Distribuição

A forma de distribuição dos documentos é definida pelo responsável do processo e preferencialmente deve ser realizada por meio eletrônico - e-mail, intranet, com arquivo disponibilizado em pastas digitais em locais estratégicos para uso e acesso de todos os envolvidos (drive de rede da Embrapa Meio Ambiente e/ou Google Drive).

Sob orientação da Coordenação do SGQ e atendendo cronograma interno do Sistema, os principais documentos/formulários/registros devem estar disponíveis na página dos setores, dos laboratórios, das comissões e dos comitês para conhecimento da comunidade interna e para agilizar a consulta e acesso pelos usuários/demandantes.

Cópia Não Controlada Pág. 16/21 6.11 Gestão da Informação Documentada (manutenção, retenção, guarda)

A guarda dos documentos pode ser feita na forma física - em uma sala com arquivos ou em pastas - e/ou na forma virtual (eletronicamente) – utilizando uma pasta na rede, uma pasta compartilhada ou na intranet.

No âmbito da Coordenação do SGQ a guarda física dos documentos originais e assinados é feita em pastas identificadas. Virtualmente os documentos do SGQ são “guardados” na revisão atualizada de todos os documentos.

O responsável de cada setor deve gerenciar a informação documentada em meio físico e/ou eletrônico conforme estabelecido internamente e o tempo de guarda deverá ser definido de acordo com a classificação e as orientações da tabela de temporalidade contidas nas normas da Embrapa.

A responsabilidade pela definição da periodicidade e o formato das cópias de segurança (backup) dos registros eletrônicos é do responsável do setor.

A gestão dos registros dos setores deve ser formalizada com o uso do FQ 7.5-01 - Controle de Registros e o mesmo é atualizado conforme orientações no Quadro 1.

Quadro 1: Orientações para preenchimento do FQ 7.5-01 – Controle de Registros.

Campo Descrição

Código Ver o Item 6.7 e o subitem 6.7.1 Título “Nome” do documento

Responsável Responsável / autor do registro Recuperação

(Indexação)

É a forma de classificar o documento para facilitar o acesso rápido à informação caso haja necessidade de recuperá-lo rapidamente. Pode ser por ano ou data ou código ou título ou ordem cronológica etc.

Local de Armazenamento

Indica o “caminho” para encontrar o registro no arquivo, podendo ser:

Eletrônico: PC KKK/C:/PASTA X /SUBPASTA Y.

Físico: ARQ X /GAVETA Y / PASTA ZZ, ou GAVETA XX ou ARMÁRIO XX/PRATELEIRA YY.

Cópia Não Controlada Pág. 17/21 Proteção / Acesso

Proteção: Forma adotada para evitar a deterioração ou perda do Registro. Arquivos eletrônicos devem possuir backups. Registros físicos devem ser mantidos em cadernos e /ou pastas apropriados devidamente controlados.

Acesso: Restrito (somente o setor e chefias) ou Público (todos os empregados).

Tempo de

Retenção Período mínimo que um registro deve ser mantido.

Disposição Final Como será realizada a disposição final (eliminação) do documento após o tempo de retenção.

6.11.1 Identificação dos Locais Físicos usados para Guardar os Documentos

A guarda dos documentos pode ser feita na forma física em locais tais como: A - armário, E - estante, P - prateleira, Arq. – arquivo, M - mesa, G - gaveta e B – bancada.

As etiquetas utilizadas na identificação dos locais devem seguir a seguinte codificação:

Código: Y-NN – Ex.: A-28

Onde: Y: identifica o tipo de local (A - armário) - : sem espaço entre a letra e o número

NN: número sequencial, de dois dígitos, em ordem cronológica de 01 a 99

Tamanho da Etiqueta: Altura: 1,5 cm x Largura: 3 cm ou Largura de 4 cm (para Arq.);

Fonte: Calibri, Tamanho: 30;

Cor da fonte: Preta em Negrito.

Propriedades da “Tabela”: Tabela 3 cm de largura / Linha - altura 1,5 cm / Coluna - largura 3 cm e 4cm / Célula – largura 3 cm / alinhamento vertical – centralizado / Parágrafo - alinhamento centralizado e espaçamento simples.

Modelo da Etiqueta no formato padrão:

A-28

Cópia Não Controlada Pág. 18/21

Arq-28

6.12 Descontinuidade

Quando um documento for descontinuado o mesmo deve ser identificado como

“documento obsoleto”, com registro da data do cancelamento/exclusão, e assinatura pelo responsável do documento. Essa versão obsoleta deve ser segregada até a próxima atualização. Se for o caso, guardá-la por tempo determinado pelo setor e/ou em consideração a tabela de temporalidade de documentos da Embrapa.

A coordenação do SGQ ou os responsáveis pelos setores podem descontinuar os documentos internos em função de mudanças no processo, ou mesmo organizacionais, as quais podem tornar o mesmo desnecessário e sem utilidade. Todo documento descontinuado do sistema de gestão da qualidade deve conter ciência formal do responsável pelo processo através de declaração manual no próprio documento e o mesmo precisa ser devidamente arquivado para evitar seu uso indevido. A lista mestra de documentos, se existir no local, deverá ser atualizada.

Os documentos descontinuados pela coordenação do SGQ devem ser citados no FQ 7.5-09 - Lista dos Documentos Criados e/ou Excluídos no SGQ.

7 COMUNICAÇÃO

A comunicação interna e externa de documentos do SGQ é realizada através dos meios de comunicação formais da empresa (e-mail, intranet, quadros de aviso, informativo eletrônico) e para esse fim pode ser utilizado, dependendo do público a ser atingido, mais de um meio de comunicação.

A inserção do item Comunicação na elaboração de um documento da qualidade é opcional para os setores/processos. Se a equipe do setor decidir estabelecer uma prática de comunicação de suas atividades, neste item, deve determinar as formas de comunicação ao público envolvido (interno ou externo) e declarar sobre o que comunicar, quando comunicar, com quem se comunicar, como comunicar, quem comunica.

Especificamente para divulgações por e-mail, recomenda-se o uso dos endereços eletrônicos institucionais (ex.: [email protected], [email protected], [email protected]).

Recomenda-se que trimestralmente cada setor analise suas informações na intranet e internet para evitar divulgação de informações obsoletas. Havendo necessidade de alterações, se for na intranet, formalizar pedido de atualização no Agendamento de Suporte (Central de Serviços de TI - https://centralti.embrapa.br/otrs/customer.pl). Para atualização

Cópia Não Controlada Pág. 19/21 na página da Unidade na Internet, enviar solicitação para e-mail [email protected], com cópia para [email protected].

Havendo necessidade de divulgação de documentos na forma física (impressa), os locais de distribuição devem ser definidos pelo responsável do documento e sempre que houver alteração do documento, o mesmo tem a responsabilidade recolher as versões anteriores e disponibilizar a novas versões, além de comunicar formalmente os envolvidos.

8 INDICADORES

Descrever as métricas para o monitoramento da evolução dos resultados do processo descrito. É importante que as métricas possam servir como referência para o processo de tomada de decisão e a criação de estratégias de melhoria.

Sempre que possível deve-se acompanhar outros números/dados dos processos para subsidiar a composição de relatórios de gestão, documentos/relatórios institucionais, relatórios de prestação de contas e para auxiliar na compilação dos indicadores da Política da Qualidade.

Definidas quais são as informações que serão monitoradas (indicadores e/ou números/dados), as mesmas devem ficar disponíveis na página do setor/laboratório na intranet para consulta dos empregados. A periodicidade de acompanhamento de cada informação é definida pelo supervisor do processo.

9 RESPONSABILIDADES

A análise desse PQ é de responsabilidade da Coordenação do SGQ e sua a aprovação é de responsabilidade do Chefe Geral da Embrapa Meio Ambiente. A responsabilidade pela aplicação é de todos os setores da Embrapa Meio Ambiente.

10 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES FQ 7.5-01 - Controle de Registros

FQ 7.5-02 - Lista Mestra de Documentos FQ 7.5-03 - Lista de Presença

FQ 7.5-04 - Registro de Reunião

FQ 7.5-05 - Registro de Reunião Simplificado FQ 7.5-06 - Dados Brutos

FQ 7.5-08 - Mapeamento de Processos

FQ 7.5-09 - Lista dos Documentos Criados e/ou Descontinuados no SGQ

Cópia Não Controlada Pág. 20/21 FQ 7.5-10 - Relatório

Modelo Fluxograma do Bizagi

11 QUADRO DE REVISÕES

Revisão nº Data Responsável Descrição sucinta do que foi alterado

03 29/10/2021 SGQ

As referências do item 3, foram atualizadas; no item 4 foram incluídas as definições de Colegiado e Setor; no item 6.2 foi incluída a possibilidade da ATA ser redigida diretamente do SEI, a indicação do uso do Bizagi para a elaboração do Fluxograma, a elaboração do formulário digital no “google forms” e também a inclusão do formulário para a elaboração do relatório - FQ 7.5-10; no item 6.6, foi incluída a informação necessária no rodapé dos POPs aprovados via SEI e como criar o cabeçalho do formulário digital; da Norma Interna somente para laboratórios;

atualiza o texto do item 6.10 – Distribuição.

01 21/08/2019 SGQ

Atualização da hierarquia dos documentos;

Inclusão do item sobre a Gestão da Informação Documentada (manutenção, retenção, guarda);

Inclusão do FQ 7.5-09. 9001:2015. Atualização dos itens “Definições”,

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“Procedimentos”. Inserção dos itens “Siglas”, Comunicação, Indicadores e Documentos Complementares.