

GCTI-P1.3 Realizar Reunião Inicial; Gestor do Contrato

GCTI-P2 Encaminhar Ordem de Serviço; Gestor do Contrato GCTI-P3 Monitoramento da Execução;

GCTI-P3.1 Receber Objeto; Fiscal Técnico do Contrato

GCTI-P3.2 Confeccionar Termo de Recebimento Provisório; Fiscal Técnico do Contrato

GCTI-P3.3 Avaliar Qualidade; Fiscais Técnico e Requisitante

GCTI-P3.4 identificar Não Conformidades; Fiscais Técnico e Requisitante GCTI-P3.5 Avaliar Aderência aos Termos Contratuais; Fiscal Administrativo do Contrato GCTI-P3.6 Verificar Manutenção das Condições Classificatórias; Fiscais Técnico e Administrativo GCTI-P3.7 Enviar Demandas de Correção; Gestor do Contrato, Fiscal Técnico

GCTI-P3.8 Efetuar Correções; Contratada; Preposto

GCTI-P3.9 Enviar Indicação de Glosa e Sanção; Gestor do Contrato

GCTI-P310 Rejeitar lote; Gestor do Contrato

GCTI-P3.11 Confeccionar Termo de Recebimento Definitivo; Gestor do Contrato, Fiscal Requisitante GCTI-P3.12 Autorizar Emissão de Nota Fiscal; Gestor do Contrato, Preposto

GCTI-P3.13 Emitir Nota Fiscal; Contratada

GCTI-P3.14 Verificar Regularidades Fiscais, Trabalhistas e Previdenciárias; Fiscal Administrativo GCTI-P3.15 Verificar Manutenção da Necessidade, Economicidade e

Oportunidade;

Fiscais Técnico e Requisitante GCTI-P3.16 Verificar Manutenção das Condições Definidas; Fiscais Técnico e Requisitante GCTI-P3.17 Encaminhar Pedido de Modificação Contratual; Gestor do Contrato

GCTI-P3.18 Manter Histórico de Gestão do Contrato; Gestor do Contrato

GCTI-P4 Transição Contratual; GCTI-P5 Encerramento do Contrato;

análise crítica, tendo como referência as melhores práticas propostas no Quadro 4.