Dado a situação económico-financeira atual, o sucesso de uma farmácia parte por uma boa gestão de stock. Hoje em dia, saber o que comprar, quando comprar e que quantidade são fatores essenciais para garantir a sustentabilidade de uma farmácia. Para tal, é necessário avaliar a população envolvente, a rotatividade dos produtos e a incidência sazonal, para assim delinear uma estratégia comercial.
Durante o meu estágio participei na implementação de novos produtos na FG, presenciei a implementação e crescimento do número de vendas de produtos como: Fold®, Solgar®, e Nestle Health and Science®.
Na FG os principais fornecedores são Alliance Healthcare e Cooprofar. Diariamente são feitas encomendas de grandes dimensões para os principais distribuidores. Esta encomenda é feita através do programa informático Sifarma2000, e tem como base os stocks mínimos e máximos estipulados para cada produto. Sempre que o stock mínimo é atingido, é proposto encomendar a quantidade necessária até atingir o stock máximo. Cabe ao farmacêutico responsável, averiguar caso a caso qual a quantidade mais adequada a encomendar. Na FG o
28 farmacêutico responsável por realizar a encomenda diária avalia as vendas do produto a 6 meses, a rotatividade, o preço no fornecedor e com base nesta análise efetua a encomenda.
Nem todas as necessidades são suprimidas com a realização da encomenda diária. A FG, por norma, não tem em stock produtos muito caros e/ou com baixa rotatividade. Para satisfazer os clientes que necessitam destes produtos são realizadas encomendas instantâneas (através do Sifarma2000) ou via telefónica, dependendo do fornecedor em questão. Nestes casos, juntamente com a encomenda realiza-se uma reserva desse produto para o cliente.
No que diz respeito a produtos de dermocosmética, fitoterapia ou produtos de grande quantidade, as encomendas são realizadas directamente aos laboratórios ou aos representantes de marca. Nestes casos, a farmácia beneficia de descontos comerciais, quer através de desconto direto, quer através da atribuição de bónus.
Durante o meu estágio presenciei outro tipo de situação. Devido a uma evidente falta de medicamentos nos distribuidores a nível nacional, foram várias as situações que a FG para garantir os medicamentos aos seus clientes, contactou directamente com os laboratórios para adquirir os produtos. É o caso, de medicamentos como: Crestor® 5mg, 10mg, 20mg, Spiriva® e Spiriva Respimat®, Humalog®.
4.1. Receção de encomendas
A receção de encomendas é um procedimento essencial para o bom funcionamento de uma farmácia. O responsável pela receção da encomenda tem de garantir que a quantidade encomendada e recebida é a mesma, que os produtos encontram-se em bom estado de conservação, dento do PV e devidamente etiquetados. É nesta fase que um erro leva a alterações de stocks, e como consequência, a dificuldades no atendimento e gastos acrescidos.
O processo de receção de encomenda inicia-se com a conferência das balsas. Caso sejam produtos enviados directamente pelo representante de marca/laboratório, procede-se a uma contagem/verificação de todos os produtos enviados.
De seguida, através do Sifarma2000 é seleccionada o número da encomenda, e inicia-se o processo de recepção da mesma. Através da leitura do código de barras de cada produto dá-se entrada no stock. Nesta fase é necessário verificar os prazos de validade. Sempre que um produto não exista em stock, deve se colocar o PV do produto no sistema. Se o produto for de armazenamento no robot, o PV é digitado para todas as embalagens. A ordem de saída de cada medicamento no robot respeita a política FEFO.
Por último, efetua-se a conferência de preços, e determina-se a margem da farmácia. Nesta fase para qualquer discrepância detetada é efectuada uma reclamação ao fornecedor. Nestes casos é retirado uma cópia da fatura com indicação do erro e o número de reclamação.
29 As soluções passam por: envio do produto em falta, envio de uma nota de crédito a farmácia, emissão de uma nova fatura ou devolução do produto em excesso.
Iniciei a minha colaboração com a FG na receção de encomendas, o que me permitiu ter contato com a variedade de produtos existentes numa farmácia, assim como os procedimentos internos decorrentes desta atividade. Durante a receção de encomendas, detetei vários erros por parte dos fornecedores, desde de produtos enviados e não faturados e produtos faturados e não enviados. Nestas situações era efectuado uma reclamação, e caso se justifica-se a devolução do produto.
4.2. Política de devoluções:
Procede-se a uma devolução sempre que o produto: esteja com o PV a expirar, esteja fraturado, seja enviado por engano, ou sofra recolha a pedido do INFARMED. Nestes casos, é criado uma nota de devolução em triplicado: duas das cópias devidamente assinadas e carimbadas são enviadas juntamente com o produto, a terceira cópia é arquivada na farmácia. O distribuidor ao receber a devolução pode aceitar a devolução e emitir uma nota de crédito à farmácia, ou não aceitar a devolução (justificando o motivo da recusa) e reenviar o produto. Neste último caso, o farmacêutico responsável ao receber o produto integra-o nas quebras anuais, sendo o produto inutilizado.
4.3. Controlo dos prazos de validade (PV):
Para o bom funcionamento de uma farmácia é necessário um apertado controlo dos PV, caso contrário, surgem gastos desnecessários, desperdício de oportunidades, e perda de qualidade dos produtos. Um bom controlo de PV consiste em: identificar produtos com PV expirar em 2 meses e proceder à sua devolução; identificar produtos que tem PVcurto mas que ainda podem ser comercializados na tentativa de os escoar. Nestes casos a farmácia poderá realizar promoções na tentativa de minimizar custos.
Na FG são todos os meses retiradas listagens com os produtos com PV a expirar em 2 meses. O farmacêutico responsável identifica os produtos e verifica o PV, retira os produtos, procede à sua devida devolução e actualiza o sistema informático com o PV mais curto do produto que permanece em stock. A FG está a começar a adoptar o sistema, de retirar listagens de PVa expirar a 6 meses, na tentativa de poder realizar promoções e amortizar os custos associados a produtos expirados.
Durante o meu estágio curricular participei no controlo de PV, na identificação e na recolha de produtos.
30