DOS PROCESSOS DE ENCERRAMENTO DE PROJETOS

Art. 258. O encerramento do projeto consiste no conjunto dos processos executados para finalizar formalmente todas as atividades, de todos os grupos de processos, visando a completar formalmente o projeto ou a fase, e/ou obrigações contratuais.

Art. 259. Um projeto é encerrado quando seus objetivos tiverem sido alcançados ou quando a AP concluir que esses objetivos não serão ou não poderão ser atingidos, ou quando o mesmo não for mais necessário ou compensador. Quanto a continuar a ser compensador, um projeto foi iniciado porque a análise de seu custo-benefício indicava uma relação favorável, e essa análise deve ser contínua ao longo de todo o ciclo de vida do empreendimento. O estudo continuado não deverá olhar somente para os recursos já empregados, posto que esses custos são irrecuperáveis, mas também, e principalmente, para o futuro—os benefícios do projeto continuam sendo estratégicos para a organização e justificam o que ainda falta empregar, considerando os dados disponíveis no momento? O projeto continuará a responder à altura face aos riscos negativos visualizados?

§1º A partir do início da execução, o gerente fornecerá sistematicamente os dados necessários à AP para que uma decisão de encerrar o projeto seja oportuna.

§2º As métricas usadas nos processos de monitoramento e controle, em particular para garantir a qualidade do projeto—os custos, o cronograma e o escopo—e as das entregas, servirão de base para essas decisões, complementadas pela análise atualizada dos riscos.

§3º Se houver um EP na organização, a ele caberá papel relevante neste processo.

Art. 260. Se o ciclo de vida do projeto prevê fases, estas serão encerradas como projetos, e deverão apresentar alguma forma de transferência ou entrega do produto. O final de cada fase representa um ponto natural de reavaliação dos esforços em andamento e de modificação ou término do projeto, caso necessário.

Art. 261. Compõem o encerramento de projetos ou de suas fases os seguintes processos:

II – Encerramento do Projeto ou de sua Fase.

Figura 11 – Processos de Encerramento

Seção I

Encerramento das Aquisições e Contratos

Art. 262. Esta atividade está inserida na fase de encerramento do projeto como um todo e consiste em garantir que todas as compras feitas e serviços contratados foram efetivamente entregues pelos encarregados, em consonância com os requisitos e condições estabelecidas nos editais, contratos e notas de empenho assinadas.

Art. 263. Para tanto, faz-se mister que o gerente do projeto e sua equipe atestem a conformidade das entregas feitas pelas empresas, checando particularmente com os responsáveis diretos por receber os produtos e serviços adquiridos se os mesmos atenderam às expectativas e se mostraram eficientes.

Art. 264. Especial atenção deve ser dada para o cumprimento fiel das cláusulas contidas nos Termos de Contratos.

Seção II

Encerramento de Projetos ou de Fases

Art. 265. Antes de recomendar para a AP o encerramento do projeto e elaborar seu relatório final, o gerente deverá certificar-se se os resultados esperados foram todos alcançados e entregues, observando, sobretudo, se os requisitos de qualidade previamente estabelecidos foram atendidos. O encerramento do projeto também poderá ser iniciativa do EP, se houver.

Art. 266. Eventualmente, a AP pode decidir encerrar o projeto prematuramente. Nesses casos, o gerente e o EP, se houver, devem garantir que o trabalho em curso não seja simplesmente abandonado, mas que o projeto preserve o que foi executado, buscando-se deixar para a organização que o empreendeu algum legado.

Art. 267. Outra providência bastante importante e necessária nessa fase é comunicar oficialmente às partes interessadas o encerramento do projeto. Se for o caso, deve-se também verificar a oportunidade de se estabelecer ações de comunicação que possam promover o êxito da conclusão do projeto em questão, trazendo, assim, benefícios para a imagem da organização e do próprio Exército.

Art. 268. Deve o gerente preocupar-se, também, em reunir toda a documentação produzida no decorrer da execução do projeto, desde sua concepção, a fim de que possa servir de memória e poderem ser aplicadas em outros projetos, conforme a seguinte divisão por assuntos afins:

I - Arquivos do projeto: EV, plano de gerenciamento do projeto, escopo, custo, cronograma ou calendários do projeto, registros de riscos, documentação de gerenciamento de mudança, ações planejadas de tratamento de riscos e outros;

II - Documentos de encerramento de projeto ou de fase do projeto: documentos formais, não citados no item anterior, que atestam a conclusão do projeto, ou uma de suas fases, que caracterizam a transferência das entregas do projeto concluído ou fase concluída para outros responsáveis, caso isso tenha ocorrido. Durante o encerramento, o gerente de projeto revisará a documentação de fases anteriores e de aceitação da AP (ou eventualmente do cliente) a partir da verificação do escopo e do(s) contrato(s), se houver, assegurando de que todos os requisitos foram concluídos antes da finalização do encerramento. Se o projeto foi encerrado antes de seu prazo previsto, a documentação formal indica por que o mesmo foi encerrado prematuramente e formaliza os procedimentos da transferência das entregas acabadas e inacabadas do projeto

cancelado para outros; e

III - Lições aprendidas e boas práticas: as informações históricas, das lições aprendidas e das boas práticas são transferidas à base de conhecimento para o uso em projetos ou fases futuras. Isso pode incluir informações a respeito de questões e riscos assim como questões técnicas que funcionaram bem ou mal que podem ser aplicadas em projetos futuros.

Parágrafo único. O instrumento formal que caracteriza o cumprimento dessa fase é o Termo de Encerramento do Projeto, conforme Anexo “U”, a ser assinado pelo gerente do projeto e pela AP. Tal documento deverá ser publicado em boletim interno da organização e em outras publicações julgadas necessárias.

ANEXO A