Dificuldades encontradas na ferramenta e no negócio

Um dos objetivos desta investigação era perceber a utilidade que as análises disponibilizadas em BW têm para os seus utilizadores e que melhorias poderiam ser feitas. Com esse intuito questionou-se os distribuidores sobre as dificuldades que normalmente encontram nas suas análises, à qual 31 (79%) apresentaram a lentidão do sistema, 20 (51%) a existência de poucos relatórios pré-formatados, 14 (36%) a falta de formação e 11 (28%) a

existência de diferentes filtros entre relatórios. Estas dificuldades podem ser analisadas no Gráfico 13, sendo que 4 distribuidores também forneceram mais detalhe sobre as suas dificuldades revelando que se poderia melhorar e aumentar a informação financeira e sobre vendas, outro revela desconfiança nos stocks apresentados em sistema e outro revela não ter confiança nas análises de BW por falta de formação e porque considera os relatórios confusos e pouco user-friendly.

A nível interno também foram referidas a lentidão do sistema e a dificuldade de perceber que filtros estão feitos em cada relatório sendo que um dos entrevistados do grupo GR referiu que “muitos desconhecem a origem e conceção dos relatórios fazendo que se assuma que o relatório está a dar uma informação e pode estar preparado para dar outra”. Além disso, foi referido que o facto de não existirem relatórios que compilem a informação oriunda do sistema SAP da empresa e a informação dos distribuidores torna mais complexo a comparação e criação de relatórios que permitam, p.e., comparar as compras que os distribuidores fazem na empresa A e as vendas que fazem ao mercado. Outro ponto em comum com a opinião dos distribuidores é a criação de mais relatórios pré-formatados, de fácil visualização, tanto para disponibilização interna como para os distribuidores, para que se despenda cada vez menos tempo a elaborar e criar relatórios. Segundo um dos entrevistados do grupo D&M: nas várias pessoas que compõem a direção comercial muitas necessitam do mesmo tipo de informação e não faz sentido que estejam todos a preparar o mesmo relatório, considerando que este já deveria estar feito, bastando atualizar com o período que quisessem. Os colaboradores da DSI referiram, também, que os distribuidores,

Gráfico 13-Dificuldades nas análises segundo os distribuidores (Fonte: Elaboração Própria)

28%; 11 79%; 31 51%; 20 36%; 14 3%; 1 3%; 1 3%; 1 3%; 1

Os filtros disponíveis diferem entre relatórios Alguma lentidão de resposta do BW Poucos relatórios pré-formatados Falta de formação Falta de formação para análises financeiras Stock sempre errados Falta de confiança nos dados de BW (devido a pouca formação e alguns relatórios pouco "user-friendly")

Melhorar e aumentar a Informação sobre Vendas e Financeira

normalmente, não reportam problemas com o uso de BW, o que acontece muitas vezes é o desconhecimento da existência de algum relatório ou desconhecimento de como funciona, podendo este tema ser colmatado através de formação.

Tentando perceber se há alguma dificuldade do negócio que possa ser ajudada pelo desenvolvimento de alguma análise fez-se esta questão internamente e aos distribuidores. Internamente foi levantada a complexidade existente nas análises de vendas, isto porque segundo um dos entrevistados do grupo GR, apesar de terem acesso às vendas ao mercado de todos os distribuidores, existem muitas condicionantes no negócio que afetam igualmente as análises. As consolidações que foram efetuadas em 2017 são um exemplo: quatro distribuidores deixaram de ser parceiros da empresa A e, portanto, as suas áreas e clientes foram divididos entre nove distribuidores, significando um aumento da base de clientes e de vendas em 2018 relativamente ao ano anterior, fazendo com que em termos de histórico, i.e., de vendas de 2017, esses clientes não tenham espelhadas as suas vendas nestes novos distribuidores, mas sim nos antigos. Este facto origina a leitura errada dos dados e, se não for tido em conta, leva a uma gestão errada do distribuidor. Nos distribuidores apenas um levantou uma dificuldade no negócio que consistia na negociação de preços, contudo não deu sugestão de melhoria, mas 29 fizeram sugestões de melhoria à ferramenta:

• Rapidez: 3 distribuidores referiram a lentidão do sistema pedindo para que se tente melhorar a rapidez de resposta das análises

• Análise de rentabilidade: 8 solicitaram que a análise de rentabilidade disponibilizada tivesse mais campos como créditos por clientes/produto, as margens libertadas pelos vários produtos, custos associados a vendas, logística, backoffice, distribuição. Este pedido vai também ao encontro de uma necessidade interna relatada nas entrevistas de ter a rentabilidade global do distribuidor com o intuito de fortalecer a parceria e o ajudar nos pontos críticos e, assim, melhorar a sua performance.

• Análises financeiras: 5 referiram que se deveria melhorar estas análises nomeadamente cobrança e contas correntes por rota, por clientes e por vendedor • Análises por rota de vendedor: 4 pediram para que os vários relatórios

disponibilizados como vendas, cobranças e efetividades tenham a rota do vendedor. Uma necessidade também bastantes vezes reportada segundo os colaboradores da DSI.

• Melhorias nas análises já disponibilizadas: nomeadamente positividade de rotas, análise de descontos, de vendas, de compras

• Análise de Stocks: um dos distribuidores pediu para analisar os stocks com a média de vendas segundo as últimas 4 semanas, contudo esta análise já está disponível, concluindo que se trata de um problema de conhecimento e que pode ser resolvido com formação.

• Análise descontos dados aos clientes versus créditos dados pela empresa A • Criação de análise para planeamento diário dos vendedores com os materiais mais

importantes

Questionados pelo que poderia ser aperfeiçoado em termos de análise de informação para melhorar a sua experiência como utilizador, 32 distribuidores fizeram várias propostas de melhoria, contudo muitas correspondem às já referidas como a rapidez (referido novamente por 3 distribuidores), a junção da rota do vendedor às várias análises disponibilizadas (por 5 distribuidores), a melhoria dos relatórios de compras (2 distribuidores), porém surgiu ainda: • Formação: pedido por 8 distribuidores a nível geral de BW e em análises financeiras. Uma necessidade que internamente também levantaram porque notam que os distribuidores estão debilitados nesta área

• Mais relatórios pré-formatados e user-friendly: solicitado por 7 distribuidores e que corrobora a opinião interna. P.e., relatórios que compilem vendas aos distribuidores, vendas ao mercado, stocks e relatórios de apoio ao programa de excelência e ao programa pay for performance – programas que a empresa tem implementado para os seus distribuidores para monitorização dos indicadores de performance. Esta partilha seria importante, dado que internamente, consideram que por vezes os distribuidores não atingem o seu objetivo por diferenças mínimas, resultado de falta de acompanhamento e disponibilidade para preparar os relatórios pelos mesmos. • Opção para download mais fácil e compatível com os tablets das equipas de vendas,

bem como, ligação com outras bases de dados

• Linha de tendência de vendas por cliente face a histórico, previsões de venda com base na meteorologia (analise histórica)