Encerramento Administrativo – gerar, reunir e disseminar informações para

formalizar a conclusão de uma fase ou do projeto.

Estes processos interagem entre si e com os processos das demais áreas de conhecimento. Cada processo pode envolver esforço de um ou mais indivíduos ou grupos, dependendo das necessidades do projeto. Cada processo geralmente ocorre pelo menos uma vez em cada fase do projeto.

Embora esses processos estejam aqui apresentados como elementos discretos com interfaces bem definidas, na prática eles podem se sobrepor e interagir de outras formas não detalhadas. As interações entre os processos são discutidas no Capitulo 3.

As habilidades gerenciais de comunicação (discutidas na Seção 2.4.2) estão relacionadas, mas não exatamente o mesmo que, o gerenciamento das comunicações do projeto. A comunicação é um assunto mais abrangente e envolve um corpo substancial de conhecimento que não é exclusivo do contexto de projeto. Por exemplo:

• Modelos emissor-receptor – ciclos de retroalimentação, barreiras à comunicação, etc.

• Escolha do meio de comunicação - na escolha da comunicação por escrito ao invés da comunicação oral, na escolha da redação de uma anotação informal ao invés de um relatório formal, etc.

• Estilo de redação: voz ativa ou voz passiva, estrutura da frase, escolha das palavras, etc.

• Técnicas de apresentação: linguagem corporal, desenho dos visuais de suporte, etc.

• Técnicas de gerenciamento de reuniões: preparação de agenda, tratamento de conflitos, etc.

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1 0 .1 Pla n e ja m e n t o Pla n e ja m e n t o d a s C o m u n ic a ç õ e sPla n e ja m e n t o d a s C o m u n ic a ç õ e sPla n e ja m e n t o d a s C o m u n ic a ç õ e sd a s C o m u n ic a ç õ e s

O planejamento das comunicações envolve determinar as informações e comunicações necessárias às partes envolvidas no projeto: quem precisa de que informação, quando serão necessárias, como devem ser fornecidas e por quem. Embora todos os projetos necessitem transmitir informações do projeto, as necessidades de informações e os métodos de distribuição variam enormemente. Identificar as necessidades de informações das partes envolvidas e determinar os meios adequados para o atendimento dessas necessidades, é um fator importante para o sucesso do projeto.

Na maioria dos projetos, a maior parte do planejamento das comunicações é feita nas fases iniciais do projeto. Entretanto, os resultados deste processo devem ser revisados regularmente durante o projeto e, se necessário, para a continuidade da aplicação.

O planejamento das comunicações está, na maioria das vezes, fortemente ligado ao planejamento organizacional (descrito na Seção 9.1) uma vez que a estrutura organizacional do projeto terá uma efeito direto nos requisitos de comunicação do projeto. 1 0 .1 .1 1 0 .1 .1 1 0 .1 .1 1 0 .1 .1 En t ra d a s Pa r a o Pla n e ja m e n t o d a s Co m u n ic a ç õ e sEn t ra d a s P a r a o P la n e ja m e n t o d a s Co m u n ic a ç õ e sEn t ra d a s P a r a o P la n e ja m e n t o d a s Co m u n ic a ç õ e s En t ra d a s P a r a o P la n e ja m e n t o d a s Co m u n ic a ç õ e s

.1 Requisitos de comunicações. Os requisitos de comunicações representam a soma

dos requisitos de informações das partes envolvidas no projeto. Os requisitos são definidos através da combinação de tipo e formato da informação solicitada seguida de uma análise do valor dessa informação. Os recursos do projeto deveriam ser dispendidos somente com as informações que contribuam para o sucesso ou onde a falta de informação possa levar a um fracasso. As informações tipicamente necessárias para determinar os requisitos de comunicações do projeto incluem:

• Organização do projeto e responsabilidades das parte envolvidas.

• Disciplinas, departamentos e especialidades envolvidas no projeto.

• Logísticas para cálculo das quantidades de pessoas envolvidas no projeto, em cada local.

• Necessidades externas de informações (por exemplo: comunicação com a

.2 Tecnologias de comunicação. As tecnologias ou métodos utilizados para transferir

informações entre as partes envolvidas no projeto podem variar significativamente: de breves conversas para reuniões extensas, de documentos escritos simples para cronogramas e bancos de dados com on-line.

Os fatores tecnológicos de comunicação que podem afetar o projeto incluem:

• A urgência da informação - o sucesso do projeto depende da freqüente

obtenção de informação atualizada, ou seria suficiente a emissão de relatórios periódicos?

• A disponibilidade de tecnologia - os sistemas estabelecidos são apropriados, ou as necessidades do projeto justificam mudanças?

• O pessoal alocado ao projeto - os sistemas de comunicação propostos são compatíveis com a experiência e perícia dos participantes, ou treinamento e aprendizado são necessários?

• O tamanho do projeto - a tecnologia disponível pode mudar antes do término do projeto?

.3 Restrições As restrições são fatores que limitarão as opções da equipe de

gerenciamento do projeto. Por exemplo, se uma quantidade significativa de recursos do projeto tiver que ser contratada, maior atenção deverá ser dada ao tratamento das informações contratuais.

Quando o projeto é executado sob contrato, existem, freqüentemente, exigências contratuais específicas que afetam o planejamento das comunicações.

.4 Premissas.Veja a Seção 4.1.1.5.

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1 0 .1 .2 Fe rra m e n t a s e T é c n ic a s Pa ra o Pla n e ja m e n t o d a s Fe rra m e n t a s e T é c n ic a s Pa ra o Pla n e ja m e n t o d a s Fe rra m e n t a s e T é c n ic a s Pa ra o Pla n e ja m e n t o d a s Fe rra m e n t a s e T é c n ic a s Pa ra o Pla n e ja m e n t o d a s C o m u n ic a ç õ e s

C o m u n ic a ç õ e s C o m u n ic a ç õ e s C o m u n ic a ç õ e s

.1 Análise das partes envolvidas. As necessidades de informação dos das diversas

partes envolvidas deveriam ser analisadas para desenvolver uma visão metódica e lógica de suas necessidades de informação e fontes de obtenção. (as partes envolvidas no projeto são discutidas em maiores detalhes na Seção 2.2). A análise deveria considerar os métodos e tecnologias adequados ao projeto para fornecer as informações necessárias. Deve-se tomar cuidado para evitar o desperdício de recursos com informações desnecessárias ou tecnologia imprópria.

1 0 .1 .3 1 0 .1 .3 1 0 .1 .3

1 0 .1 .3 Sa íd a s d o P la n e ja m e n t o d a Co m u n ic a ç ã oSa íd a s d o P la n e ja m e n t o d a Co m u n ic a ç ã oSa íd a s d o P la n e ja m e n t o d a Co m u n ic a ç ã o Sa íd a s d o P la n e ja m e n t o d a Co m u n ic a ç ã o

.1 Plano de gerenciamento das comunicações.. O plano de gerenciamento das

comunicações é um documento que fornece:

• Uma estrutura de coleta e arquivamento que detalha os métodos a serem usados para reunir e armazenar os vários tipos de informação. Os procedimentos devem, também, cobrir a coleta e a disseminação das atualizações e correções de material previamente distribuído.

• Uma estrutura de distribuição que detalha para quem as informações (relatórios de posicionamento, dados, cronograma, documentação técnicas, etc.) serão dirigidas, e quais os métodos (relatórios escritos, reuniões, etc.) serão empregados para distribuir os vários tipos de informação. Esta estrutura deve estar compatível com as responsabilidades e os relacionamentos de reporte descritos no organograma do projeto.

• Uma descrição da informação a ser distribuída, incluindo formato, conteúdo, nível de detalhamento e convenções/definições a serem utilizadas.

• Cronogramas de produção mostrando quando cada tipo de comunicação será produzido.

O plano de gerenciamento das comunicações pode ser formal ou informal, muito detalhado ou bastante amplo, dependendo das necessidades do projeto. Trata-se de um componente subsidiário ao plano geral do projeto (descrito na Seção 4.1).