Com o intuito de trabalhar as informações de forma única, retomando a credibilidade das mesmas e dando um poder maior de gestão para as áreas, que a diretoria da usina decidiu investir em um sistema de ERP, que abrangesse as áreas agrícola e industrial da companhia, uma vez que a área administrativa detinha o seu ERP e esse funcionava a contento, gerando informações integradas e de forma consistente, conforme já descrito. O mesmo sentimento era o que a alta gestão da companhia pretendia ter com as outras áreas.
102 Sendo assim, coube a área de tecnologia da informação, buscar a solução para tal problema. Após estudos se percebeu que era mais viável a aquisição de um ERP pronto, já sendo executado no mercado, do que o desenvolvimento de uma solução interna.
Desta forma, a TI realizou o processo de aquisição em três etapas: a primeira foi a de encontrar empresas detentoras de ERP’s, que atendessem as necessidades da companhia nas áreas desejadas e pudessem integrar, com facilidade, seu produto ao ERP da área administrativa.
Partindo desta premissa, buscou-se a ajuda de outras usinas através de visitas seguidas de reuniões, a fim de entender o funcionamento de cada sistema in loco. Foram feitas pesquisas no mercado de software, também com tal finalidade.
Desse processo se chegou a três empresas, apesar de existirem outros. Isso, pelo fato do tempo, pois a avaliação de várias soluções demandaria um tempo maior e era premissa da alta direção realizar o portifólio de projetos, o mais rápido possível.
Outro ponto lavado em consideração foi o fato destas três empresas estarem presentes no nordeste, região da usina em questão, ou seja, terem clientes no nordeste, apesar de uma delas só possuir sede em São Paulo. Pesou ainda, o fato de terem seus sistemas funcionando em outras unidades, integrados com o ERP administrativo, da usina em questão, ponto esse que foi colocado como um dos mais importantes.
Por fim, se levou em consideração o que foi colocado pelos usuários dos sistemas, quando das visitas e experiências de funcionários da própria usina, que trabalharam com tais ERP’s em outras unidades industriais.
Após selecionar as três participantes, partiu-se para escolha de uma. Esse era o segundo passo e ele se deu levando-se em consideração o ponto de vista técnico. Para tal, foram realizadas apresentações por representantes de cada uma das empresas, sobre as funcionalidades dos módulos de suas ferramentas, com todas as lideranças e colaboradores das áreas envolvidas no processo, a fim de esmiuçar, a parte técnica dos sistemas ERP’s, ainda com o intuito de saber se eles, realmente cobriam ou iam além das expectativas da usina.
103 Foram analisadas, dentre outras, as seguintes características: funcionalidades de negócio, navegação, facilidade de uso, flexibilidade de customização e integração com outras ferramentas. No tópico 2.5.2 que descreve sobre implantação de ferramentas ERP’s, temos todas as características técnicas, levadas em consideração para aquisição do ERP. As apresentações duraram uma semana por empresa, demorando três semanas no total.
Tendo escolhido a ferramenta de primeira opção técnica, juntamente com um consenso das áreas, se colocou ainda do ponto de vista técnico, para qual seria a segunda e terceira opções caso a primeira não fosse viável, pelo fator custo e assim sucessivamente.
Por fim, e como terceiro passo, o departamento de informática em conjunto com a diretoria, decidiu pelos módulos a serem adquiridos, negociando o tempo e o valor do portifólio de projetos como um todo, fechando este com a empresa Gatec apontada pelas áreas como a melhor em termos técnicos, ou seja, a empresa de primeira opção, tendo ainda está o melhor custo e prazo aliando, o que podemos dizer, melhor custo / beneficia.
Foram adquiridos os seguintes módulos do ERP da Gatec denominado Cana bem como os seguintes serviços complementares, necessários ao projeto:
Para área agrícola: o Safras;
o Gestão agronômica;
o Gestão de contratos de fornecedores;
o Logística de transporte (área na usina em questão ligada a chefia de oficina mecânica);
o Manutenção automotiva.
Já para área industrial:
104 o Gestão de processos industriais.
Quanto aos serviços complementares temos:
o Conversão de dados do ERP de manutenção automotiva existente para o novo modulo do ERP GATEC;
o Integração com o ERP administrativo, para:
Buscar os dados de funcionários, com o intuito de fazer o apontamento de produtividade no campo, oficina e manutenção industrial, acompanhamento de ponto de trabalho e etc.;
Obter os dados das peças com seus estoques, a fim de realizar o controle do que está sendo utilizado na oficina, manutenção industrial e etc.;
Enviar para o ERP de recursos humanos as informações pertinentes aos funcionários, como por exemplo: produtividade, ponto de trabalho dos funcionários do campo e etc.;
Remeter os dados das mercadorias para o ERP de controle de estoque, como: quantidade utilizada, aonde foi utilizada (enviando também o centro de custo) e até mesmo o apontamento, do que, e quanto, precisa ser adquirido.
Para entender a funcionalidade de cada módulo, sugerimos visita ao capítulo 2, tópico 2.8 que trata sobre ERP e Usinas Sucroalcooleiras e subtópico 2.8.1 e 2.8.2 respectivamente, pois a Gatec é uma das empresas que comentamos sobre seus sistemas ERP descrevendo seus módulos e funcionalidades.
Levaram-se praticamente quatro meses, desde a decisão pela aquisição de uma solução ERP, conforme descrito, até o inicio dos projetos.
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