Entrevista realizada no dia 30 de abril de 2010 nas dependências da AMA, em Lisboa.
Informações sobre o respondente
A entrevista foi realizada com as Dras. Filomena Covelo e Maria José Sousa, participantes do processo de implantação e gestão da RCC e do programa Simplex Autárquico.
A RCC
A RCC foi criada em 2008 como uma medida do Simplex Autárquico, IS01. A tecnologia utilizada baseia-se no conceito de share point, que permite o compartilhamento de informações entre pessoas localizadas em diferentes pontes, de diversas formas, como fóruns de discussão, armazenamento de documentos, notícias, agendas, entre outras.
A RCC é, em sua essência, uma ferramenta interna, ou seja, voltada para os colaboradores da administração pública central e local, mas também é utilizada externamente, por cidadãos e empresas.
O maior benefício da plataforma da RCC é o armazenamento seguro de documentos e a garantia da preservação dos seus históricos e do controle de alterações. É possível saber quem alterou e quando foram alterados todos os documentos.
A utilização da plataforma para a gestão dos documentos foi considerada satisfatória pela coordenação do programa. Por outro lado, a participação nos fóruns de discussão e em eventos promovidos na RCC, apesar de estimulada, não acontece conforme o esperado pela AMA.
Outra dificuldade em relação à utilização desta plataforma tem sido a lentidão para efetuar downloads e uploads em função da inexistência de um servidor exclusivo para este aplicativo.
Simplex Autárquico
Até pouco tempo atrás, as autarquias de Portugal eram muito pouco desenvolvidas, caracterizadas pela burocracia e pela utilização exagerada de papel. Durante o processo de levantamento de informações realizado pela AMA para implantação do programa Simplex Autárquico, identificou-se que uma simples licença de horário de funcionamento, por exemplo, obrigatória para todos os estabelecimentos comerciais, poderia ser adquirida de três formas em Liboa, com preços e prazos diferentes.
Outro exemplo da falta de importância dada pelas autarquias aos seus processos foi a identificação de um procedimento válido com data de 1924 utilizada por uma Câmara Municipal.
O Simplex Autárquico, portanto, foi criado com o objetivo de dar vida nova às autarquias e disponibilizar melhores serviços aos cidadãos e empresas. Na prática isso significa, em muitos casos, a desmaterialização dos processos, tornando-os, sempre que possível, passíveis de serem realizados on line, e a realização do maior número possível de serviços na hora, reduzindo tempo e custos, tanto para as autarquias quanto para cidadãos e empresas.
A definição das nove autarquias fundadoras do programa, mesmo a adesão sendo voluntária, aconteceu por meio de convites realizados pela AMA e pela Secretaria de Estado da Modernização Administrativa (SEMA) às Câmaras consideradas mais avançadas no sentido da simplificação dos seus processos, o que garantiu o sucesso do programa em seu primeiro ano.
O limite de tempo imposto pelo programa às medidas, que deveriam ser realizadas no período de um ano, foi uma das dificuldades encontradas neste primeiro ciclo. O envolvimento de diferentes atores em algumas medidas além das Câmaras Municipais tabém foi um entrave identificado para o sucesso destas medidas, especialmente para a implantação de serviços na hora, quando a tolerância para eventuais falhas é muito baixa.
Um ponto tido como fundamental para o sucesso das medidas, tanto no primeiro ano como no decorrer do programa, é a definição de um plano de
trabalho detalhado, onde constam as atividades que deveriam ser realizadas por cada uma das Câmaras em todas as semanas do ano. O controle deste cronograma deve ser regido, pois o atraso em uma das atividades pode influenciar o prazo de outras atividades e de outras Câmaras.
“Talvez o principal benefício do programa tenha sido o início da criação de uma cultura voltada ao compartilhamento de informações e conhecimento entre as autarquias, o que era impensável há até pouco tempo atrás”.
A AMA tem procurado estimular ao máximo o intercâmbio entre as Câmaras, tanto por meio da RCC como na realização de eventos, como os realizados no Porto, em Águeda e em Portalegre. O apoio da AMA às autarquias também foi considerado desde o início um ponto fundamental para o sucesso do programa, portanto a AMA procurou estar sempre muito presente no decorrer da realização das medidas.
“Nós somos muito poucos e não conseguimos estar em todos os lados…” A publicação de boas práticas na RCC é outra forma de estimular o benchmarking entre as instituições públicas.
Em função da autonomia das Câmaras Municipais, a AMA não tem nenhum “poder” de controle sobre as autarquias e, portanto, apesar da cobrança pelos prazos, a realização das medidas depende apenas do comprometimento das autarquias. A AMA também não possui nenhuma forma
de recompensa pelo bom desempenho no programa, sendo o
reconhecimento a única recompensa dos participantes.
“Em função da autonomia e da complexidade das autarquias, a AMA nunca poderia ‘auditar’ os seus processos…”
As medidas intermunicipais, por dependerem da coordenação de uma das Câmaras, dependem do comprometimento desta liderança. Algumas destas medidas não tiveram o sucesso esperado justamente pela falta de uma coordenação comprometida e eficaz. Destaque para as medidas lideradas pela Câmara do Porto, que foram sempre muito bem geridas.
“A Região Norte teve uma adesão muito maior desde o início do programa…”
A grande vantagem do Porto em relação à Lisboa, outra Câmara de grande dimensão, é a centralização dos seus serviços, o que não acontece em Lisboa. Além disso, o Porto conta com aproximadamente 3.000 funcionários, enquanto Lisboa tem 11.000.
De acordo com a AMA, a Comunidade Intermunicipal do Vale do Minho participou como observadora no primeiro ano do programa.
A Câmara de Águeda tem um nível impressionante de desmaterialização dos seus processos. Grandes parte das autorizações e assinaturas são digitais, o que diminui consideravelmente a burocracia e a quantidade de papel utilizado. O presidente da Câmara tem papel muito importante nos avanços alcançados pela autarquia, o que mostra a importância da política para a modernização administrativa.
As câmaras do Porto e de Águeda são dois grandes exemplos de competência e sucesso na simplificação administrativa.
A participação da AMA na sensibilização dos colaboradores das Câmaras deu-se apenas pela disponibilização de material de divulgação e de trabalho impresso e digital. Também não houve participação da AMA na formação das pessoas para participação no programa.
O acompanhamento das medidas internamente nas Câmaras não tem nenhuma participação da AMA, que só toma conhecimento do cumprimento ou não das medidas.
Uma das apostas da AMA como medida que pode gerar grandes ganhos para o cidadão é a criação de uma plataforma de interoperabilidade, que reúne informações das diversas instituições públicas, alargando as vantagens do cartão do cidadão. Ou seja, com o seu funcionamento, as informações fornecidas uma vez à qualquer órgão público poderiam ser consultadas por todos os demais, como por exemplo, alteração de estado civil, alteração de morada, entre outras. A maior dificuldade é a adesão das diversas instituições à plataforma.
O programa Idéia Simplex é uma iniciativa da Secretaria de Estado para a Modernização Administrativa (SEMA) como forma de incentivar a participação dos colaboradores das autarquias.