E MPRESA B

Neste subcapítulo é referenciada uma empresa Brasileira de pequena/média dimensão. Esta empresa possui nos seus quadros 45 funcionários, actuando exclusivamente no Brasil há cerca de 16 anos. Tem uma média de cinco empreendimentos por ano, actuando sobretudo na concepção e construção de edifícios do tipo residencial.

No sentido de testar a implementação de um site colaborativo na gestão do fluxo documental no desenvolvimento de um projecto, a empresa decidiu contratar uma empresa especializada, no sentido de criar o respectivo site e testar a sua implementação num projecto de um edifício residencial de média dimensão.

O site colaborativo desenvolvido pode ser definido como um sistema de armazenamento de dados online, em que os utilizadores com credenciais próprias podem apenas fazer upload e download de ficheiros. O site automaticamente envia notificações por correio electrónico para os utilizadores, dando-lhe conta da existência de novos ficheiros no sistema e do endereço que os redirecciona directamente para o documento em causa.

Os utilizadores são adicionados no sistema pela empresa que desenvolve o site colaborativo, ficando a definição do tipo de utilizador a cargo do gestor do projecto, que pode definir o tipo de permissões de cada interveniente:

a) Administrador: tem permissões de gestor de projecto, ou seja, tem todas as permissões disponíveis;

b) Utilizador com permissões de leitura e escrita: é responsável por uma ou mais especialidades no projecto, tendo permissões de enviar e receber documentos de uma ou mais pastas na plataforma;

c) Utilizador de leitura: utilizador que tem apenas permissão para visualizar documentos, através do download dos mesmos.

Por norma, as permissões de Administrador são apenas atribuídas ao gestor de projecto e à administração da empresa, que para além de poderem controlar todo o fluxo de informações, têm acesso a todos os documentos produzidos.

4.2.2.2.Implementação do sistema

Como já referido, o site colaborativo foi implementado num projecto a título experimental, no sentido de avaliar a sua contribuição para a troca de informação na empresa, sendo que depois de aprovado, poderia ser introduzido em todos os projectos futuros.

Antes da implementação a título experimental, o sistema foi apresentado pela empresa que o desenvolveu a todos os intervenientes no referido projecto, numa sessão demonstrativa num computador na sede da empresa.

Nesta apresentação foram detalhadas todas as funcionalidades da ferramenta, assim como os diferentes perfis de acesso. Foram também explicadas algumas particularidades relativas ao envio de documentos para o sistema, nomeadamente a nomenclatura e organização de documentos, assim como a importância da especificação das alterações efectuadas após a disponibilização de um ficheiro.

4.2.2.3.Impactos resultantes da utilização do sistema

Com a utilização do site colaborativo, foram sentidas várias diferenças relativamente ao processo tradicional. A maior vantagem destacada pelos profissionais da empresa, prende-se com o facto de esta ferramenta permitir que todos os profissionais se mantenham informados do andamento do processo, na medida em que o sistema envia notificações aos intervenientes sempre que um documento é enviado para o sistema.

Por outro lado, a rapidez com que se processava a informação sem a intervenção de um gestor, levou à produção de informação em excesso, sem a qualidade desejada, o que originou alguns casos de duplicação de documentos. A utilização de documentos desactualizados, ou seja, que já tinham sofrido posteriores alterações, foi também um dos problemas apontados, o que provocou algumas situações em que foi necessário que alguns intervenientes repetissem algum trabalho já feito.

Um outro problema verificado com a utilização da plataforma colaborativa, foi a utilização paralela de outros meios para entrega de documentos, o que originou que para além desses ficheiros não ficarem armazenados no sistema, para poderem ser consultados no futuro, também não se ficou com um registo da data efectiva da entrega.

Este facto deveu-se não só à falta de conhecimento da responsabilidade que cada utilizador tem durante o processo, mas também possivelmente devido à falta de treino e formação dos intervenientes no projecto e à falta de acompanhamento durante o uso.

Por outro lado, neste empreendimento o sistema foi apenas implantado quando o projecto já se encontrava finalizado, ou seja, a plataforma colaborativa foi usada apenas em fase de execução, sendo que todo o desenvolvimento do projecto foi efectuado da forma tradicional, pelo que não foi possível arquivar toda a informação relativa ao empreendimento. Devido aos resultados obtidos, a empresa considerou um custo do sistema demasiado elevado para os benefícios obtidos.

4.2.2.4.Conclusões

Como se constata no subcapítulo anterior, embora a utilização da ferramenta colaborativa trouxesse vantagens no fluxo organizacional da empresa, o insucesso da implementação do sistema, levou a que a ferramenta em causa fosse considerada demasiado cara, tendo em conta os benefícios atingidos.

De facto, a necessidade de uma estratégia de implementação de ferramentas colaborativas em empresas, facilita a utilização destas ferramentas, na medida em que permite demonstrar aos utilizadores os benefícios que poderão ser atingidos, sobretudo ao nível da forma de trabalho.

Numa empresa de construção, existem muitas vezes métodos de trabalho que se encontram de tal modo inseridos na cultura da própria empresa, que provocam uma certa resistência à mudança. Por este facto, a implementação de ferramentas colaborativas que exijam algumas alterações na forma habitual de trabalho não é, por vezes, uma tarefa fácil.

A implementação destes sistemas numa dada empresa não pode ser um acto isolado e imposto pela administração, mas antes deve ser evidenciada a sua utilidade e necessidade junto dos colaboradores. Por outro lado a implementação dos sistemas colaborativos em empreendimentos, sobretudo quando a título experimental, deve ser iniciada antes do início do desenvolvimento do projecto e utilizada ao longo de todo o desenvolvimento do empreendimento. Só assim é possível avaliar todas as potencialidades proporcionadas por estes sistemas. Neste caso, a implementação da ferramenta após o término da fase de projecto, não permitiu evidenciar os seus benefícios ao longo da fase de desenvolvimento do projecto. No entanto, os custos envolvidos foram semelhantes aos que se teriam se se tivesse introduzido a ferramenta numa fase inicial. Este facto pode ser considerado como determinante na não obtenção de um custo/benefício favorável para a empresa.

4.2.3EMPRESA C–PORTUGAL