Eventos
Eventos são fatos que ocorrem instanciando um processo, encerrando ou durante sua execução. Todo modelo de processo deve apresentar (ao menos) um evento de onde partem todo o fluxo do processo, bem como (ao menos) um evento ao final do fluxo, sempre simbolizados por círculos.
Conforme o ponto do fluxo onde ocorrem os eventos, eles devem ser desenhados como: • círculos com uma linha simples ao redor, para eventos de início
• círculos com uma linha dupla ao redor, para eventos intermediários (que ocorrem durante o fluxo do processo) • círculos com uma linha grossa ao redor, para eventos de fim.
O BizAgi facilita ainda mais a compreensão da notação, utilizando as cores verde, dourado e vermelho, respectivamente.
Dentro do círculo, deve ser definido o tipo de evento que está sendo assinalado:
• para eventos que ocorrem em um momento ou período delimitado no tempo, usa-se o tipo timer, simbolizado por um relógio • para eventos que coincidem com o recebimento ou envio de uma mensagem, usa-se o tipo mensagem, simbolizado por uma carta
• para eventos que coincidem com o recebimento de um sinal (avisos, alertas, alarmes, sinalizadores, etc), usa-se o tipo sinal, simbolizado por um triângulo apontando para cima
• para eventos que atendem a uma determinada condição definida nas regras do processo, usa-se o tipo condição, simbolizado por uma listagem • Para eventos que encerram todos os fluxos que se encontrem ativos no processo, usa-se o tipo término, simbolizado por um círculo preenchido
Ao incluir eventos do tipo mensagem ou sinal no diagrama, deve-se deixar claro se a mensagem ou sinal são lançados (símbolo preenchido) ou recebidos (símbolo contornado) no evento. No BizAgi, isto é feito clicando sobre o elemento com o botão direito do mouse, para então marcar ou desmarcar a opção "Lança o evento".
Atividades
Tarefa
Às atividades desempenhadas durante o fluxo do processo, o BizAgi dá o nome de tarefas.
Ao inserir uma tarefa no modelo, deve-se identificá-la, habilitando o campo de texto com dois cliques do mouse sobre a tarefa e utilizando as regras a seguir:
• Iniciar com verbo no infinitivo
• Descrever sucintamente, com verbo transitivo + objeto • Evitar verbos auxiliares: Realizar análise = Analisar
• Utilizar linguagem formal, garantindo a interpretação uniforme por quem lê o modelo
As demais informações que se fizerem necessárias para a completa compreensão da natureza e operacionalização da atividade não devem ser inseridas no texto da tarefa, pois poluiriam o diagrama, dificultando a apropriação imediata do conhecimento por quem buscá-lo no modelo. Existem estruturas da BPMN adequadas para complementar a informação, contribuindo com a estrutura enxuta do diagrama e também com os estudos de melhoria do processo, conforme veremos mais adiante.
Subprocesso
Sequências de atividades que se repetem no processo ou em diferentes processos podem ser sintetizadas em um único elemento da BPMN para assinalar cada vez que aquele conjunto de atividades é executado no contexto de qualquer processo. Este elemento é conhecido como subprocesso e é desenhado como um retângulo de bordas arredondadas, da mesma forma que uma atividade, porém acrescido de um sinal "+" inscrito em um quadrado na base do retângulo e sua descrição é redigida logo abaixo do elemento.
Subprocessos também podem ser utilizados em lugar de atividades que mereceriam maior detalhamento, seja por conta de riscos envolvidos, seja apenas para padronização operacional ou por qualquer outro motivo, porém cujo detalhamento optou-se por não se incluir no diagrama.
Gateways
Quando o processo apresentar pontos de tomada de decisão ou tiver a possibilidade de realização de atividades de forma concomitante, o fluxo de atividades e eventos ocorrendo sequencialmente será interrompido, dando origem a diferentes fluxos a partir daquele ponto. Para organizar esta situação no diagrama, podem ser utilizados gateways, losangos que representam a divisão do fluxo e explicitam as condições (critérios, variáveis ou expressões), quando for um ponto de decisão. Os gateways servem também para unir diferentes fluxos, retomando um fluxo sequencial.
Os gateways mais utilizados em processos de IFES são os seguintes:
• exclusivo: representa o conectivo lógico "OU exclusivo", dividindo o fluxo sequencial em dois ou mais fluxos, dos quais apenas um será realizado em cada instância do processo, conforme for atendida uma das condições descritas em cada fluxo alternativo. Pode ser desenhado com um "X" no meio do losango ou, ainda, sem nenhum símbolo acessório
• paralelo: representa o conectivo lógico "E", dividindo o fluxo sequencial em dois ou mais fluxos, onde todos serão realizados em qualquer instância do processo. Deve ser desenhado com um "+" no meio do losango
• inclusivo: representa o conectivo lógico "OU", dividindo o fluxo sequencial em dois ou mais fluxos, dos quais um ou mais serão realizados em cada instância do processo. É desenhado com um círculo inscrito no losango
• complexo: representa situações em que os critérios de decisão são de naturezas diferentes entre si, podendo substituir, nestes casos, gateways exclusivos e inclusivos. É desenhado com um "*" no meio do losango
Gateway paralelo Gateway complexo
Fluxo padrão
Assim como os fluxos alternativos em um gateway exclusivo ou inclusivo são explicitados com os critérios avaliados para se decidir por cada fluxo, há uma notação para fluxo alternativo sem critérios de avaliação. O fluxo padrão, como é denominado, é executado sempre que nenhum dos demais fluxos alternativos for válido (em gateways exclusivos) e inclusive quando outro fluxo alternativo for válido (em gateways inclusivos), sendo simbolizado por uma linha transversal cortando o início do fluxo.
Para incluir um fluxo padrão no BizAgi, clica-se com o botão direito do mouse sobre aquele fluxo que deve ser seguido sem ser avaliado. O BizAgi mostrará a opção "É padrão". Ao marcar esta opção, o BizAgi irá incluir a linha transversal que denota o fluxo padrão. Apenas um fluxo padrão é admitido em cada gateway.
É comum que iniciantes na BPMN pensem, equivocadamente, que o fluxo padrão seria aquela saída que mais ocorre em determinado ponto do processo ou ainda, que seria o caminho mais adequado em determinada situação, porém a modelagem e a leitura que deve ser feita é meramente a de um caminho que não depende da avaliação de uma condição e o significado do fluxo padrão obedece o tipo de divisão que está ocorrendo no fluxo, relembrando:
• em gateways exclusivos: é executado sempre que nenhum dos demais fluxos alternativos for válido • em gateways inclusivos: é executado inclusive quando outro fluxo alternativo for válido
Vale ressaltar que a inclusão de um fluxo padrão entre fluxos alternativos não é obrigatória em qualquer caso, devendo ser incluído conforme a lógica do processo (regra de negócio) assim fizer necessário.
Junção de fluxos
Para utilizar gateways unindo diferentes fluxos e retomando uma situação sequencial no diagrama, basta incluir um gateway do mesmo tipo (exclusivo, paralelo, inclusivo, complexo) utilizado na divisão de fluxo que originou os fluxos que estão sendo reunidos. Quando os fluxos a serem reunidos forem originados por mais de um tipo de gateway, pode-se utilizar o tipo complexo para desenhar a junção.
Elementos de dados
Objetos de dados
Objetos de dados definem de quê as atividades precisam para serem realizadas (entradas) ou o que elas produzem (saídas), podendo representar objetos específicos ou coleções de objetos.
A direção da seta em relação ao objeto de dados e à atividade associada a ele é o indicativo de que se trata de um objeto de dados de entrada, quando a seta segue em direção à atividade, ou um objeto de dados de saída, quando a seta parte da atividade em direção ao objeto de dados. Quando necessário, a direção da seta pode ser invertida, clicando-se sobre a linha pontilhada com o botão direito do mouse e escolhendo a opção "Inverter direção".
Ao inserir um objeto de dados no modelo, deve-se identificá-lo, habilitando o campo de texto com dois cliques do mouse sobre o objeto.