b) estabelecer os critérios de avaliação; c) selecionar o método de avaliação adequado; d) conduzir a avaliação.
O resultado do processo de avaliação deverá poder servir de base para:
− selecionar os membros da equipa auditora tal como descrito em 5.4.4;
− determinar a necessidade de melhores competências (p. ex. formação adicional);
− avaliação continuada do desempenho dos auditores.
Os auditores deverão desenvolver, manter e melhorar as suas competências através de um desenvolvimento profissional contínuo e da participação regular em auditorias (ver 7.6).
Um processo para a avaliação de auditores e de auditores coordenadores é descrito em 7.4 e 7.5.
Os auditores e os auditores coordenadores deverão ser avaliados de acordo com os critérios definidos em 7.2.2 e7.2.3.
A competência requerida ao responsável pela gestão do programa de auditorias é descrita em 5.3.2.
7.2 Determinação das competências dos auditores para satisfazer as necessidades do programa de auditorias
7.2.1 Generalidades
Ao decidir quais os conhecimentos e saber fazer, adequados que são requeridos ao auditor, deverá ter-se em consideração o seguinte:
− a dimensão, a natureza e a complexidade da organização a ser auditada;
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− os objetivos e a extensão do programa de auditorias;
− outros requisitos, tais como os impostos por entidades externas, onde adequado;
− o papel do processo de auditoria no sistema de gestão do auditado;
− a complexidade do sistema de gestão a ser auditado;
− a incerteza no atingir os objetivos da auditoria.
Esta informação deverá ser comparada com a que é listada em 7.2.3.2, 7.2.3.3 e 7.2.3.4.
7.2.2 Comportamento pessoal
Os auditores deverão ter as qualidades necessárias que lhes permitam atuar de acordo com os princípios de auditoria, descritos na secção 4. Os auditores deverão demonstrar um comportamento profissional no desempenho das atividades de auditoria, incluindo serem:
− éticos, isto é, justos, verdadeiros, sinceros, honestos e discretos;
− pessoas de espírito aberto, isto é, estarem dispostos a considerar ideias ou pontos de vista alternativos;
− serem diplomatas, isto é, usarem de tato no relacionamento com as pessoas;
− observadores, isto é, observarem ativamente o meio físico envolvente e as atividades;
− percetivos, isto é, conscientes e capazes de compreender situações;
− versáteis, isto é, capazes de facilmente se adaptarem a diferentes situações;
− tenazes, isto é, persistentes e focalizados no atingir dos objetivos;
− decididos, isto é, capazes de chegar oportunamente a conclusões com base em raciocínio e em análise lógicos;
− autónomos, isto é, capazes de atuar e exercer as suas funções de forma independente, enquanto interagem eficazmente com outros;
− corajosos, isto é capazes de atuar responsável e eticamente, mesmo que estas ações poerão nem sempre ser populares e poderão, por vezes, resultar em desacordo e confrontação;
− abertos à melhoria, isto é, dispostos de aprender com as situações e esforçando-se por obter melhores resultados da auditoria;
− sensíveis a aspetos culturais, isto é, observadores e respeitadores da cultura do auditado;
− colaborativos, isto é, interagirem de forma eficaz com os outros, incluindo os membros da equipa auditora e os colaboradores do auditado.
7.2.3 Conhecimentos e saber fazer 7.2.3.1 Generalidades
Os auditores deverão ter os conhecimentos e saber fazer necessários para a consecução dos resultados pretendidos, para as auditorias que se espera, que venham a realizar. Todos os auditores deverão ter conhecimentos e saber fazer genéricos e deverá ser também expectável, que tenha conhecimentos e saber fazer específicos, de algumas disciplinas e setores. Os auditores coordenadores deverão ter os conhecimentos e saber fazer, adicionais necessários para assegurar a coordenação da equipa auditora.
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7.2.3.2 Conhecimentos e saber fazer genéricos para auditores de sistemas de gestão
Os auditores deverão ter conhecimentos e saber fazer nas áreas delineadas a seguir:
a) Princípios, procedimentos e métodos de auditoria: os conhecimentos e saber fazer nesta área, permite ao auditor aplicar a diferentes auditorias os princípios, procedimentos e métodos adequados, e assegurar que as auditorias são conduzidas de uma forma consistente e sistemática. Um auditor deverá ser capaz de:
− aplicar os princípios, procedimentos e métodos de auditoria;
− planear e organizar o trabalho de forma eficaz;
− conduzir a auditoria dentro do prazo acordado;
− atribuir prioridades e focalizar-se nas questões significativas;
− recolher informação através de entrevistas eficazes, escutando, observando e revendo documentos, registos e dados;
− compreender e ter em consideração as opiniões de peritos;
− compreender a adequabilidade e as consequências da utilização de técnicas de amostragem em auditoria;
− verificar a relevância e a exatidão da informação recolhida;
− confirmar a suficiência e a adequação das evidências de auditoria para suportar as constatações e as conclusões da auditoria;
− avaliar os fatores que poderão influenciar a fiabilidade das constatações e das conclusões da auditoria;
− utilizar documentos de trabalho para registar as atividades de auditoria;
− documentar as constatações da auditoria e preparar relatórios de auditoria adequados;
− manter a confidencialidade e segurança da informação, dos dados, dos documentos e dos registos;
− comunicar eficazmente, oralmente e por escrito (quer pessoalmente, quer por recurso a intérpretes e a tradutores);
− compreender os tipos de riscos associados a auditar.
b) Documentos do sistema de gestão e de referência: os conhecimentos e saber fazer, nesta área possibilita ao auditor a compreensão do âmbito da auditoria e a aplicação dos critérios da auditoria e deverão abranger:
− normas de sistemas de gestão e outros documentos usados como critérios da auditoria;
− a aplicação de normas de sistemas de gestão pelo auditado e por outras organizações, conforme adequado;
− a interação entre os elementos do sistema de gestão;
− reconhecimento da hierarquia dos documentos de referência;
− a aplicação dos documentos de referência em diferentes situações de auditoria.
c) Contexto organizacional: os conhecimentos e saber fazer nesta área, possibilita ao auditor a compreensão da estrutura, do negócio e das práticas de gestão e deverão abranger:
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− conceitos de processos gerais de negócio e de gestão, processos e terminologia com eles relacionada, incluindo planeamento, orçamentação e gestão de pessoal;
− hábitos culturais e aspetos sociais do auditado.
d) Exigências legais e contratuais aplicáveis e outros requisitos relevantes que sejam aplicáveis ao auditado: os conhecimentos e saber fazer nesta área possibilita ao auditor ter consciência das exigências
legais e contratuais da organização e trabalhar nesse contexto. Os conhecimentos e saber fazer específicos da jurisdição ou das atividades e produtos do auditado deverão abranger:
− legislação e regulamentação e respetivas agências reguladoras;
− terminologia legal básica;
− contratos e obrigações.
7.2.3.3 Conhecimentos e saber fazer específicos de disciplinas e de setores para auditores de sistemas de gestão
Os auditores deverão ter os conhecimentos e saber fazer específicos de disciplinas e de setores, que sejam adequados a auditar o tipo particular de sistema de gestão e de setor.
Não é necessário que cada membro da equipa auditora tenha as mesmas competências; contudo, é necessário que a competência global da equipa auditora seja suficiente para a consecução dos objetivos da auditoria. Os conhecimentos e saber fazer específicos de disciplinas e de setores dos auditores, incluem:
− requisitos e princípios específicos de sistemas de gestão de uma dada disciplina e sua aplicação;
− exigências legais relevantes para disciplina e para o setor, de forma a que o auditor esteja consciente dos requisitos específicos da jurisdição e das obrigações, das atividades e dos produtos do auditado;
− requisitos de partes interessadas relevantes para a disciplina específica;
− fundamentos da disciplina e da aplicação de métodos, técnicas, processos e práticas de negócio e técnicos específicos da disciplina, que sejam suficientes para permitir ao auditor examinar o sistema de gestão e produzir constatações e conclusões da auditoria adequadas;
− conhecimentos específicos da disciplina relativos ao setor particular, à natureza das operações ou ao local a ser auditado, que sejam suficientes para o auditor avaliar as atividades, os processos e os produtos (bens e serviços) do auditado;
− princípios da gestão do risco, métodos e técnicas relevantes para a disciplina e para o setor, tais que o auditor possa avaliar e controlar os riscos associados ao programa de auditorias.
NOTA: Orientações e exemplos esclarecedores de conhecimentos e saber fazer, específicos de disciplinas e de setores para auditores são dados no Anexo A.
7.2.3.4 Conhecimentos e saber fazer genéricos de um auditor coordenador
Os auditores coordenadores deverão ter conhecimentos e saber fazer adicionais para gerir e proporcionar liderança à equipa auditora, de forma a promover uma condução da auditoria que seja eficaz e eficiente. Um auditor coordenador deverá ter os conhecimentos e saber fazer necessários para:
a) equilibrar os pontos fortes e os pontos fracos de cada um dos membros da equipa auditora; b) desenvolver uma relação de trabalho harmoniosa entre os membros da equipa auditora; c) gerir o processo de auditoria, incluindo:
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− gerir a incerteza de se atingirem os objetivos da auditoria;
− proteger segurança e saúde do trabalho dos membros da equipa auditora durante a auditoria, incluindo assegurar que os auditores satisfazem os requisitos relevantes de saúde e de segurança de pessoas e bens;
− organizar e dirigir os membros da equipa auditora;
− dirigir e orientar auditores em formação;
− evitar e resolver conflitos, conforme necessário.
d) representar a equipa auditora nas comunicações com a pessoa responsável pela gestão do programa de auditorias, com o cliente da auditoria e com o auditado;
e) conduzir a equipa auditora para a obtenção de conclusões da auditoria; f) preparar e concluir o relatório da auditoria.
7.2.3.5 Conhecimentos e saber fazer específicos para auditar sistemas de gestão multidisciplinares
Os auditores que pretendam participar como membros de equipas auditoras na auditoria a sistemas de gestão multidisciplinares, deverão ter as competências necessárias para auditar, pelo menos uma das disciplinas e uma compreensão das interações e sinergias entre os diferentes sistemas de gestão.
Os auditores coordenadores que conduzam auditorias a sistemas de gestão multidisciplinares, deverão compreender os requisitos das normas de gestão de cada um dos sistemas e reconhecer os limites dos seus conhecimentos e saber fazer, em cada uma das disciplinas.
7.2.4 Atingir competência como auditor
Os conhecimentos e saber fazer como auditor podem ser adquiridos mediante uma combinação do seguinte:
− escolaridade/formação formais e experiência, que contribuam para o desenvolvimento dos conhecimentos e saber fazer na disciplina e setor de sistema de gestão que o auditor tenciona auditar;
− programas de formação que cubram conhecimentos e saber fazer genéricos, para ser auditor;
− experiência numa posição técnica, de gestão ou profissional relevante que envolva fazer juízos de valor, tomar decisões, resolver problemas e comunicar com gestores, profissionais, pares, clientes e outras partes interessadas;
− experiência de auditoria adquirida sob a supervisão de um auditor na mesma disciplina.
7.2.5 Auditores coordenadores
Um auditor coordenador deverá ter adquirido experiência adicional em auditorias para desenvolver os conhecimentos e saber fazer descritos em 7.2.3. Esta experiência adicional deverá ter sido adquirida ao trabalhar sob direção e orientação de um outro auditor coordenador.