2.2 Abrangência do processo de projeto
2.2.3 Dificuldades no processo de projeto
Pode-se dizer que o processo de desenvolvimento de projetos apresenta falhas e estas são resultado de dificuldades encontradas ao longo do empreendimento. Para efeito de análise, podem-se dividir as dificuldades em categorias, de acordo com o contexto em que elas ocorrem:
(a) Durante o processo de desenvolvimento de projetos propriamente dito (problemas internos de gestão);
(b) Nas interfaces entre a fase de desenvolvimento de projetos e as fases de montagem da operação, construção e gestão do empreendimento;
(c) Nas relações com os agentes do processo (empreendedor, projetistas, construtores e usuários).
A Tabela 1 apresenta algumas dessas dificuldades encontradas ao longo do empreendimento pelas equipes de desenvolvimento de projetos, agrupadas nessas três categorias:
Tabela 1 – Dificuldades do processo de desenvolvimento de projetos.
CATEGORIAS DESCRIÇÃO DAS DIFICULDADES
(a) Durante o processo de desenvolvimento do projeto.
Desenvolver características do produto que atendam às necessidades e expectativas dos clientes;
Desenvolver processos que sejam capazes de produzir as características desejadas dos produtos; Estabelecer controles dos processos e produtos
(avaliações internas e externas);
Retroalimentar os processos com informações confiáveis;
Promover melhorias; (b) Nas interfaces entre a fase
de desenvolvimento de projetos e as demais fases do
empreendimento.
Identificar os clientes (internos e externos);
Identificar as necessidades e expectativas dos clientes;
Retroalimentar os processos com informações confiáveis;
Promover melhorias;
(c) Nas relações dos projetistas com os demais agentes.
Cumprimento de prazos;
Comprometimento dos projetistas com as soluções adotadas;
Formação de equipes multidisciplinares desde o início dos trabalhos;
Comunicação e fluxo de informações entre os projetistas e os demais agentes.
Embora as dificuldades encontradas ocorram em situações diferentes, todas possuem uma característica comum, a de seus processos estarem inseridos no desenvolvimento de um empreendimento, onde existe um objetivo único que é o de finalizá-lo atendendo às questões da qualidade.
Na busca pela redução de falhas e, conseqüentemente, na melhoria da eficiência e da qualidade do processo de projeto, diversos autores apontam a necessidade de análise crítica, avaliação e retroalimentação de informações do processo de projeto. Melhado (1994) propõe que ao longo do processo de desenvolvimento de projetos sejam realizadas análises críticas, ou seja, revisões formais e documentadas dos resultados obtidos em determinadas etapas do projeto, com o objetivo de garantir que as necessidades e requisitos iniciais dos clientes sejam alcançados. Essa análise deve incluir itens sobre a satisfação das necessidades dos usuários, itens sobre as necessidades de execução e itens sobre o controle da qualidade dos processos de execução.
Embora as análises críticas sejam realizadas pelas organizações, nem sempre o resultado dessas avaliações retroalimentam os processos. Com isso, perde-se em qualidade não apenas no empreendimento atual, mas também nos empreendimentos futuros, pela repetição das falhas e erros detectados e pela ausência ou ineficiência de um banco de dados.
Melhado (2001) identificou como um dos maiores problemas que ocorrem nas empresas de construção e incorporação a deficiência do fluxo de informações entre obras e departamentos de projeto, assim como entre obras e demais projetistas. De acordo com o mesmo autor, dados importantes são apenas armazenados e não retroalimentados servindo de subsídios a projetos futuros semelhantes em busca da melhoria contínua.
O referido autor aponta que: “no que se refere à retroalimentação das experiências vivenciadas em obra para o processo de projeto, pode-se dizer que poucas empresas preocupam-se em analisá-las, gerando subsídios para novos projetos similares. Algumas construtoras pretendem, através da coleta e análise dos dados advindos da assistência técnica, identificar os problemas mais recorrentes das edificações e suas prováveis causas, de forma a promover ações corretivas, geradas a partir da retroalimentação do processo; a complexidade da análise, porém, aliada à deficiência normativa no setor, comprometem o potencial de sucesso de tais iniciativas”.
Reis (1998) também aponta que, dentre os principais problemas enfrentados em relação à elaboração de projetos, muitos são resultado da ineficiência dos mecanismos de comunicação, os quais dificultam o fluxo de informações durante o processo de projeto. Essa autora destaca:
• projetos com ausência de informações ou informações desnecessárias às necessidades dos clientes internos e externos, resultado da deficiência na comunicação entre os diversos agentes;
• não-consolidação das alterações em projeto provenientes das demais etapas do processo de produção, resultado da ineficiência dos mecanismos de retroalimentação;
• a ausência de informações dificulta o processo de melhoria contínua das soluções de projeto, repetindo-se os mesmos erros, resultado da ineficiência dos mecanismos de retroalimentação entre a obra e os projetistas;
• desconhecimento por parte dos projetistas das modificações do projeto no decorrer da obra dificultam o trabalho de elaboração dos projetos "as built"; • desconhecimento do resultado das soluções de projeto em relação ao usuário
final, ou seja, a deficiência dos mecanismos de retroalimentação em relação à satisfação do cliente final.
Em Franks (1998) apud Brown (2001), a comunicação foi citada por 25% das pessoas como sendo a principal razão das falhas em um empreendimento da construção civil.
De acordo com Brown (2001), para que se obtenha a melhoria contínua dos processos na indústria da construção civil torna-se necessário que os agentes envolvidos sejam retroalimentados com informações e avaliações de desempenho. Entretanto, a retroalimentação dos processos é, em muitos casos, escassa ou inexistente.
Atualmente, algumas empresas de projeto de arquitetura têm a preocupação de promover avaliações dos seus processos, especialmente aquelas que possuem sistemas de gestão da qualidade. Entretanto, pode-se dizer que os resultados
dessas avaliações nem sempre contribuem para a melhoria contínua dos processos, principalmente porque:
• existem falhas no próprio sistema de avaliação: a avaliação é realizada de maneira equivocada, não detectando os verdadeiros problemas; avaliação com o objetivo de correção e não de prevenção das falhas do processo; realização de avaliações em razão da necessidade de cumprir os requisitos propostos pelo sistema de gestão da qualidade, dissociada do seu caráter de identificação de falhas e melhoria contínua dos processos; carência de indicadores de desempenho para comparar o resultado das avaliações;
• existem falhas no sistema de comunicação: os resultados das avaliações não retroalimentam os processo em busca de melhoria contínua; desconhecimento por parte dos projetistas do que acontece nas demais fases do empreendimento e das necessidades dos demais agentes.