Escrituração Contábil Digital – ECD

A Escrituração Contábil Digital – ECD é um subprojeto que compõe o SPED, assim como a Nota fiscal eletrônica, foi desenvolvido um padrão para as informações contábeis e financeiras das empresas, em formato digital. Registra-se que inicialmente a obrigatoriedade da ECD se deu por meio da Portaria da Secretaria da Receita Federal do Brasil de nº 11.211/2007, tal portaria cria o acompanhamento econômico-tributário diferenciado, em seu artigo 4º versa que:

As pessoas jurídicas objeto do acompanhamento diferenciado serão indicadas pela Coordenação Especial de Acompanhamento dos Maiores Contribuintes (Comac), com base nas seguintes variáveis:

I - receita bruta constante da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) ou dos Demonstrativos de Apuração de Contribuições Sociais (DACON);

II - débitos declarados nas Declarações de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);

III – massa salarial constante das Guias de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);

IV - débitos totais declarados nas Guias de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);

V - representatividade na arrecadação de tributos administrados pela RFB.

Entretanto, a ECD foi normatizada pela Instrução Normativa - IN da Receita Federal do Brasil nº 787/2007, que determinou a forma de apresentação e transmissão das Demonstrações Contábeis (Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado do Exercício) e livros auxiliares, tais como o Livro Diário e Livro Razão, convertendo para a forma digital documentos anteriormente entregues por meio de papel.

Para o SPED Contábil, os Livros Diário e Razão transformam-se em um único livro, e dessa forma o Programa Validador e Assinador - PVA possibilita ao usuário a escolha do formato que melhor atenda a suas necessidades. Esses livros atendem ao disposto nos artigos 1.180 a 1.185 no Código Civil/2002, que determina o acompanhamento contábil para empresas, e dessa forma o SPED CONTÁBIL vem modificar tecnologicamente o que já existia, de acordo com Azevedo e Mariano (2010, p. 302):

A partir de 2009, toda a escrituração contábil da pessoa jurídica, relativa ao ano de 2008 (lançamentos contábeis das receitas, e gastos realizados pela empresa, seu livro diário, livro razão, balanços e balancetes) estará contida num Banco de Dados Centra – SPED, gerenciado pela Receita Federal do Brasil.

Verificam-se relevantes e significativas mudanças sobre a forma anterior de tratar os fatos contábeis. Após a Escrituração Contábil dos livros: Diário e Razão, realizada por meio de software contábil, faz-se necessária a conversão de todas as informações para um arquivo digital, que deve seguir um leiaute estabelecido pela Instrução normativa da Secretaria da Receita Federal do Brasil nº 787/2007, determinando o seu desenvolvimento em formato texto (TXT), e organizadas por Blocos de Informações. O quadro 3 demonstra a descrição do conteúdo de cada

bloco.

Quadro 3 – Relação de Blocos ECD Fonte: Azevedo e Mariano (2010, p. 323).

Verifica-se que no quadro 3 são demonstrados os blocos que compõem o arquivo digital, dividindo-o em quatro blocos, onde o bloco 0 (Zero) contém informações de identificação da empresa e as referências, em seguida tem-se o Bloco I, que contempla os fatos contábeis registrados, no que tange às contas de Bens, Direitos, Obrigações, Receitas e Despesas. Essas informações servem de base para o Bloco J onde se encontram as Demonstrações Contábeis, e, por último, o Bloco 9 (Nove) que registra as informações de encerramento do arquivo digital.

Vale ressaltar que para atender às modificações da nova estrutura das contas patrimoniais e de resultado dispostas nas leis 11.638/2007 e 11.941/2009, foi criado um plano de contas referencial, assim, todas as empresas estarão adequadas para gerar informações em conformidades com os padrões internacionais de contabilidade.

A figura 14 demonstra a operacionalização de envio e validação dos dados. Em um primeiro momento os dados são extraídos de um banco de dados, sendo transformados em um leiaute válido, posteriormente é convertido em formato de texto acrescido da assinatura digital da empresa e do contador. Assim, o arquivo é submetido ao programa validador de arquivo, desenvolvido pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Após a validação do arquivo contendo a escrituração, deverá ser efetuada a transmissão via internet para o SPED, que ao recepcionar o arquivo emite um recibo de entrega para o contribuinte. Esse sistema assume a responsabilidade do arquivamento e segurança dos dados, e de encaminhar para a Junta Comercial do Estado de origem da empresa, para a autenticação e validade ao ato.

Figura 14 – Operacionalização da Escrituração Contábil Digital Fonte: PORTAL DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA, 2009.

Após a autenticação, a Junta Comercial retorna o arquivo para o SPED, que permite o acesso e disponibiliza consultas e extração de dados para auditorias pelos usuários autorizados, entretanto, o contribuinte será notificado de cada acesso e extração efetuada por qualquer órgão.

A nova sistemática tem uma periodicidade anual, onde a legislação estabeleceu o início dos registros contábeis a partir de 1º de janeiro de 2008. Essa determinação atingiu os maiores contribuintes optantes do Lucro Real6 aproximadamente 12 mil grandes contribuintes, os quais estavam obrigados a apresentar a escrituração contábil digital do referido exercício em 30 de junho de 2009.

6 _{Forma de tributação do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, a partir do levantamento do Lucro}

Em seu artigo 3º, a Instrução Normativa nº787/2007 determinou a obrigatoriedade para todos os contribuintes optantes do Lucro Real, a efetuar seus registros contábeis a partir de 01 de janeiro de 2009, com entrega prevista da escrituração contábil junto ao SPED para 30 de junho de 2010. Acredita-se que de forma gradual a ECD, estenda-se para outras empresas contribuintes das demais tributações existentes no país.

Verifica-se que o SPED trará como vantagem para as empresas a redução de custos de armazenamento dos documentos em papel, assim como a possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão. Esse fato permite um maior controle e reduzirá as práticas involuntárias de atos fraudulentos, uma vez que os arquivos estariam armazenados em bases seguras da administração pública, permitindo sua utilização como meio idôneo de prova.

Para o fisco, espera-se que o SPED permita a redução de custos administrativos, melhoria da qualidade da informação e possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e fiscais, assim como também a disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e concomitantes, convergindo assim para um novo cenário tecnológico.