Desempenho e escalabilidade

Os requisitos de desempenho enfocam a eficiência no atendimento aos usuários, de acordo com suas expectativas quanto ao tempo de resposta. Os tempos de resposta são influenciados por fatores externos ao SIGAD, como, por exemplo, infraestrutura de rede, volume de tráfego de dados e dimensionamento dos servidores e estações de trabalho.

Em um SIGAD, entende-se escalabilidade como a capacidade de um sistema responder a um aumento do número de usuários e do volume de documentos arquivísticos, mantendo o desempenho de suas respostas. Para tanto, faz-se necessário que a cada aumento de hardware corresponda um aumento de desempenho. Esses acréscimos de hardware podem se dar pelo aumento de hosts (escalabilidade horizontal) ou de memória RAM, ou do poder de processamento dos hosts existentes (escalabilidade vertical).

Referência Requisito obrig

14.1.1 Um SIGAD deve manter estatísticas dos tempos de atendimento,

discriminadas por tipo de operação. AD

14.1.2 Um SIGAD deve ser expansível até comportar um número máximo, preestabe-

Referência Requisito obrig

14.1.3 Um SIGAD tem que incluir rotina de manutenção de: • dados de usuários e de grupos;

• perfis de acesso; • plano de classificação; • bases de dados;

• tabelas de temporalidade.

Essas tarefas devem atender às mudanças planejadas da organização, sem causar grande sobrecarga de administração.

O

14.1.4 Um SIGAD deve ser escalável, a fim de permitir adaptação a organiza-

ções de diferentes tamanhos e complexidades. AD

14.1.5 Um SIGAD deve fornecer evidências do grau de escalabilidade ao longo do tempo.

Avaliações quantitativas devem incluir:

• número máximo de sítios remotos suportados com desempenho ade- quado;

• tamanho máximo do repositório, expresso em gigabytes ou tera- bytes, que pode ser suportado com desempenho adequado;

• o número máximo de usuários simultâneos que podem ser atendidos com desempenho adequado;

• sobrecarga administrativa prevista para um período de cinco anos, permitindo o crescimento do número de usuários e da quantidade de registros;

• quantidade de reconfigurações e indisponibilidades previstas para um período de cinco anos, permitindo o crescimento do número de usuá- rios e da quantidade de registros;

• quantidade de reconfigurações e indisponibilidades previstas para um período de cinco anos, permitindo mudanças substanciais na estrutu- ra da organização, nos esquemas de classificação e na administração de usuários.

AD

METADADoS

A concepção adotada neste trabalho baseou-se na definição do termo metadado conforme estabelecido no Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos, isto é, “dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo”.

As premissas que nortearam a elaboração deste esquema de metadados foram:

• a complementação dos requisitos do SIGAD, compreendendo a identificação de documentos (docu- mentos simples, processos ou dossiês, que podem se apresentar em formato convencional, híbrido ou digital) e as ações de gerenciamento do seu ciclo de vida;

• o aproveitamento de elementos de metadados de esquemas similares já consagrados por organismos nacionais e internacionais, visando assegurar a interoperabilidade dos sistemas. Optamos por nos apro- ximar do modelo em desenvolvimento pelo Grupo de Trabalho de Padrão de Metadados do Governo Eletrônico (e-PMG), integrante dos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (e-PING). • a especificação de um esquema de metadados em termos conceituais, e não o detalhamento visando à implementação. Metodologia A especificação deste esquema de metadados envolveu quatro etapas: • identificação dos metadados referidos no e-ARQ Brasil; • complementação dos metadados a partir de normas e referências bibliográficas das áreas de arqui- vologia e diplomática;

• confronto do levantamento inicial com esquemas, normas e padrões de metadados semelhantes, nacionais e internacionais;

• análise, definição e aprovação do esquema.

O levantamento inicial teve como ponto de partida a identificação dos metadados referidos no próprio e-ARQ Brasil, em especial na descrição das etapas da gestão arquivística, constante da Parte I, e nos requisitos apresentados na seção de aspectos de funcionalidade do SIGAD, da Parte II. Esse levantamento limitou-se aos aspectos funcionais de organização de documentos arquivísticos (plano de classificação e manutenção dos documentos); tramitação e fluxo de trabalho; captura; avaliação e destinação de documentos; pesquisa, localização e apresentação de documentos; segurança; armazenamento; preservação; e funções administrativas.

Pesquisas feitas em normas brasileiras que regulamentam serviços de protocolo permitiram complementar a definição de elementos relacionados à identificação e ao gerenciamento de processos e dossiês. Referências bibliográficas das áreas de arquivologia e diplomática forneceram subsídios para a identificação e descrição de elementos de metadados, tais como redator, originador, interessado, juntada etc. Foram utilizados, sobretudo: • Dicionário brasileiro de terminologia arquivística, Arquivo Nacional, 2005;

• Dicionário de terminologia arquivística, Associação dos Arquivistas Brasileiros – Núcleo Regional de São Paulo, 1996;

• Manual de gestão de processos e de expedientes no âmbito da Universidade Estadual de Campinas, Universidade Estadual de Campinas;

• Portaria normativa n. 5, de 19 de dezembro de 2002, do Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão, que dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da administração pública federal, para os órgãos e entidades do Sistema de Serviços Gerais (SISG); • Requisitos para apoiar a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos eletrônicos,

InterPARES, 2006;

• Norma geral internacional de descrição arquivística – ISAD(G), Conselho Internacional de Arquivos, 1999. Esquemas, normas e padrões nacionais e internacionais foram usados como referência, e aqueles voltados para a gestão arquivística de documentos, confrontados, diretamente, com o levantamento inicial de metadados, a fim de identificar as semelhanças e o oportuno aproveitamento de definições. Foram utilizados, principalmente:

• ISO 23081-1 – Records management processes – Metadata for Records, 2006; • ISO 15836 – Dublin core metadata element set, 2003; • e-Government metadata standard – e-GMS, United Kingdom, v. 3.0, 2004; • Metainformação para interoperabilidade de Portugal – MIP, 2006; • Model requirements for the management of electronic records – MoReq 2, 2007; • Padrão de Metadados do Governo Eletrônico – e-PMG, Brasil (minuta); • PREMIS Data dictionary for preservation metadata – final report, 2005.

organização do esquema de metadados

Foram definidos metadados para as entidades: documento, evento de gestão, classe, agente, componente digital e evento de preservação. O modelo a seguir representa estas entidades e seus relacionamentos:

Este modelo deve ser entendido da seguinte maneira:

Documento refere-se aos documentos arquivísticos que são gerenciados pelo SIGAD.

• Documentos arquivísticos relacionam-se entre si, formando agregações, denominadas processos ou dossiês. Os documentos arquivísticos podem ser classificados e gerenciados de duas formas: agregados em processos ou dossiês ou individualmente (documento a documento). Os processos/dossiês, por sua vez, podem ser divididos em volumes.

• Todo documento arquivístico tem que ser relacionado a uma classe no momento da captura para o SIGAD. • Todo documento arquivístico digital é composto por um ou mais componentes digitais.

• Ao longo do ciclo de vida, uma série de eventos ocorre no documento, e eles devem ser registrados no SIGAD. Cada documento arquivístico está relacionado a uma série de eventos de gestão.

Evento de gestão refere-se às ações de gestão que ocorrem com os documentos arquivísticos ao longo de seu ciclo de vida, como captura, tramitação, abertura e encerramento de processo/dossiê, classificação, desclassificação, eliminação, transferência, recolhimento, entre outros.

• Evento de gestão relaciona-se com o documento e com o agente responsável pela ação.

Classe refere-se aos diversos níveis de agregação do plano de classificação: classes, subclasses, grupos e subgrupos, que são organizados de forma hierárquica. Em cada classe estão associadas informações a respeito da temporalidade e da destinação prevista para os documentos nela classificados. Todas as alterações ocorridas no plano de classificação devem ficar registradas nos metadados da classe. • As classes estão relacionadas aos documentos arquivísticos que foram nelas classificados.

Agente refere-se aos usuários que acessam o SIGAD. O agente pode se apresentar como usuário, como papel desempenhado e como grupo a que pertence. Grupos são conjuntos de usuários reunidos para realização de uma atividade em comum, por tempo determinado. Papéis são funções ou cargos com responsabilidades e autoridades bem definidas. Um usuário pode estar associado a um ou mais papéis. • Agentes relacionam-se entre si, uma vez que os usuários podem ser agregados em papéis e grupos. • Agente relaciona-se com o evento de gestão pelo qual foi responsável.

• Agente relaciona-se com o evento de preservação pelo qual foi responsável.

Componente digital refere-se aos objetos digitais que compõem o documento arquivístico digital. De modo geral, pode-se dizer que componentes digitais são os arquivos de computador que contêm as informações de conteúdo, forma e composição necessárias à apresentação do documento arquivístico. As ações de preservação são realizadas nos componentes digitais.

CLASSE AGENTE DOCUMENTO COMPONENTE DIGITAL EVENTO DE GESTÃO EVENTO DE PRESERVAÇÃO

• Cada documento está relacionado a um ou mais componentes digitais. Um componente digital pode conter informações relativas a um ou mais documentos.

• Uma série de eventos de preservação ocorre nos componentes digitais para permitir o acesso continu- ado ao longo do tempo e deve ser registrada pelo SIGAD. Cada componente digital está relacionado a uma série de eventos de preservação.

Evento de preservação refere-se às ações de preservação realizadas nos documentos arquivísticos digitais, tais como migração (atualização, conversão), compressão, validação, decifração.

• Evento de preservação relaciona-se com o componente digital e com o agente responsável pela ação de preservação.

O documento arquivístico digital é a apresentação, em formato acessível ao ser humano, de um ou vários componentes digitais que estão relacionados entre si. Além disso, como mencionado acima, os documentos arquivísticos digitais relacionam-se formando agregações conceituais, isto é, processos e dossiês. Um processo ou dossiê pode conter um ou mais volumes. Um volume pode conter um ou mais documentos. Cada documento é composto por um ou mais componentes digitais.

O diagrama abaixo ilustra os relacionamentos entre documentos arquivísticos e entre um documento arquivístico e seus componentes digitais.

Os elementos de metadados estão reunidos de acordo com a estrutura a seguir:

1 Documento