5. DISCUSSÃO
5.5 DESEMPENHO DA FUNÇÃO DOS INTEGRANTES DAS EGFC DE TIC DA
O terceiro aspecto analisado foi quanto ao desempenho na função. As perguntas tiveram o intuito de avaliar o conhecimento básico e a execução correta referente as atribuições. Pelos resultados apresentados, afere-se que parcela significativa dos integrantes das equipes de gestão e fiscalização de contratos da UGE CITEx estão realizando suas atividades de forma inadequada, conforme será apresentado a seguir.
Foi apurado que 69,40% dos integrantes das EGFC não atualizam corretamente o histórico de gestão do contrato (livro de fiscalização ou livro do fiscal de contrato) com as atividades de fiscalização; desses, 26,10% registram em outros meios (arquivo digital), contrariando tanto a Lei 8.666/1993 quanto a Lei 14.133/2021, as quais prescrevem que “o representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução contratual, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados”
(BRASIL, 1993, 2021) (grifo nosso). Nesta direção, a alínea ‘b’ do inciso I do art. 33 da IN 01 SGD/ME é mais detalhada e determina que:
Art. 33 O monitoramento da execução deverá observar o disposto no Modelo de Gestão do Contrato e consiste em: I – a cargo do Gestor de Contrato; [...] b) manutenção do Histórico de Gestão do Contrato, contendo registros formais de todas as ocorrências positivas e negativas da execução do contrato, por ordem histórica; [...] (ME, 2021).
No contexto de um banco de dados com relatórios e histórico do processo, a manutenção de um Supplier and Contract Management Information System (SCMIS), do subprocesso Gerenciamento de Fornecedores, previsto no processo Estratégia e Política de Fornecedores da ITIL, é de fundamental importância para a melhoria contínua da solução de TIC, agregando valor ao negócio. Pode-se correlacionar um SCMIS com o prescrito no art. 36 da IN 01 SGD-ME/2021:
Para fins de renovação contratual, o Gestor do Contrato, com base no Histórico de Gestão do Contrato e nos princípios da manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação, deverá encaminhar à Área Administrativa, com pelo menos 60 (sessenta) dias de antecedência do término do contrato, a respectiva documentação para o aditamento (ME, 2021).
Nesse contexto e se alinhando a concepção de um SCMIS, foi observado por um dos entrevistados da área de apoio que a “falta de banco de dados contendo fornecedores, relatórios anuais de boas práticas e oportunidade de melhoria de cada fiscal, e também relatórios no encerramento do contrato [...]”; em outra colaboração, foi apontada a necessidade da “contribuição efetiva da equipe de gestão e fiscalização de contratos com a melhoria dos futuros processos de aquisições”; foi observada ainda a necessidade de maior colaboração dos integrantes das EGFC na elaboração dos estudos técnicos antes do término de cada contrato. Estes apontamentos são pertinentes para que o processo de construção de um supplier and contract management Information system auxilie na melhoria contínua do processo.
Outro entrevistado citou como boa prática a mudança de denominação de “Livro do Fiscal de Contrato” pela de “Pasta de Fiscalização de Contrato”, o que sugere que essa gestão e fiscalização seja realizada por todos os integrantes da equipe, cujas tarefas estão
bem definidas na IN 01 SGD/ME e são por assim dizer complementares, sendo a atribuição do Gestor de Contrato a peça fundamental para que processo da gestão contratual não pare.
Constatou-se que 52,80% das tratativas com a Contratada não são feitas totalmente através de meios oficiais e que 40,30% dos integrantes das EGFC em algum momento deixaram de se dirigir ao preposto formalmente, contrariando o previsto no art. 15, da IN 4 - SLTI/2014 que estabelece:
A Estratégia da Contratação será elaborada a partir da Análise de Viabilidade da Contratação e do Plano de Sustentação, contendo no mínimo: [...] g) definição de mecanismos formais de comunicação a serem utilizados para troca de informações entre a contratada e a Administração (SLTI, 2014, grifo nosso).
Sobre esta temática, o TCU (2012) observou que “tratativas verbais não têm valor se houver problemas a ponto de ser necessário aplicar sanções à empresa.”
Apurou-se que 9,70% das EGFC nunca ou apenas eventualmente controlam a vigência do seu contrato e seus termos aditivos. Dois aspectos podem ser apresentados referente a esta constatação.
Primeiro, para um processo de renovação ser executado de forma correta, leva-se em média 3 meses de trabalho. Nesse tempo serão verificadas as informações constantes do livro registro do contrato e será realizado o estudo técnico preliminar (ETP), o qual irá apontar a viabilidade de manutenção da solução ou apontar outra solução viável, podendo apresentar, ainda, a necessidade de ajustes na solução anterior adotada. Caso seja verificada a necessidade de manutenção da solução, as outras fases do processo seguirão, sendo verificados os seguintes aspectos: o interesse da contratada em renovar o contrato; a manutenção da vantagem dos preços; e parecer jurídico. Todo esse trabalho é realizado, ou deveria ser realizado, pela EGFC.
O segundo aspecto que pode ser apontado é a possibilidade de o contrato vencer e perder o prazo para a renovação, podendo ter a descontinuidade da solução com as possíveis consequências técnicas e jurídicas. O assunto foi discutido pelo TCU, que editou o Acórdão 127/2016, por meio do qual o plenário deferiu que “em regra a prorrogação do contrato administrativo deve ser efetuada antes do término do prazo de vigência [...]” (TCU, 2016) e também pela AGU o qual
“[...] não se admite a prorrogação de contrato administrativo depois de encerrada sua vigência, ainda que se trate de contrato de escopo [...]”
(AGU, 2013).
Constatou-se que 18,10% dos integrantes das EGFC em algum momento, nunca ou apenas eventualmente controlam as informações das notas fiscais. Esta constatação vem ao encontro da observação feita por um integrante do Setor Financeiro do CITEx, que afirmou que “a fiscalização de contrato de TIC por parte dos fiscais de contratos ainda é muito superficial como por exemplo, o controle de saldo de empenho e pagamento das notas, deixando a desejar no sentido de execução financeira contratual”. Nesta mesma linha, a SCRG relatou a necessidade de se ter “maior atenção em verificar e acompanhar todas as questões administrativas da execução do contrato [...]”.
Destas constatações é possível afirmar que significativa parcela dos integrantes das EGFC podem não estar observando a vinculação dos termos contratuais, possibilitando a um dano à administração militar e deixando de obedecer ao art. 66, da Lei 8.666/1993, que estabelece que “o contrato deverá ser executado fielmente pelas partes, de acordo com as cláusulas avençadas e as normas desta Lei, respondendo cada uma pelas consequências de sua inexecução total ou parcial” (BRASIL, 1993).
Apurou-se, ainda, que 80,40% dos integrantes das EGFC em algum momento se dirigiram ao trabalhador terceirizado para determinar-lhe correções ou mudanças. Sobre este ponto, o TCU orienta que “a interação entre o órgão e a contratada ocorra essencialmente por intermédio do preposto, com exceção de serviços que exijam interação direta entre os usuários do serviço e a contratada (e.g. service desk)” (TCU, 2012).
Constatou-se que 17,80% dos integrantes das EGFC nunca verificaram se os trabalhadores possuíam vinculação contratual com a empresa prestadora de serviço. É possível que a contratante seja responsabilizada solidariamente por qualquer ação trabalhista contra o funcionário, conforme prescreve o § 5º do art. 5º-A, da Lei N.º 13.429/2017:
A empresa contratante é subsidiariamente responsável pelas obrigações trabalhistas referentes ao período em que ocorrer a prestação de serviços, e o recolhimento das contribuições previdenciárias observará o disposto no art. 31 da Lei n.º 8.212, de 24 de julho de 1991 (BRASIL, 2017).
Finalizando o terceiro bloco do Questionário N.º 1, ao ser solicitado aos participantes citar as legislações e documentos que julgassem ser os mais pertinentes às atribuições desenvolvidas, 68 respondentes citaram 87 vezes leis ou normas que possuem alta pertinência ao processo. Contudo, houve diversas citações genéricas fazendo menção somente às abreviaturas de normas sem especificá-las, demonstrando o desconhecimento do regramento específico ao assunto. Na sequência, 25 participantes não responderam esse item e dois disseram que não conhecem as leis pertinentes. Novamente, observa-se uma proporção de cerca de um terço.
Esperava-se que todos os respondentes citassem a Lei 8.666/1993, a Lei 14.133/2021, a IN 01 SGD-ME/209, Termo de Contrato, Termo de Referência e Edital, o que não aconteceu. Esta constatação pode estar relacionada as constatações anteriores: falta de capacitação e capacidade mínima para desempenho da função. Como visto, é possível que a falta de conhecimento mínimo pode trazer deficiência ao processo de fiscalização.