5. Definição de uma estratégia de ECM
5.3 Escolha de um ECM
Sendo a escolha de um sistema ECM o último ponto deste projeto, é relevante que, de um certo modo, se tenham em conta as bases teóricas definidas, preliminarmente, como fundamentos da Gestão de Conteúdos Empresariais e, também, as diferentes perspetivas, vantagens e precauções listadas, previamente, nos pontos 5.1 e 5.2.
A escolha de um sistema em específico terá de ir ao encontro das necessidades do UPTEC de forma a responder aos objetivos e finalidades do mesmo. Assim sendo, e tendo em conta todos os problemas identificados, anteriormente, a instalação de um sistema ECM no Parque agrega uma série de vantagens afetando ao nível: da diminuição do tempo, relativamente à pesquisa e consequente recuperação de um documento, o aumento da produtividade individual e conjunta de cada colaborador da equipa tendo em consideração o seu trabalho, o facto de se conseguir evitar a impressão e acumulação de papel em certas situações, um maior controlo no workflow dos documentos de forma a evitar a perda ou eliminação e ainda, o facto de o sistema conseguir balizar a produção de documentação em formato digital através da aplicação de normas e procedimentos. De forma a tornar, a escolha do sistema de ECM, numa tarefa mais facilitada, foi elaborado um Quadro Comparativo onde é concretizado um paralelismo detalhado das características de cada sistema, com o intuito de focar nas fraquezas e elementos de força de cada, individualmente. Este mesmo quadro comparativo está presente no Anexo D.
Com base neste mesmo quadro comparativo (Anexo D), o sistema apresentado pela Microsoft, o SharePoint, seria uma opção extremamente indicada dado que, para além de ser bastante user friendly é uma plataforma deveras simples e flexível, que se adapta às necessidades da organização permitindo um aumento das suas funcionalidades consoante aquilo que é pretendido. Para além de tudo o que foi referido previamente, o SharePoint é uma ferramenta com uma interface conhecida, por quem o utiliza, uma vez que, se assemelha bastante a outros programas desenvolvidos pela própria Microsoft, o que possibilita uma maior aptidão na sua utilização e permite, não só, um trabalho mais colaborativo, como também, mais interativo. A preferência pelo SharePoint recai muito também pelo facto desta ferramenta ser uma das mais utilizadas, relativamente, à sua facilidade e semelhança com outros produtos desenvolvidos pela conhecida Microsoft, que transmitem simplicidade e rápida adaptação, por parte do utilizador final. O facto do UPTEC trabalhar, em algumas situações, com documentos partilhados demonstra que o SharePoint, enquanto sistema preparado para trabalho colaborativo, responderia bastante bem a esta necessidade.
85 No entanto, as restantes opções de sistemas de ECM são escolhas, igualmente, viáveis que reúnem também características positivas e vantajosas para o Parque. Como é o caso da Oracle que acaba por ser outro sistema de Gestão de Conteúdos Empresariais que se enquadra na mesma categoria que o SharePoint, segundo o último estudo de Gartner, dos sistemas competitivos. O sistema da Oracle, para além de ser uma ferramenta, satisfatoriamente, eficaz e completa, esta prima pela sua possível integração com outros produtos já existentes na organização e pela sua capacidade de adaptação e facilidade em cooperar com um amplo grupo de parceiros e produtos diferentes. As diversas opções que a Oracle oferece respondem também às necessidades e problemas encontrados no UPTEC, demonstrando, uma vez mais, a capacidade de adaptação deste tipo de sistemas. É disponibilizada e esperada uma melhor eficiência a nível operacional e de fluxos, as comunicações e gestão de conteúdos também são tarefas simplificadas e os próprios serviços deste sistema possibilitam um melhor desempenho da organização e cumprimento de metas e objetivos definidos, relativamente, a esta temática da gestão informacional e de conteúdos. Esta capacidade de adaptação da Oracle seria uma mais valia para o UPTEC visto que, poderia ser colocada em hipótese a possibilidade de existir uma interoperabilidade com outros programas e sistemas já existentes no Parque, como é o caso do Primavera, software especializado em gestão e faturação e o Infraspeak que se especializa na gestão de manutenção para gestores e empresas de assistência técnica.
Todavia, subsiste sempre o fator custo que é necessário ter em conta pois, em cada uma das duas ferramentas apresentadas acresce um investimento que se considera necessário e que tem a particularidade de ser, claramente, recompensado num curto espaço de tempo. Desta forma, a análise custo-benefício, que não foi realizada neste projeto, é um ponto bastante importante a ter em conta para a própria organização obter uma noção, a nível orçamental, dos custos acrescidos, porém, uma noção também das vantagens e benefícios a retirar neste investimento.
Os benefícios relacionados com a implementação de um sistema ECM, tal como referem os autores Shang e Seddon (2002 apud Daniel e Godspower, 2011, 19-20) são inúmeros e atingem diferentes dimensões. Estas dimensões, tal como o fator custo é uma delas, são todas voltadas para melhorias vantajosas ao nível da redução do tempo, no serviço ao cliente, tomadas de decisões e também ajuda no próprio crescimento do negócio.
É essencial que a implementação do sistema ECM siga os passos que a própria AIIM considera como sendo a chave para o sucesso e eficiência do sistema. Os doze passos, já referidos numa etapa primária do projeto, ditam importantes fases que compreendem desde o papel do próprio utilizador, dos stakeholders, passando também pelo conhecimento profundo da organização e por um completo sistema de requisitos que define as necessidades do sistema, por exemplo.
86 Revela-se básico o seguimento destes fundamentos teóricos que dão a base para o desenvolvimento positivo e resultante aproveitamento do sistema uma vez que, estes, consideram- se necessários para que a organização tire o máximo proveito da generalidade das funções e capacidades do sistema.
Em suma, é importante frisar que a escolha de um sistema ECM, mesmo tendo sido propostas duas opções viáveis para o caso de estudo em questão, é algo ainda bastante difícil de prever pois, seria necessário desenvolver e especificar as necessidades reais do UPTEC de forma a adaptar, cada parte do sistema, ao conteúdo e ao tipo de utilização futura.