DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO 71 

O processo de planejamento dos 33 empreendimentos em questão era dividido em: longo, médio e curto prazo, controlados e elaborados com a utilização de pacote computacional MsProject®21.

O planejamento de longo prazo possui um alto grau de detalhes, são elaborados pela empresa de consultoria, com a participação do engenheiro ou responsável pela obra. As etapas para sua elaboração estão descritas a seguir:

Primeiramente é realizada a identificação e definição do escopo do empreendimento. Esta etapa contempla inicialmente o estudo do empreendimento, analisando-se as planilhas de quantitativos, composições de custo, especificações técnicas e, principalmente, os projetos. O empreendimento é dividido em zonas de trabalho e, a partir dessas, identificam- se os processos e subprocessos a serem executados, denominando-se as atividades. Com isso, obtém-se a Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

Em seguida, é realizado o levantamento dos quantitativos com base nos projetos, planilhas e especificações. Essa etapa, em geral, é de responsabilidade de um estagiário e do engenheiro da obra. Com base nos quantitativos levantados, tomando como referência os índices de produtividade de mão de obra listados nas composições utilizadas na elaboração do orçamento da obra de cada empresa e a experiência das equipes envolvidas, são estimados as durações e os recursos (mão de obra direta) necessários para cada pacote de trabalho relacionado na EAP.

Em conjunto com o engenheiro da obra, a empresa de consultoria define a seqüência tecnológica dos serviços visualizada por meio de um fluxograma. A seqüência é estudada de acordo com as zonas pré definidas no plano de ataque da obra. O relacionamento entre as zonas também é definido nesta etapa, obtendo-se as relações de precedências entre tarefas.

Posteriormente, são definidas as tarefas predecessoras e sucessoras para cada pacote de trabalho listado na EAP. Essas ligações podem ser de quatro tipos: II (início - início), TT (término - término), TI (término - início), IT (início - término). Em seguida, a empresa de consultoria lança no programa MsProject® as predecessoras e sucessoras das atividades. Ainda nessa etapa, juntamente com o engenheiro da obra são definidas todas as restrições das atividades. São identificadas atividades de contratação de serviços, compra de materiais, locação de equipamentos, entre outras.

Após lançar na planilha base as atividades, os quantitativos, as durações, os recursos, as predecessoras, as sucessoras e as restrições, são analisadas as datas de realização das tarefas, a data final do projeto e o caminho crítico. Eventuais alterações podem ser necessárias em função das estratégias tecnológicas e empresariais. Outra análise importante é a do prazo final do empreendimento que não pode ultrapassar a data de conclusão fixada no contrato para execução da obra. Assim, pode haver a necessidade de aumentar as equipes das atividades que fazem parte do caminho crítico ou mudar o plano de ataque dessas tarefas.

No início da obra, o engenheiro recebe da empresa de consultoria em planejamento uma planilha para que sejam definidos os responsáveis pela remoção das restrições dos próximos meses e as datas limites para remoção das mesmas. Apesar da identificação e remoção das restrições ser uma característica do Last Planner®, como foi dito no capitulo 2, o processo de planejamento adotado pela empresa de consultoria não é um processo típico de Last Planner®, apenas são utilizadas algumas características desse sistema.

Os indicadores de acompanhamento da obra, financeiros ou físicos, são previstos antecipadamente e inseridos no modelo de planejamento. Após a consolidação das informações é salva a linha base de planejamento. Essa etapa do processo diverge da opinião de Ballard (2000) de que a construção civil é dinâmica e com muitas incertezas no processo e que esse planejamento não deve ser muito detalhado. A empresa de consultoria utiliza esse planejamento para orientar todo o processo de acompanhamento do desempenho do planejamento.

A empresa de consultoria realiza reuniões com as equipes de produção, planejamento local e suprimentos. No Last Planner® essas reuniões ocorrem

semanalmente, porém a empresa de consultoria adota periodicidade quinzenal ou mensal de acompanhamento para o controle e atualização do planejamento. Neste momento, é realizada a verificação quanto ao comprometimento das atividades previstas no planejamento de curto prazo e quanto à remoção das restrições do último período (mês ou quinzena), as quais foram identificadas no planejamento de médio prazo. As informações são registradas de forma padronizada considerando as restrições removidas, as atividades realizadas até aquela data e as causas da não conclusão dos pacotes de trabalho. Com base nestas informações, obtêm-se os indicadores necessários para análise do planejamento. Quando a análise indica tendências diferentes do que foi planejado inicialmente, dependendo da grandeza do desvio pode ser necessária a atualização da linha base do planejamento. Para finalizar a reunião, são filtradas as atividades que devem ser realizadas no curto prazo e as restrições que devem ser removidas no próximo período referentes ao médio prazo.

Ao final de cada mês, a empresa de consultoria elabora um relatório de acompanhamento, onde são apresentados indicadores, como: Desvio de Prazo (DP), Avanço Físico (AF%), Desvio de Custo (DC), Percentual da Programação Concluída (PPC), análise de Causas da não conclusão dos pacotes de trabalho dos planos e Indicador de Remoção de Restrições (IRR), sendo os três últimos originados do Last Planner®. No relatório, é apresentada também uma análise crítica dos dados coletados e sugestões de ações corretivas.

A empresa de consultoria presta serviços tanto para empresas construtoras quanto para empresas incorporadoras. O processo descrito é o processo tradicional adotado para empresas construtoras que, como já foi dito, não é um típico processo do sistema Last Planner®. O processo adotado para empresas incorporadoras é um pouco diferente, visto que estas empresas tem como objetivo apenas verificar se o que foi planejado está sendo cumprido, tendo como base o plano de longo prazo. Então, as restrições não costumam ser identificadas, só são identificadas quando a responsabilidade da aquisição do material é da incorporadora. As reuniões de acompanhamento não contam com a participação da equipe de produção, somente engenheiro. As causas da não conclusão dos pacotes de trabalho são identificadas, porém não são utilizadas para tomada de ação corretiva. Como a empresa incorporadora não interfere no processo da construtora, o PPC é somente um indicador de monitoramento, não sendo utilizado para gerenciamento da produção.