No ambiente eletrônico, a qualidade de original é dada de acordo com a rota do documento dentro do sistema eletrônico de gestão arquivística. Quando um documento é transmitido eletronicamente, o original é aquele que é recebido. Isto porque a transmissão acrescenta metadados que o tornam mais completo e capaz de gerar consequências. Neste caso, o documento armazenado pelo remetente é considerado uma cópia.
20.2.3 Descarte Documentos
Gerencie o descarte dos documentos com a implantação de Termo de Eli- minação que é instrumento onde deve constar a relação dos documentos a serem eliminados e a aprovação dos responsáveis. Mantenha os Termos no Arquivo para possíveis consultas.
Gestão de Documentos e Arquivística
Defina e implante a metodologia de arquivamento dos documentos da Ins- tituição, visando:
– Localizar os documentos no instante em que solicitados;
– Conservar junto, em um mesmo lugar, todos os documentos rela- cionados com um determinado assunto, lugar, indivíduo, firma ou instituição;
– Proporcionar lugar seguro e permanente para os documentos.
O profissional deve avaliar os documentos que precisam ser mantidos no arquivo considerando a exigência legal e a necessidade administrativa da empresa. A redução de custos na manutenção de arquivos provém do não arquivamento de documentos desnecessários e pela eliminação dos que já perderam o valor legal ou administrativo. Utilizar pastas internas para dividir os assuntos correlatos dentro das pastas suspensas, assim localizará as sub- seções da pasta de forma mais rápida.
Para que haja uma gestão eficaz do arquivo, é bom implantar um controle de empréstimo de documentos. Este controle poderá ser feito com o uso de divisórias coloridas de papel, registrando-se o nome, ramal e data de retira- da. Os documentos retirados deverão ser substituídos temporariamente por estas divisórias até sua devolução.
Antes de arquivar um documento, o profissional deve ler, definir o assunto e avaliar se a guarda desse documento se faz necessário. O sistema de arqui- vamento deve ser escolhido de acordo com o tipo de documento, o volume e a frequência de uso. Os documentos podem ser classificados e organizados por assuntos, nomes de pessoas, instituições, datas, lugares, em ordem nu- mérica ou uma combinação de todos os itens.
Para considerar um documento como original, deve-se avaliar o contexto em que este é gerado. Se o documento é produzido eletronicamente e a trami- tação é feita no papel (assinatura, circulação e arquivamento), o documento em papel é considerado o original. Todavia, se o documento possuir assina- tura, fluxo e arquivamento em meio eletrônico, este é que será considerado o original. Neste caso, o documento impresso será considerado uma cópia. (Fonte CONARQ)
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Resumo
Na organização de um arquivo devem ser considerados os seguintes aspectos: – a temporalidade dos documentos;
– a implantação de um método eficiente;
– o suporte dos documentos (se em papel, em fita, em filme etc). – os materiais de consumo que serão necessários para o arquivo; – os equipamentos físicos necessários; (caixas de papelão, gavetas em
aço, etc).
– o controle de empréstimo e consulta local;
Atividades de aprendizagem
• A melhor forma de consolidar um conhecimento é aplicá-lo, não é ver- dade? Aproveite o conteúdo deste livro e faça uma correta implantação de arquivo no seu escritório ou na sua vida pessoal. Você vai ver que o tempo gasto com esse planejamento terá retorno, em termos de admi- nistração, de tempo e organização como um todo.
Vamos às dicas de como fazer isso em sua casa:
Reserve uma gaveta em sua escrivaninha para guardar documentos impor- tantes, tais como:
– diploma de graduação e pós-graduação, certificados de cursos rele- vantes para sua profissão;
– contratos e rescisões de trabalho; – comprovantes de imposto de renda;
– documentos relacionados à previdência, seguro e saúde; – contas de água, luz, condomínio.
Uma forma de organizar esses documentos é colocá-los em pastas identifi- cadas e em ordem alfabética, ou ainda aplicar o método numérico simples, como aprendemos anteriormente.
– o espaço físico e capacidade de expansão;
– a localização do setor do arquivo (preferência no térreo, sempre con- sidere o peso);
Um método eficiente é aquele que permite a rápida localização dos docu- mentos, e também a facilidade de adaptação para os demais funcionários de uma determinada empresa.
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Referências
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ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina Arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998.
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