Escritório de Projetos

Com o crescente número de projetos e da importância que estes estão assumindo perante as metas empresariais faz-se necessário ter alguém responsável na organização com o papel de garantir projetos bem priorizados e gerenciados, orientar e facilitar as

melhores práticas de gerenciamento de projetos. Diante do exposto, Dinsmore (2005) define a missão de um escritório de projetos como sendo “identificar, estimular e apoiar a utilização das melhores práticas de gerenciamento de projetos de tal forma que a organização possa implementar suas estratégias e alcançar seus objetivos”. Quelhas e Barcauí (BARCAUÍ, 2005) descrevem o escritório de projetos como um grupo de indivíduos autorizados a falar por um projeto e complementando com Cleland (CLELAND, 1999), finalizam que o escritório de projetos tem como meio promover a cultura de gerência de projetos sob perspectiva de melhoria de métodos e processos. Carneiro e Crawford (CARNEIRO, 2005) definem o escritório de projetos como o ponto-foco que permite a gestão do portfólio de projetos de uma empresa ou de um setor específico. Dependendo da quantidade e do grau de complexidade dos projetos em cada organização, o escritório de projetos pode exercer funções diferentes.

Conforme pesquisa realizada por Barcauí (BARCAUÍ, 2004) para desenhar o perfil dos escritórios de gerenciamento de projetos em organizações brasileiras, verificou-se que as áreas de tecnologia da informação, engenharia e serviços são as áreas mais atuantes no assunto conforme mostra Figura 3.6.1. Por serem área com constante inovação, necessitam sempre de metodologias e processos de gerenciamento, propiciando a criação dos escritórios de projetos.

Entre diversos motivos para que uma empresa implemente um escritório de projetos estão destacados: métricas, padronização, capacidade de repetição dos modelos, desenvolvimento profissional de gerentes de projetos e governança corporativa dos

programas e projetos (CARNEIRO, 2005). Ainda relativo à pesquisa de Barcaui, para desenhar o perfil dos escritórios de gerenciamento de projetos em organizações brasileiras foram identificados como principais motivos pelos quais escritórios de projetos são instalados: necessidade de alinhamento com melhores práticas em gerenciamento de projetos, estouro de orçamentos, atrasos nos projetos empreendidos, ausência de metodologia, processo e padrões, dentre outros, como mostra a Figura 3.6.2.

Quanto às funções exercidas por um escritório de projetos Carneiro e Crawford (CARNEIRO, 2005) sugerem como principais:

1. Controle - controle, auditoria e revisão dos projetos e seus produtos

2. “Coaching” - treinamento, mentoria e suporte aos gerentes de projeto onde o foco é o desenvolvimento da capacidade de gestão da equipe.

3. Estruturação - estruturação do ambiente de projetos através de processos, metodologia e software de gestão de projetos e portfólio e ambiente colaborativo.

4. “PI – Project Intelligence” - análise e métricas de resultados em projetos, utilizando informações históricas, análise de indicadores e de resultados e ajuda na priorização e seleção de projetos, alinhados ao planejamento estratégico.

5. Gestão de Recursos – gestão dos recursos humanos de projetos para controle de produtividade, desempenho e compartilhamento de recursos entre projetos.

A gama de serviços que podem ser prestados por um Escritório de Projetos no âmbito organizacional das empresas é bastante amplo e pode abranger um grande universo de áreas de trabalho como está demonstrado no Quadro 06. Neste são mostradas as principais funções de um escritório de projetos, para desenhar o perfil dos escritórios de gerenciamento de projetos. Iniciando-se desde a fase de planejamento do projeto, determinando metodologias, medidas de progresso e estimativas que auxiliarão na condução deste processo. Apoio ao controle durante a execução do projeto é outro serviço que o Escritório de Projetos pode desempenhar, através da elaboração de sínteses e resumos, registro e acompanhamento das mudanças, análise de tendências, ações de controle de mudanças e elaboração de informes acerca do desenvolvimento do projeto. O Escritório de Projetos também auxilia no desenvolvimento de habilidades para gerência de projetos através do apoio à aprendizagem contínua e validação de habilidades para futuros projetos a serem desenvolvidos. Os registros acumulados no Escritório de Projetos são de fundamental importância para diversas áreas tais como: comunicação, mantendo uma cópia registrada das comunicações realizadas durante a execução dos projetos; riscos, mantendo os histórico de problema já apresentados para futuras consultas; itens de ações, registrando-os e acompanhando-os; testes, mantendo o registro de todos os testes executados; e finalmente prover uma consulta interna sobre os registros dos últimos projetos realizados pela empresa. Dentre outras funções importantes realizadas pelo Project Management Office, citamos a difusão dos conceitos, ferramentas e conhecimentos técnicos de gerenciamento de projetos no âmbito da organização, bem como a auditoria de projetos que auxilia às organizações na

identificação de ações corretivas a serem tomadas em caso de aparecimento de deficiências no desenrolar do projeto.

Quadro 06 – Principais Funções de um PMO

Área de Trabalho Serviços Prestados

Apoio para o planejamento do projeto

Manter metodologia e as variações dos processos padrão Armazenar e atualizar as planilhas para o planejamento Armazenar e recuperar as lições aprendidas

Manter as medidas de progresso

Disponibilizar consultas sobre estimativas de custos e prazos

Auditoria do projeto Processar listas de comprovação de “milestones”

Apoiar a intervenção em um projeto devido a deficiências Manter um registro das ações corretivas

Apoio para o controle do projeto

Manter um registro e o acompanhamento do controle de mudanças

Manter as ações de controle de mudanças e os elementos de conclusão

Validar as respostas de tempo de trabalho, e acompanhar Efetuar análise de tendências dos avanços

Apoiar a elaboração de informes sobre o andamento do projeto

Efetuar sínteses e resumos de projetos Apoio para a equipe do

projeto

Participar dos exercícios de integração da equipe Ensinar e dirigir as técnicas de gerência de projetos Desenvolvimento de

habilidades para gerência de projetos

Efetuar validações de habilidades para projetos futuros Participar de avaliações do rendimento do projeto Apoiar a aprendizagem contínua das equipes de projetos Manter as linhas básicas e as mudanças na metodologia do projeto

Manutenção do processo de gerência de projetos

Identificar as demandas gerais de treinamento para o processo

Manter as políticas, procedimentos e práticas para a gerência de projetos

Institucionalizar a gerência de projeto Recursos para a gerência

de projetos

Avaliar as necessidades de ferramentas para os projetos e a organização

Avaliar a idoneidade e a compatibilidade das ferramentas atuais com o projeto

Coordenar o treinamento em ferramentas das equipes de projetos

Proporcionar conhecimentos técnicos sobre as ferramentas Recomendar prioridade para os novos projetos

Apoio executivo para projetos

Recomendar a alocação de recursos entre os projetos Revisar as avaliações do rendimento dos projetos Servir como consultoria de gerência de projetos para executivos

Relatórios de projetos Coletar e validar a informação de forma periódica ou contínua

Preparar e distribuir relatórios Preparar relatórios para os dirigentes

Problemas Estabelecer um registro e rastrear os problemas para o gerente de projetos

Fechar os problemas depois de solucioná-los Riscos Manter história dos problemas para consulta

Identificar, quantificar e mitigar os riscos Rastrear os riscos e fechar os eventos de risco Preparar planos de contingência

Itens de ações Estabelecer um registro e o acompanhamento dos itens das ações

Fechar os itens das ações depois de seu término Manter história das ações

Comunicações Preparar um plano de comunicações

Atualizar o plano de comunicações, se necessário Distribuir relatórios para os stakeholders

Manter cópias registradas das comunicações

Cronograma Preparar os cronogramas em um sistema automatizado Manter o estado do cronograma conforme o progresso informado

Produzir cronogramas, quando necessários Custos Preparar o orçamento

Manter o orçamento baseado nos gastos Informar o estado do orçamento

Qualidade Preparar plano de garantia e de controle de qualidade Manter os planos de garantia e de controle de qualidade Testes Preparar plano de testes e de documentação

Manter os registros dos testes Consulta interna sobre

gerência de projetos

Prover experiência em gerência de projetos para todas as fases do projeto, a fim de melhorar os planos, recuperar os projetos e aconselhar sobre técnicas e sucessos

Fonte: (CLELAND, 2000)

Valeriano (VALERIANO, 2001) in Hinça atribui as funções de um escritório de projetos conforme os estágios de implantação: inicial, intermediário e avançado. Nos estágios iniciais o escritório de projetos é responsável pela prestação de serviços de controle de prazo e custos, treinamento e melhoria das ferramentas e práticas de gerenciamento de projetos, elaboração de relatórios multiprojetos e interdepartamentais, ligação com gerentes departamentais e levantamento das lições aprendidas dos projetos. Nos estágios intermediários, além das funções do estágio anterior, o escritório de projetos também é responsável por montar o arquivo do histórico de projetos,

administração dos processos de gerenciamento de projetos, consultoria sobre gerenciamento de projetos, apoio a reuniões de avaliações e revisões dos projetos e desenvolvimento e aperfeiçoamento de métodos e padrões. Finalmente, nos estágios avançados onde depende do nível de autoridade atribuído ao escritório de projetos, são estabelecidas funções para análise e aprovação de propostas de projetos segundo objetivos estratégicos da organização, distribuição e recursos de acordo com prioridades estabelecidas, revisão crítica e avaliação de projetos além das funções dos estágios iniciais. A medida que o escritório de projetos for evoluindo e com mais maturidade, seus benefícios tornam-se mais valiosos para a organização. Para Crawford (CARNEIRO, 2005) o benefício supremo do escritório de projetos é quando ele atinge o patamar de ser um importante repositório de informações para tomada de decisões.

Crawford (CARNEIRO, 2005) apud Patah e Carvalho (2003, p.6-7) in Hinça apresentam alguns fatores chaves para o sucesso do desenvolvimento de uma cultura de gerenciamento de projetos em uma organização através da implantação de um escritório de projetos:

a) Fazer um plano detalhado do processo de implantação do escritório de projetos

b) Estabelecer objetivos incrementais

c) Tornar a implantação do escritório o mais simples possível d) Focar os principais problemas da organização e entendê-los de vários pontos de vista

e) Compartilhar as expectativas e objetivos do processo

f) Comunicar os objetivos e sucessos atingidos pelo escritório de projetos

g) Realizar testes das metodologias desenvolvidas

h) Envolver as pessoas certas na alta administração

Por outro lado, alguns fatores que levam o fracasso do Escritório de Projetos: a. Tentar mudar as pessoas, processos e ferramentas de uma só vez.

b. Esquecer partes envolvidas em projetos no processo de implantação, ignorando idéias, o conhecimento e as experiências das demais pessoas da organização.

Um escritório de projetos bem implantado certamente poderá acelerar as expectativas da alta administração da organização para resolver os principais problemas enfrentados na gestão de seus projetos como atrasos no cronograma, estouro de orçamento, falta de padronização muitas vezes gerando retrabalho e falta de alinhamento dos projetos à estratégia da empresa.