Objetivando a melhoria da qualidade dos serviços prestados é necessária a compreensão de como os processos de compras são operacionalizados no momento atual, denominada Modelagem “AS-IS”, para que sejam analisadas as falhas e problemas dessa execução, de maneira a tentar compreender o contexto institucional e propor melhorias que possam servir como novo desenho e rotina de aprimoramento desse fluxo, tendo sido desenvolvido de acordo com o Passo 3 do Método de Execução do Trabalho – Quadro 6, referente à Fase Planejar relativa à consonância dos Ciclos PDCA e BPM, Figura 4.
Assim, no dia doze de setembro de 2018 foi encaminhado, via e-mail, à equipe de executores do processo de compras, o Caderno de Pesquisa dessa investigação (Apêndice D), objetivando a prévia análise dos pontos a serem tratados na reunião do grupo focal, que foi realizada no dia dezenove de setembro de 2018. Esse encontro contou com a participação de seis dos doze componentes da equipe, sendo iniciada com pequenas alterações e posterior validação, pelos presentes, das modelagens “AS-IS” relativas ao processos de compras por meio de Ata de Registro de Preço - Figura 7; Sistema de Registro de Preços - Figura 8; Pregão Eletrônico - Figura 9; e Dispensa por Cotação Eletrônica - Figura 10. As modelagens iniciais desenhadas por meio das informações dos processos analisados, observação assistemática e orientação dos executores sofreram algumas alterações de forma que os procedimentos de compras transpareçam o real roteiro de execução dos processos nos exercícios de 2015 a 2017, conforme Apêndice C, sendo representados graficamente conforme figuras a seguir desenhadas no Bizagi.
Figura 7 – Modelagem “AS-IS” de Processos de Aquisição de Bens por Ata de Registro de Preços do IFS
Fonte: Dados da pesquisa (2018).
M O DELAG EM “AS -IS” – PRO CESSO S DE AT A DE REG IS TRO DE PREÇ OS
A figura mostra a modelagem atual do Processo de Aquisição de Bens por Ata de Registro de Preços Vigente que se inicia pelo requisitante com o levantamento das necessidades de aquisições do setor por meio do preenchimento do Pedido de Compra de Material – PCM (substituído pelo Documento de Formalização da Demanda) e Termo de Referência – TR; sendo, em seguida, aberto o processo que é enviado à Direção de Administração – DADM, para certificação de conformidade com o planejado e encaminhamento à Direção Geral – DG para autorização de Estimativa de Preços; momento em que o processo retorna à DADM para envio à Coordenação de Licitação – COLIC com o fim de iniciar a pesquisa de preços.
A COLIC então verifica a existência de Ata de Registro de Preços válida, documento com legitimidade limitada por doze meses no qual a Administração registra os itens licitados, os preços ofertados pelos licitantes vencedores e as condições gerais de fornecimento para eventuais e futuras contratações; representando um instrumento vinculatório e obrigacional para os fornecedores constantes na ata. Existindo ARP vigente, os vencedores do processo licitatório assinam a ata, comprometendo-se a fornecer os bens ou serviços durante a vigência da mesma e pelos preços nela registrados, sob pena de incorrem nas sanções administrativas constantes do Instrumento Convocatório, após observado processo administrativo que lhes assegurem os princípios do contraditório e da ampla defesa. Em ato contínuo, a COLIC verifica também se a ARP possui vigência superior a cento e oitenta dias, caso em que é obrigatória a pesquisa de preço preferencialmente no site Painel de Preços, plataforma online que disponibiliza dados e informações de compras públicas homologadas no âmbito do governo federal, com a finalidade de verificar se os preços contidos na ARP ainda possuem vantajosidade em relação aos praticados no mercado.
Sendo verificado pela COLIC a inexistência de ARP com período de doze meses ou se mesmo com a existência de ata válida, a pesquisa de preços indicar que ata com vigência superior a cento e oitenta dias possui preços desvantajosos aos praticados no mercado, o processo de aquisição de bens por ARP será então abortado, retornando à DADM que procederá análise e definição quanto ao novo procedimento licitatório a ser adotado (Sistema de Registro de Preços, Pregão Eletrônico ou Cotação Eletrônica).
Caso seja constatado que a ARP possua vigência inferior a cento e oitenta dias não se faz necessário o confrontamento dos preços para análise de vantajosidade, mas apenas anexar ao processo as certidões que comprovem a manutenção das condições de habilitação dos fornecedores previstas no Instrumento Convocatório da licitação; sendo o processo, em seguida, enviado à Direção Geral – DG, para fins de autorização de emissão de nota de empenho. Não sendo a emissão de empenho autorizada pela DG, o processo é encerrado; e caso obtenha
aquiescência daquela diretoria é encaminhado à Gerência de Administração – GADM, por intermédio da Direção de Administração. Encaminhado o processo, pela GADM, à Coordenação de Execução Orçamentária – CEO é então emitida a nota de empenho que segue para assinatura pelas GADM e DG, percorrendo o mesmo trajeto no retorno e sendo enviado pela Direção Geral à DADM, para encaminhamento à COLIC com vistas as atividades de publicação do resultado do certame e entrega de empenho ao fornecedor e à Coordenação de Almoxarifado, momento em que o processo é encerrado.
Importante se faz relembrar que, conforme já descrito, quando ocorre de não existir Ata de Registro de Preços válida (doze meses) ou se verifica que o preço registrado em ata não é compatível com o praticado no mercado, a Direção de Administração analisa e define novo procedimento licitatório dentre Sistema de Registro de Preços, Pregão Eletrônico Tradicional ou Cotação Eletrônica. A figura 8 a seguir representa a rotina atual do processo de aquisição de bens quando o procedimento definido pela DADM é o Sistema de Registro de Preços.
Figura 8 - Modelagem “AS-IS” de Processos de Aquisição de Bens por Sistema de Preços
Fonte: Dados da pesquisa (2018)
M O DELAG EM “AS -IS” – PRO CESSO S DE SI STEM A DE REG IST RO DE PREÇO S
A figura mostra a modelagem atual do Processo de Aquisição de Bens por Sistema de Registro de Preços que se inicia pelo requisitante com o levantamento das necessidades, preenchendo o Pedido de Compra de Material – PCM, (substituído pelo Documento de Formalização da Demanda) e Termo de Referência – TR; e, em seguida abre o processo e o encaminha à Direção de Administração – DADM, para aquiescência com o planejamento, e envio à Direção Geral – DG, para autorização de Estimativa de Preços, momento em que o processo retorna à DADM para ciência e é encaminhado à Coordenação de Licitação – COLIC para pesquisa de preços.
A Coordenação de Licitação é o setor responsável pela designação do pregoeiro e equipe de apoio, sendo que o primeiro ator prossegue o procedimento licitatório realizando a estimativa de preços, elaborando a Minuta de Edital, realizando a abertura do Instrumento de Registro de Preços - IRP, por meio do SIASGWEB, e ainda aceitando e consolidando a manifestação do IRP. Em seguida, o processo é encaminhado pela COLIC à DADM, e esta envia à DG com o fim de autorizar a licitação e encaminhar o processo à Procuradoria Jurídica do IFS, na Reitoria, para emissão de Parecer Jurídico.
O processo retorna então à COLIC pelo intermédio do mesmo trajeto percorrido (DG e DADM) para o atendimento das recomendações feitas pela Procuradoria Jurídica, se for o caso, e ainda realização do certame e adjudicação do resultado ao vencedor pela COLIC. Em seguida, o processo é encaminhado à DG por meio da COLIC e DADM, objetivando a homologação do procedimento (ato pelo qual o ordenador de despesa ratifica o procedimento licitatório para que produzam os efeitos jurídicos) por aquela direção. Caso não seja homologado o processo é encerrado ou então encaminhado pela DG à COLIC através da DADM.
A partir daí, a Coordenação de Licitação realiza as atividades de publicação do resultado, classificação das propostas e envio do processo à DADM para solicitação de autorização de emissão de nota de empenho à DG, que no caso de negativa encerra o processo licitatório. Caso seja autorizado, o processo é enviado à GADM, por meio da DADM, para emissão de empenho pela CEO, retornando, em seguida, à GADM para aquiescência, assinatura da nota de empenho e envio do processo à DG, por meio da DADM, sendo assinado o documento, e encaminhado o processo à DADM e COLIC para envio da nota de empenho ao fornecedor e Coordenadoria de Almoxarifado, momento em que se encerra o processo.
A figura a seguir representa a rotina atual do processo de aquisição de bens quando a DADM define o Pregão Eletrônico Tradicional como procedimento licitatório.
Figura 9 - Modelagem “AS-IS” de Processos de Aquisição de Bens por Pregão Eletrônico Tradicional
Fonte: Dados da pesquisa (2018)
M O DELAG EM “AS -IS” – PRO CESSO S DE PREG ÃO EL ET RÔ NICO T RAD ICION AL
A figura mostra a modelagem atual do Processo de Aquisição de Bens por Pregão Eletrônico Tradicional que se inicia pelo requisitante com o levantamento das necessidades, preenchendo o Pedido de Compra de Material – PCM (substituído pelo Documento de Formalização da Demanda) e Termo de Referência – TR; seguido pela abertura do processo que é encaminhado à Direção de Administração – DADM, para aquiescência com o planejamento, e envio à Direção Geral – DG, para autorização de Estimativa de Preços, momento em que o processo retorna à DADM para ciência e é encaminhado à Coordenação de Licitação – COLIC para realização do certame.
A COLIC então designa pregoeiro e equipe de apoio, momento em que o primeiro realiza estimativa de preços e devolve à DADM para definição do procedimento licitatório e encaminha à DG para autorização da licitação, devolvendo à DADM que encaminha à GADM para emissão e assinatura de Declaração de Viabilidade de Impacto Orçamentário e envio à Coordenação de Execução Orçamentária para emissão de pré-empenho. O processo segue ntão para assinatura da Declaração de Impacto Orçamentário pela GADM e DG.
O processo é devolvido à DADM que encaminha à COLIC para realização do Pregão Eletrônico, sendo elaborada a Minuta de Edital e seus anexos. O processo segue então para a DADM, para autorização da licitação pela DG, envio à processo à Procuradoria Jurídica junto ao IFS – Reitoria para emissão de Parecer Jurídico acerca da existência de óbices jurídicos para o seguimento do processo. Posteriormente, o processo retorna à COLIC, por meio de encaminhamentos da DG e DADM, para o atendimento das recomendações feitas pela Procuradoria, se for o caso. A COLIC então anexa o edital na plataforma eletrônica do Comprasnet, publica o Aviso de Edital, realiza a abertura da sessão pública do pregão (nos ditames da Lei 10.520/02 e do Decreto 5.450/05) e, em seguida, o certame.
Posteriormente, a COLIC adjudica o resultado ao vencedor, e encaminha o processo à DADM que envia à DG, solicitando homologação (ato pelo qual o ordenador de despesa ratifica o procedimento licitatório para que produzam os efeitos jurídicos) e autorização de emissão de empenho nas quantidades estabelecidas. Realizada a homologação e autorização de empenho, a COLIC publica o resultado e classifica as propostas; e, não sendo autorizada a emissão da nota de empenho, o procedimento licitatório é encerrado.
Em seguida o processo é enviado à GADM pela Direção de Administração, e, por conseguinte, à Coordenação de Execução Orçamentária para que seja emitida a nota de empenho; retornando à DADM, por meio da Gerência de Administração, com a finalidade de ser encaminhado à DG para assinatura do documento emitido. Após essa atividade, o processo é enviado à COLIC para envio da nota de empenho ao fornecedor e Coordenação de
Almoxarifado, e para assinatura do contrato por parte do fornecedor, momento em que o processo é finalizado. A figura a seguir representa a rotina do processo de aquisição de bens quando o procedimento definido pela DADM é Cotação Eletrônica.
Figura 10 - Modelagem “AS-IS” - Processos de Aquisição de Bens por Cotação Eletrônica
Fonte: Dados da pesquisa (2018)
M O DELAG EM “AS -IS” – PRO CESSO S DE CO TAÇÃO EL E TRÔ NICA
A figura 10 mostra a modelagem atual do Processo de Aquisição de Bens por Dispensa por Cotação Eletrônica que se inicia pelo requisitante com o levantamento das necessidades de aquisição, preenchimento do Pedido de Compra de Material – PCM substituído pelo Documento de Formalização da Demanda) e Termo de Referência – TR; e, ainda abertura do processo que é encaminhando à Direção de Administração – DADM, para aquiescência com o planejamento, e envio à Direção Geral – DG, para autorização de Estimativa de Preços, momento em que o processo retorna à DADM para ciência e é encaminhado à Coordenação de Licitação – COLIC para pesquisa de preços.
Realizada a pesquisa, a COLIC encaminha o processo à Direção de Administração para envio à Direção Geral para a autorização de emissão de pré-empenho. Caso essa reserva técnica não seja autorizada o processo é encerrado, entretanto, se for aquiescida, o processo retorna à Direção de Administração para encaminhamento à Gerência de Administração para Declaração de Impacto Orçamentário e emissão de pré-empenho pela Coordenação de Execução Orçamentária. Com a ciência do pré-empenho e assinatura da declaração pela GADM, o processo é enviado à DG para vista da reserva e assinatura da declaração, através da DADM.
O processo é encaminhado à COLIC para adjudicação do resultado e encaminhado pela DADM à DG para homologação e autorização de empenho. Sendo autorizado, o processo segue para ciência da DADM e envio à COLIC para classificação das propostas e encaminhamento à GADM para emissão da nota de empenho pela CEO que devolve aquela gerência para assinatura do documento e encaminhamento à DG para a mesma finalidade, por meio da DADM. Assinada a nota de empenho a Direção Geral envia o processo à DADM, objetivando o encaminhamento à COLIC para envio do empenho ao fornecedor e COAL, finalizando, assim o procedimento licitatório.
5 MODELO PROPOSTO
Na fase de modelagem do novo processo foi discutida, no grupo focal, a IN nº 01/2018 com as perspectivas e limitações do campus, como também foi redesenhada as Modelagens “AS-IS” do capítulo anterior, incluindo as oportunidades de melhoria sugeridas nas entrevistas com o grupo focal, denominada Modelagem “TO-BE”. Esse redesenho compreende a detecção das falhas e problemas acolhidos possíveis de aperfeiçoamento nesse primeiro momento de análise, ressaltando que foi desenvolvido de acordo com o Passo 4 do Método de Execução do Trabalho – Quadro 6, referente à Fase Planejar relativa à consonância dos Ciclos PDCA e BPM. Para isso foram analisados diversos processos de aquisição de material, durante os períodos de 03 de janeiro de 2018 a 12 de janeiro de 2018, 13 de agosto a 21 de agosto de 2018, 27 de agosto a 30 de agosto de 2018 e 10 de setembro a 13 de setembro de 2018; como também realizadas a observação assistemática in loco, utilizando-se da experiência dos próprios executantes do processo como diretriz e fonte de informação para este levantamento, e ainda realizada reunião em grupo focal com a participação de seis dos doze integrantes da execução do processo de compras, na Sala de Reuniões do IFS – Campus Aracaju, no dia 19 de setembro de 2018, às oito horas e trinta minutos, com duração de três horas e trinta minutos.
Dessa forma, esse capítulo abrange a discussão e desenho de uma modelagem relativa à elaboração do Plano Anual de Contratação e o Sistema de Planejamento de contratação que atenda os ditames da Instrução Normativa nº 01/2018; nova modelagem com a proposição de melhorias na rotina para os processos de aquisição de bens materiais dos campus referentes à Ata de Registro de Preços, Pregão por Sistema de Registro de Preços, Pregão Eletrônico Tradicional e Cotação Eletrônica; sugestões de indicadores de desempenho que meçam a operacionalização dos processos de aquisição de bens do campus; e ainda, Diretrizes do Plano de Ação que direcione a implementação das Modelagens “TO-BE”, conforme subseções a seguir.